CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ với VIỆC áp DỤNG hệ THỐNG QUẢN lý CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 90012000

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (123.4 KB, 6 trang )

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI VIỆC
ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2000
TS. Nguyễn Lệ Nhung
I. Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác
văn thư, lưu trữ
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là hệ thống quản lý chất lượng do Ban
kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/TC176 “Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng”
biên soạn,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị và Bộ Khoa học,
Công nghệ và Môi trường ban hành. Tiêu chuẩn này hoàn toàn tương đương với
ISO 9001: 2000 thuộc bộ Tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản lần
thứ ba do Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000. Tiêu
chuẩn ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất
lượng của một tổ chức và nó được mở rộng áp dụng ở tất cả các loại hình tổ
chức.
Trên thế giới, tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã được nhiều nước nghiên cứu
áp dụng. Tính đến cuối năm 2003 đã có trên 500.000 chứng chỉ ISO 9001:2000
được cấp ở 149 nước. Việc cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 được coi như một sự
đảm bảo về uy tín về chất lượng của nhà sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Trong
khối Asean thì việc áp dụng ISO 9000 trở nên khá phổ biến, nhất là ở Malaysia,
Singapore, Thái Lan và Chính phủ các nước này còn bắt buộc các cơ quan nhà
nước cũng phải áp dụng tiêu chuẩn này.
Trong nước, tiêu chuẩn ISO 9000 cũng đã và đang được triển khai áp dụng
ở nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh và mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần
nâng cao năng xuất, chất lượng và hiệu quả công việc. Đặc biệt, một số Bộ ngành
và địa phương bước đầu cũng đã nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000
vào việc xây dựng một số quy trình xử lý công việc, trong đó có những quy trình
thuộc nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư. Chẳng hạn, cơ quan Bộ Công
nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn này để xây dựng “Quy trình quản lý tài liệu”, “ Quy
trình quản lý hồ sơ”…Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng đã áp dụng
tiêu chuẩn để xây dựng “Quy trình trình ký, phát hành và lưu văn bản”, “Quy trình
tiếp nhận, xử lý văn bản đến”, “Quy trình kiểm soát hồ sơ”; Văn phòng UBND

thành phố Hải Phòng đã xây dựng “Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản”,
“Quy trình kiểm soát tài liệu”, “Quy trình kiểm soát hồ sơ”; Văn phòng UBND thành
phố Hà Nội đã xây dựng “Quy trình xử lý văn bản và quản lý tài liệu”… Việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng để xây dựng các quy trình xử lý công việc nói
chung và liên quan đến công tác văn thư nói riêng không những nâng cao năng
xuất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà còn cho thấy
rõ trách nhiệm cũng năng lực thực hiện của mỗi cán bộ, công chức, viên chức có
liên quan đến quá trình xử lý công việc.
Để nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan nhà nước đáp ứng
yêu cầu của tình hình mới, ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành
Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg quy định về việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước. Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là xây dựng và thực hiện hệ thống các quy
trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm từng bước

1

nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện để
người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội
bộ.
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và giữ một vị trí, vai
trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Để nâng cao hiệu
quả của hoạt động văn thư, lưu trữ thì việc nghiên cứu áp dụng áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 không chỉ là một đòi hỏi
cấp thiết, một bước đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà còn có tính khả thi cao
như thực tế đã chứng minh. Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000
không chỉ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
khắc phục những thiếu sót và hạn chế trong hoạt động văn thư, lưu trữ mà còn

góp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành chính mà trước hết là thực hiện
cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.
II. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu
trữ
II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xây dựng và thực
hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ một
cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc
được dễ dàng.
II.2. Yêu cầu:
Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cần phải đáp ứng
các yêu cầu sau:
a). Yêu cầu chung:
– Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu trữ;
– Phải có quy chế văn thư, lưu trữ;
– Phải có nguồn nhân lực thực hiện;
– Phải có cơ sở vật chất cần thiết (kinh phí, máy móc, trang thiết bị, phương
tiện, dụng cụ, văn phòng phẩm).
b) Yêu cầu cụ thể
– Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá được các quá trình hoạt động
thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế
phù hợp với nguyên tắc “viết những gì cần làm, làm những gì đã viết”.
– Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân
tham gia vào quy trình đó. Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
kiểm soát được công việc mà nó còn là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chất
lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan.
– Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan,
buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện.

II. 3 Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ

2

Đối với công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin
văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết
các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều
gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư.
Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả
của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:
– Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính thông thường);
– Quy trình quản lý văn bản đi;
– Quy trình quản lý văn bản đến;
– Quy trình tiếp nhận hồ sơ;
– Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;
– Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
– Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…
Đối với công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt
động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ,
cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000
vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:

– Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;
– Quy trình phân loại tài liệu;
– Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe
nhìn…);
– Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
– Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
– Quy trình tu bổ tài liệu;
– Quy trình vệ sinh tài liệu;
– Quy trình khử trùng tài liệu;
– Quy trình khử a xít cho tài liệu;
– Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp Micrôphim;
Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…).
II. 4. Trình tự tiến hành
Để xây dựng quy trình xử lý công việc thuộc nội dung nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ một cách chính xác theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 và phù hợp với
tình hình thực tế của các cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện những bước cơ bản
sau:

3

a) Xác định tên gọi của quy trình;
b) Xác định mục đích xây dựng quy trình;
c) Xác định phạm vi áp dụng;
d) Xác định tài liệu có liên quan đến quy trình (Sổ tay chất lượng, văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn…);
đ) Xác định các thuật ngữ cần giải thích hoặc các cụm từ viết tắt cần diễn
giải;
e) Xác định nội dung công việc và trình tự công việc (mô tả ở dạng lưu đồ
hoặc diễn giải ở dạng lời văn hoặc đồng thời cả hai) và trách nhiệm của mỗi đơn

vị, cá nhân liên quan đến việc thực hiện quy trình;
g) Xác định tên gọi của hồ sơ, thành phần tài liệu hình thành trong quá trình
thực hiện quy trình để đưa vào hồ sơ và nơi lưu giữ hồ sơ;
h) Xác định phụ lục đính kèm (Tài liệu tham chiếu, biểu mẫu văn bản hoặc
sổ sách cần sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình)
III. Thuận lợi và thách thức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
vào công tác văn thư, lưu trữ
1. Thuận lợi:
Thứ nhất: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, nhất là tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001: 2000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biên
soạn và phổ biến trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành
sách, đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet. Đồng thời, việc nghiên
cứu áp dụng tiêu chuẩn này đã được triển khai thực hiện không chỉ ở các doanh
nghiệp để nâng cao chất lượng sản phẩm mà bước đầu đã được áp dụng trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước để nâng cao chất lượng phục
vụ. Kinh nghiệm trong việc áp dụng ISO 9000 của các doanh nghiệp như Tổng
công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty Dệt May Hà Nội,
Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty Tín hiệu đường
sắt Hà Nội, Công ty In hàng không, Nhà máy Chế biến thực phẩm Đồng Văn (Hà
Nam)…và nhất là của các cơ quan hành chính nhà nước như Văn phòng UBND
thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng; Văn phòng
UBND tỉnh Khánh Hoà; Văn phòng UBND Quận 1 thành phố Hồ Chí Minh; Sở
Khoa học và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn…là những bài học quý giúp chúng ta vượt qua trở
ngại, khó khăn trong quá trình xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc
thuộc nội dung công tác văn thư theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
Thứ hai: Áp dụng TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ
cũng là nhu cầu cấp bách đối với các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động
của mình. Bởi vì, theo quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày
20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
thì đến năm 2010, các cơ quan hành chính nhà nước phải hoàn thành việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng. Và do vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn này vào
trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ không chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp
lãnh đạo mà còn nhận được sự hưởng ứng và đồng thuận của cán bộ, công
chức, viên chức nói chung và của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
nói riêng.

4

Thứ ba: Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn
thư, lưu trữ nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học để nâng cao năng
xuất, chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ là hoàn toàn phù hợp với chủ
trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước trong việc phát triển công tác văn
thư, lưu trữ nhằm phục vụ hiệu quả hoạt động thực tiễn cũng như bảo vệ và phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc của
nhân dân ta.
2. Khó khăn, thách thức
Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ có thể vấp phải một số khó khăn,
vướng mắc sau:
Một là việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi
mới, lần đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Cho nên
có thể hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ và có thể phải chịu áp lực về tâm lý vì phải
làm việc theo quy trình và quyền lực của một số cá nhân có liên quan bị hạn chế.
Vì vậy, cần phải có cam kết của lãnh đạo và quyết tâm cao của công chức, viên
chức thừa hành thì việc áp dụng tiêu chuẩn này mới có thể thành công.
Hai là mặc dù trong những năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
đã có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu biên soạn trình cơ quan nhà nước có

thẩm quyền ban hành và tự mình ban hành nhiều văn bản để quản lý, chỉ đạo
công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các nghị
định, quyết định, thông tư hướng dẫn thi hành nhưng hệ thống quản lý văn bản
nhìn chung vẫn còn thiếu nhất là những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về
văn thư lưu trữ. Chính cơ sở pháp lý chưa đầy đủ và thiếu đồng bộ là một trở
ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ.
Ba là những khó khăn về kinh phí vì phải chi phí cho tư vấn, cho huấn
luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá và cấp chứng chỉ
và cho mua sắm các máy móc, thiết bị cần thiết.
Bốn là đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như ở các cơ
quan, tổ chức chưa được chuẩn bị sẵn sàng cho việc này. Đội ngũ cán bộ còn
thiếu và chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức về
TCVN ISO 9001:2000 và tin học cũng là khó khăn và thách thức lớn cho việc áp
dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ.
IV. Một số kiến nghị
Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư,
lưu trữ chúng tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau:
1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ nói chung
và việc lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào trong công tác
này.
2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là
hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành để trình cơ
quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
3. Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn về áp dụng tiêu chuẩn. Ban
hoặc Tổ này có thành phần là những chuyên gia về tiêu chuẩn và những nhà
chuyên môn giỏi về văn thư, lưu trữ để hoạch định ra một Chương trình tổng thể

5

dài hạn và kế hoạch biên soạn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ trong từng năm
cụ thể. Chương trình và Kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt
để bảo đảm điều kiện triển khai một cách có hiệu quả.
4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng hình thức mở các khoá
học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về:
nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá
nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng tiêu chuẩn; kỹ năng
giải quyết công việc…;
5. Tăng cường kinh phí và cơ sở vật chất cho việc xây dựng và thực hiện
quy trình xử lý công việc trong công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000.
Tóm lại: việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với TCVN ISO
9001:2000 là một tất yếu nhất là trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà
nước hiện nay. Để việc áp dụng tiêu chuẩn này thành công trong công tác văn
thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn
thể cán bộ, công chức, viên chức có liên quan mà trước hết là sự quan tâm và
cam kết của lãnh đạo và sự nỗ lực cố gắng của mọi cán bộ, công chức, viên
chức.

6

thành phố Hải Phòng Đất Cảng đã kiến thiết xây dựng “ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ”, “ Quy trình trấn áp tài liệu ”, “ Quy trình trấn áp hồ sơ ” ; Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân thànhphố TP. Hà Nội đã kiến thiết xây dựng “ Quy trình giải quyết và xử lý văn bản và quản lý tài liệu ” … Việc ápdụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng để kiến thiết xây dựng những tiến trình giải quyết và xử lý việc làm nóichung và tương quan đến công tác văn thư nói riêng không những nâng cao năngxuất, chất lượng, hiệu suất cao hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai mà còn cho thấyrõ nghĩa vụ và trách nhiệm cũng năng lượng thực thi của mỗi cán bộ, công chức, viên chức cóliên quan đến quy trình giải quyết và xử lý việc làm. Để nâng cao chất lượng hoạt động giải trí của những cơ quan nhà nước đáp ứngyêu cầu của tình hình mới, ngày 20/6/2006 Thủ tướng nhà nước đã ban hànhQuyết định số 144 / 2006 / QĐ-TTg pháp luật về việc vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chấtlượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 trong hoạt động giải trí của những cơ quanhành chính nhà nước. Mục tiêu của việc vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 là thiết kế xây dựng và triển khai mạng lưới hệ thống những quytrình giải quyết và xử lý việc làm hài hòa và hợp lý, tương thích với pháp luật của pháp lý nhằm mục đích từng bướcnâng cao chất lượng, hiệu suất cao của hoạt động giải trí quản trị, đồng thời tạo điều kiện kèm theo đểngười đứng đầu cơ quan trấn áp được quy trình xử lý việc làm trong nộibộ. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động giải trí không hề thiếu và giữ một vị trí, vaitrò rất quan trọng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai. Để nâng cao hiệuquả của hoạt động giải trí văn thư, lưu trữ thì việc nghiên cứu và điều tra vận dụng vận dụng hệ thốngquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 không chỉ là một đòi hỏicấp thiết, một bước đi tất yếu trong xu thế lúc bấy giờ mà còn có tính khả thi caonhư thực tiễn đã chứng tỏ. Việc vận dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 không chỉ góp thêm phần nâng cao chất lượng hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai ; khắc phục những thiếu sót và hạn chế trong hoạt động giải trí văn thư, lưu trữ mà còngóp phần quan trọng để tăng cường cải cách hành chính mà trước hết là thực hiệncải cách thủ tục hành chính trong những cơ quan, tổ chức triển khai lúc bấy giờ. II. Mục đích, nhu yếu, nội dung và trình tự vận dụng mạng lưới hệ thống quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 vào công tác văn thư, lưutrữII. 1 Mục đích : Áp dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn TCVNISO 9001 : 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm mục đích kiến thiết xây dựng và thựchiện những quy trình tiến độ giải quyết và xử lý việc làm thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ mộtcách khoa học, đồng thời tạo điều kiện kèm theo để chỉ huy cơ quan trấn áp công việcđược thuận tiện. II. 2. Yêu cầu : Để việc vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001 : 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu suất cao cần phải đáp ứngcác nhu yếu sau : a ). Yêu cầu chung : – Các cơ quan, tổ chức triển khai phải có bộ phận văn thư, lưu trữ ; – Phải có quy định văn thư, lưu trữ ; – Phải có nguồn nhân lực triển khai ; – Phải có cơ sở vật chất thiết yếu ( kinh phí đầu tư, máy móc, trang thiết bị, phươngtiện, dụng cụ, văn phòng phẩm ). b ) Yêu cầu đơn cử – Quy trình giải quyết và xử lý việc làm phải cụ thể hoá được những quy trình hoạt độngthành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tếphù hợp với nguyên tắc “ viết những gì cần làm, làm những gì đã viết ”. – Quy trình được thiết kế xây dựng phải chỉ rõ nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử của mỗi cá nhântham gia vào quy trình tiến độ đó. Điều này không chỉ giúp cho chỉ huy cơ quan, đơn vịkiểm soát được việc làm mà nó còn là dẫn chứng để kiểm tra, nhìn nhận chấtlượng, hiệu suất cao việc làm của mỗi cá thể trong cơ quan. – Các tiến trình được kiến thiết xây dựng phải được xem như quy định của cơ quan, buộc những đối tượng người dùng có tương quan phải triển khai. II. 3 Nội dung vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩnTCVN ISO 9001 : 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữĐối với công tác văn thưCông tác văn thư gồm có những việc làm về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ thông tinvăn bản cho hoạt động giải trí quản trị của những cơ quan, tổ chức triển khai. Có thể nói rằng, hầu hếtcác hoạt động giải trí quản trị, chỉ huy, điều hành quản lý việc làm hành chính hàng ngày đềugắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng tác động trực tiếp đến chất lượngvà hiệu suất cao việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai. Để nâng cao chất lượng và hiệu quảcủa công tác văn thư, cần vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩnTCVN ISO 9001 : 2000 vào việc thiết kế xây dựng và triển khai những tiến trình sau : – Quy trình soạn thảo và phát hành ( văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính thường thì ) ; – Quy trình quản trị văn bản đi ; – Quy trình quản trị văn bản đến ; – Quy trình tiếp đón hồ sơ ; – Quy trình lập hồ sơ và quản trị hồ sơ ; – Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ; – Quy trình quản trị và sử dụng con dấu trong công tác văn thư … Đối với công tác lưu trữCông tác lưu trữ gồm có những việc làm về lựa chọn, bổ trợ tài liệu ; bảovệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu Giao hàng hoạtđộng thực tiễn và nghiên cứu và điều tra lịch sử dân tộc. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 vào việc thiết kế xây dựng và triển khai những quy trình tiến độ sau : – Quy trình tích lũy, bổ trợ tài liệu ; – Quy trình phân loại tài liệu ; – Quy trình chỉnh lý tài liệu ( tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghenhìn … ) ; – Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị ; – Quy trình Giao hàng, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc ; – Quy trình trùng tu tài liệu ; – Quy trình vệ sinh tài liệu ; – Quy trình khử trùng tài liệu ; – Quy trình khử a xít cho tài liệu ; – Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ ( Quy trình chụp Micrôphim ; Quy trình tráng, rửa ; Quy trình kiểm tra chất lượng phim … ). II. 4. Trình tự tiến hànhĐể thiết kế xây dựng tiến trình giải quyết và xử lý việc làm thuộc nội dung nhiệm vụ văn thư, lưu trữ một cách đúng chuẩn theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 và tương thích vớitình hình thực tiễn của những cơ quan, tổ chức triển khai cần phải triển khai những bước cơ bảnsau : a ) Xác định tên gọi của tiến trình ; b ) Xác định mục tiêu thiết kế xây dựng tiến trình ; c ) Xác định khoanh vùng phạm vi vận dụng ; d ) Xác định tài liệu có tương quan đến quy trình tiến độ ( Sổ tay chất lượng, văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn … ) ; đ ) Xác định những thuật ngữ cần lý giải hoặc những cụm từ viết tắt cần diễngiải ; e ) Xác định nội dung việc làm và trình tự việc làm ( diễn đạt ở dạng lưu đồhoặc diễn giải ở dạng lời văn hoặc đồng thời cả hai ) và nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi đơnvị, cá thể tương quan đến việc triển khai tiến trình ; g ) Xác định tên gọi của hồ sơ, thành phần tài liệu hình thành trong quá trìnhthực hiện quy trình tiến độ để đưa vào hồ sơ và nơi lưu giữ hồ sơ ; h ) Xác định phụ lục đính kèm ( Tài liệu tham chiếu, biểu mẫu văn bản hoặcsổ sách cần sử dụng trong quy trình triển khai quy trình tiến độ ) III. Thuận lợi và thử thách khi vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượngvào công tác văn thư, lưu trữ1. Thuận lợi : Thứ nhất : Bộ tiêu chuẩn quản trị chất lượng ISO 9000, nhất là tiêu chuẩnTCVN ISO 9001 : 2000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biênsoạn và phổ cập trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như : chỉnh sửa và biên tập thànhsách, đăng tải trên những báo, tạp chí và qua mạng internet. Đồng thời, việc nghiêncứu vận dụng tiêu chuẩn này đã được tiến hành thực thi không riêng gì ở những doanhnghiệp để nâng cao chất lượng loại sản phẩm mà trong bước đầu đã được vận dụng tronghoạt động của những cơ quan hành chính nhà nước để nâng cao chất lượng phụcvụ. Kinh nghiệm trong việc vận dụng ISO 9000 của những doanh nghiệp như Tổngcông ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Nước Ta, Công ty Dệt May TP.HN, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty Tín hiệu đườngsắt TP. Hà Nội, Công ty In hàng không, Nhà máy Chế biến thực phẩm Đồng Văn ( HàNam ) … và nhất là của những cơ quan hành chính nhà nước như Văn phòng UBNDthành phố Hồ Chí Minh ; Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân thành phố TP. Hải Phòng ; Văn phòngUBND tỉnh Khánh Hoà ; Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Quận 1 thành phố Hồ Chí Minh ; SởKhoa học và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Bộ Công nghiệp, Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn … là những bài học kinh nghiệm quý giúp tất cả chúng ta vượt qua trởngại, khó khăn vất vả trong quy trình thiết kế xây dựng và triển khai những tiến trình giải quyết và xử lý công việcthuộc nội dung công tác văn thư theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000. Thứ hai : Áp dụng TCVN ISO 9001 : 2000 trong công tác văn thư, lưu trữcũng là nhu yếu cấp bách so với những cơ quan, tổ chức triển khai trong quy trình hoạt độngcủa mình. Bởi vì, theo pháp luật tại Quyết định số 144 / 2006 / QĐ-TTg ngày20 / 6/2006 của Thủ tướng nhà nước về việc vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượngtheo TCVN ISO 9001 : 2000 vào hoạt động giải trí của những cơ quan hành chính nhà nướcthì đến năm 2010, những cơ quan hành chính nhà nước phải hoàn thành xong việc ápdụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng. Và do vậy, việc vận dụng tiêu chuẩn này vàotrong công tác văn thư, lưu trữ sẽ không chỉ nhận được sự chăm sóc của những cấplãnh đạo mà còn nhận được sự hưởng ứng và đồng thuận của cán bộ, côngchức, viên chức nói chung và của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữnói riêng. Thứ ba : Việc vận dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 trong công tác vănthư, lưu trữ nhằm mục đích tạo ra một giải pháp thao tác khoa học để nâng cao năngxuất, chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ là trọn vẹn tương thích với chủtrương của Đảng và pháp lý của Nhà nước trong việc tăng trưởng công tác vănthư, lưu trữ nhằm mục đích Giao hàng hiệu suất cao hoạt động giải trí thực tiễn cũng như bảo vệ và pháthuy giá trị của tài liệu lưu trữ so với sự nghiệp kiến thiết xây dựng, bảo vệ Tổ quốc củanhân dân ta. 2. Khó khăn, thách thứcBên cạnh những thuận tiện nêu trên, việc vận dụng tiêu chuẩn TCVN ISO9001 : 2000 trong công tác văn thư, lưu trữ hoàn toàn có thể vấp phải một số ít khó khăn vất vả, vướng mắc sau : Một là việc vận dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đimới, lần tiên phong được vận dụng trong nghành nhiệm vụ văn thư lưu trữ. Cho nêncó thể hiểu chưa đúng, chưa không thiếu và hoàn toàn có thể phải chịu áp lực đè nén về tâm ý vì phảilàm việc theo quy trình tiến độ và quyền lực tối cao của 1 số ít cá thể có tương quan bị hạn chế. Vì vậy, cần phải có cam kết của chỉ huy và quyết tâm cao của công chức, viênchức thừa hành thì việc vận dụng tiêu chuẩn này mới hoàn toàn có thể thành công xuất sắc. Hai là mặc dầu trong những năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcđã có nhiều nỗ lực trong việc nghiên cứu và điều tra biên soạn trình cơ quan nhà nước cóthẩm quyền phát hành và tự mình phát hành nhiều văn bản để quản trị, chỉ đạocông tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu vượt trội như Pháp lệnh Lưu trữ vương quốc và những nghịđịnh, quyết định hành động, thông tư hướng dẫn thi hành nhưng mạng lưới hệ thống quản trị văn bảnnhìn chung vẫn còn thiếu nhất là những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ đơn cử vềvăn thư lưu trữ. Chính cơ sở pháp lý chưa rất đầy đủ và thiếu đồng nhất là một trởngại lớn cho việc vận dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ. Ba là những khó khăn vất vả về kinh phí đầu tư vì phải ngân sách cho tư vấn, cho huấnluyện, huấn luyện và đào tạo nguồn nhân lực, cho thiết kế xây dựng tiến trình, nhìn nhận và cấp chứng chỉvà cho shopping những máy móc, thiết bị thiết yếu. Bốn là đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như ở những cơquan, tổ chức triển khai chưa được chuẩn bị sẵn sàng sẵn sàng chuẩn bị cho việc này. Đội ngũ cán bộ cònthiếu và chưa được trang bị rất đầy đủ kiến thức và kỹ năng trình độ cũng như kỹ năng và kiến thức vềTCVN ISO 9001 : 2000 và tin học cũng là khó khăn vất vả và thử thách lớn cho việc ápdụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ. IV. Một số kiến nghịĐể vận dụng thành công xuất sắc mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ chúng tôi xin yêu cầu 1 số ít giải pháp sau : 1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ nói chungvà việc quyền lợi của việc vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng vào trong công tácnày. 2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý quản trị công tác văn thư, lưu trữ, đơn cử làhoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ và những văn bản hướng dẫn thi hành để trình cơquan nhà nước có thẩm quyền phát hành. 3. Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn về vận dụng tiêu chuẩn. Banhoặc Tổ này có thành phần là những chuyên viên về tiêu chuẩn và những nhàchuyên môn giỏi về văn thư, lưu trữ để hoạch định ra một Chương trình tổng thểdài hạn và kế hoạch biên soạn vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêuchuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ trong từng nămcụ thể. Chương trình và Kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệtđể bảo vệ điều kiện kèm theo tiến hành một cách có hiệu suất cao. 4. Đào tạo, tu dưỡng nguồn nhân lực cho việc triển khai mạng lưới hệ thống quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 bằng hình thức mở những khoáhọc thời gian ngắn nhằm mục đích nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về : nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 ; niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cánhân trong việc triển khai trách nhiệm được giao khi vận dụng tiêu chuẩn ; kỹ nănggiải quyết việc làm … ; 5. Tăng cường kinh phí đầu tư và cơ sở vật chất cho việc kiến thiết xây dựng và thực hiệnquy trình giải quyết và xử lý việc làm trong công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVNISO 9001 : 2000. Tóm lại : việc vận dụng mạng lưới hệ thống chất lượng tương thích với TCVN ISO9001 : 2000 là một tất yếu nhất là trong quy trình tiến độ cải cách nền hành chính nhànước lúc bấy giờ. Để việc vận dụng tiêu chuẩn này thành công xuất sắc trong công tác vănthư, lưu trữ yên cầu phải có một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toànthể cán bộ, công chức, viên chức có tương quan mà trước hết là sự chăm sóc vàcam kết của chỉ huy và sự nỗ lực nỗ lực của mọi cán bộ, công chức, viênchức .

Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay