Tác động của ứng dụng công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán

Bài viết nghiên cứu và phân tích tác động ảnh hưởng nhận diện những rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy ra trong quy trình ứng dụng công nghệ thông tin vào mạng lưới hệ thống thông tin kế toán, từ đó đề xuất kiến nghị giải pháp nhằm mục đích hoàn thành xong mạng lưới hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp .

Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Trong doanh nghiệp ( DN ) luôn sống sót mạng lưới hệ thống thông tin quản trị nhằm mục đích phân phối thông tin cho công tác làm việc quản trị đơn vị chức năng. Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần của mạng lưới hệ thống thông tin quản trị, nhằm mục đích tích lũy, giải quyết và xử lý và phân phối thông tin cho người sử dụng .
Hệ thống thông tin kế toán gồm có 5 bộ phận : ( 1 ) Thu thập dữ liệu ; ( 2 ) Xử lý tài liệu ; ( 3 ) Lưu trữ ; ( 4 ) Cung cấp thông tin ; ( 5 ) Kiểm soát và phản hồi. Các bộ phận này có mối liên hệ mật thiết với nhau nhằm mục đích triển khai quy trình tiến độ giải quyết và xử lý của kế toán một cách thuần thục ; đồng thời, liên kết các hoạt động giải trí của DN, góp thêm phần hình thành và duy trì các hoạt động giải trí tạo ra giá trị của DN .

Tác động của công nghệ thông tin đến hệ thông thông tin kế toán

Nghiên cứu thực tiễn cho thấy, lúc bấy giờ, công nghệ thông tin ( CNTT ) có tác động ảnh hưởng và ảnh hưởng tác động can đảm và mạnh mẽ đến công tác làm việc tổ chức triển khai kế toán nói chung, chất lượng thông tin kế toán nói riêng, bộc lộ rõ nhất ở phương pháp giải quyết và xử lý tài liệu và cung ứng thông tin kế toán đã có những bước nhảy vọt so với quá trình giải quyết và xử lý kế toán thủ công bằng tay trước đây, đơn cử :
– Về quá trình giải quyết và xử lý kế toán nói chung : Tất cả các quá trình của tiến trình kế toán từ tích lũy, giải quyết và xử lý, nghiên cứu và phân tích và cung ứng thông tin đều hoàn toàn có thể được máy móc, công nghệ tiên tiến sửa chữa thay thế. Các việc làm đơn thuần như nhập liệu, giải quyết và xử lý các bút toán tự động hóa, ghi sổ kế toán, lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính được sửa chữa thay thế tự động hóa bằng các công nghệ tiên tiến hoặc bằng các ứng dụng. Điều này dẫn đến sự đổi khác về thói quen, cũng như quá trình của kế toán, số lượng nhân viên cấp dưới kế toán, nhà quản trị chỉ huy DN chuyên nghiệp hơn, giảm bớt áp lực đè nén về ngân sách, nhân lực, hạ tầng .

– Về thu thập dữ liệu : Chứng từ kế toán là một phương tiện đi lại quan trọng trong việc tích lũy các tài liệu nguồn vào của mạng lưới hệ thống thông tin kế toán. Với thương mại truyền thống lịch sử, khi các chứng từ kế toán thường được làm bằng giấy và được tàng trữ thủ công bằng tay theo đúng lao lý của pháp lý về chứng từ kế toán. Nhưng với thương mại điện tử, tổng thể các hoạt động giải trí tương quan đến chứng từ kế toán từ khâu lập, luân chuyển và tàng trữ chứng từ kế toán đều được số hóa trọn vẹn và được thay thế sửa chữa bằng hóa đơn điện tử. Với chứng từ điện tử, việc ghi chép và hạch toán khởi đầu trọn vẹn không triển khai trên giấy mà thực thi trải qua quy trình nhập liệu và mạng lưới hệ thống chuyển giao tài liệu điện tử ; đồng thời, việc xét duyệt được thực thi trải qua việc nhập các mật mã hay chữ ký điện tử .
– Về tính trung thực và đáng tín cậy của thông tin kế toán : Khi sử dụng các ứng dụng kế toán hay ứng dụng Excel trong công tác làm việc ghi chép kế toán đã cho thấy hiệu suất cao giảm lỗi tài liệu, giảm ngân sách và cải tổ hiệu suất lao động của nhân viên cấp dưới kế toán .
– Về tính kịp thời trong quy trình xử lý số liệu và cung ứng thông tin : Khả năng đo lường và thống kê, vận tốc giải quyết và xử lý, năng lực truy vấn, san sẻ, truyền tải tài liệu trên mạng máy tính đã giúp cho việc giải quyết và xử lý thông tin kế toán một cách nhanh gọn, đúng mực …
Bên cạnh những quyền lợi thiết thực trên, việc ứng dụng CNTT cũng gây ra không ít những khó khăn vất vả, phiền phức nhất định cho người sử dụng, giảm tính đáng tin cậy của mạng lưới hệ thống thông tin kế toán, đơn cử :
– Thiết bị giải quyết và xử lý : Trong điều kiện kèm theo tin học hóa, công tác làm việc kế toán nhờ vào rất nhiều vào hệ thống thiết bị, do vậy, những gian lận xảy ra ngoài yếu tố của người làm kế toán, còn hoàn toàn có thể là do trục trặc của đường truyền dữ liệu …
– Phần mềm kế toán : Trong môi trường tự nhiên máy tính, ứng dụng kế toán được ví như trái tim, linh hồn của mạng lưới hệ thống thông tin kế toán. Ưu việt của việc sử dụng ứng dụng kế toán là bảo vệ tính thống nhất, quy trình tiến độ giải quyết và xử lý ngăn ngừa sai sót, nhưng cũng có những hạn chế nhất định về tính đúng mực ; dễ xảy ra các gian lận tương quan đến ứng dụng trải qua mã bị lỗi. Hiện nay, việc sử dụng ứng dụng kế toán đã khá thông dụng, nhưng nếu ứng dụng được lập trình sai, hay ứng dụng phong cách thiết kế không tương thích với chính sách kế toán, thông tin kế toán bị đánh cắp, lỗi thiết bị … sẽ gây những khó khăn vất vả nhất định cho người sử dụng, tạo sự rủi ro đáng tiếc về tính đáng tin cậy, bảo mật thông tin của thông tin kế toán .
– Quy trình giải quyết và xử lý : Đối với mạng lưới hệ thống kế toán được giải quyết và xử lý bằng máy tính, những yếu tố vướng mắc phát sinh trong quy trình trình giải quyết và xử lý như sau :
+ Các dấu vết nhiệm vụ không quan sát được bằng mắt : Trong thiên nhiên và môi trường tin học hóa, các dấu vết truy thuế kiểm toán thường không được lưu lại, hoặc chỉ lưu trong thời hạn ngắn và phải cần tới sự tương hỗ của máy tính. Điều này gây khó khăn vất vả cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót, đặc biệt quan trọng là các sai sót trong chương trình ứng dụng .
+ Xét duyệt và thực thi nhiệm vụ : Trong thiên nhiên và môi trường tin học hóa, một số ít nhiệm vụ hoàn toàn có thể được triển khai tự động hóa và không lưu lại phê duyệt trên chứng từ, do đó, hoàn toàn có thể xảy ra các trường hợp ghi nhận tài liệu sai, không không thiếu, không hợp lệ .
+ Cập nhật một lần, tác động ảnh hưởng tới nhiều tập tin và giải quyết và xử lý tự động hóa theo chương trình : Trong điều kiện kèm theo tin học hóa, các chương trình máy tính giải quyết và xử lý hàng loạt nhiệm vụ cùng loại theo cùng một giải pháp. Vì vậy, nếu có khiếm khuyết trong chương trình hoặc phần cứng hoàn toàn có thể sẽ làm cho tổng thể nhiệm vụ cùng bị giải quyết và xử lý và đưa ra hiệu quả rơi lệch .

+ Khả năng truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu: Trong hệ thống xử lý trực tuyến, dữ liệu và chương trình có thể được truy cập từ nhiều nơi, cho nên, khả năng xảy ra gian lận trong hệ thống máy tính có thể cao hơn do việc truy cập trái phép, đánh cắp thông tin…

– Dữ liệu kế toán : Trong môi trường tự nhiên tin học hóa, có nhiều trường hợp các tài liệu được nhập trực tiếp vào máy tính mà không cần chứng từ bằng giấy. Vì vậy, tài liệu kế toán khi bị thay thế sửa chữa rất khó phát hiện dấu vết truy thuế kiểm toán .
Để hạn chế rủi ro tiềm ẩn mất máy tính hay bị bật mý, phá hoại thông tin thì phòng máy tính và cơ sở tài liệu cần được bảo vệ ngặt nghèo, thực thi sao lưu dự trữ các tài liệu kế toán bằng các thiết bị tàng trữ ngoại vi như ổ cứng, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD, băng từ … Đồng thời, doanh nghiệp cần tăng cường thủ tục bảo dưỡng, sử dụng các kỹ thuật công nghệ tiên tiến tương ứng để chống được virut và các ứng dụng ô nhiễm, ngăn ngừa hành vi phá hoại tài liệu .
– tin tức kế toán : Khác với thiên nhiên và môi trường kế toán thủ công bằng tay, trong thiên nhiên và môi trường kế toán tin học hóa, tổng thể tài liệu đều được tàng trữ trên tập tin cơ sở tài liệu. Điều này được cho phép người sử dụng tạo trực tiếp thông tin một cách thuận tiện và mạng lưới hệ thống. Tuy nhiên, thiên nhiên và môi trường trên cũng dễ dẫn tới thực trạng mất cắp tài liệu, tài liệu được sử dụng sai mục tiêu, thông tin kế toán không vừa đủ, không kịp thời .
– Con người : Trong thiên nhiên và môi trường giải quyết và xử lý bằng máy tính, người thực thi nhiệm vụ kinh tế tài chính cũng hoàn toàn có thể đồng thời là người sử dụng máy tính để ghi chép nhiệm vụ. Do vậy, để quản lý và vận hành mạng lưới hệ thống thông tin kế toán người làm kế toán không những phải có kiến thức và kỹ năng và kiến thức và kỹ năng nhiệm vụ chuyên ngành, mà phải có kiến thức và kỹ năng, kiến thức và kỹ năng tin học, cùng với sự trợ giúp của các nhân viên làm CNTT .
– Hệ thống trấn áp nội bộ : Hệ thống trấn áp nội bộ thường chỉ tập trung chuyên sâu vào các chỉ số kinh tế tài chính kinh tế tài chính với thói quen tìm lỗi, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm, ít chú trọng tới trấn áp hàng loạt hoạt động giải trí của tổ chức triển khai, ngăn ngừa các hành vi gian lận. Đây cũng là một trong những lỗ hổng DN cần sớm khắc phục .
– Nguyên tắc cơ bản quan trọng so với độ đáng tin cậy của mạng lưới hệ thống thông tin kế toán : Hệ thống thông tin kế toán chứa rất nhiều thông tin cá thể về người mua, nhà sản xuất, nhân sự công ty, do đó, việc tích lũy, sử dụng và bật mý thông tin phải được sử dụng một cách hài hòa và hợp lý, có đạo đức và hợp pháp …

Đề xuất, khuyến nghị

Một mạng lưới hệ thống thông tin kế toán có chất lượng khi nó đạt được các tiềm năng đề ra như : Cung cấp được các thông tin có ích, thời hạn tăng trưởng hài hòa và hợp lý, thỏa mãn nhu cầu các nhu yếu thông tin của DN, người dùng, kể cả nhân viên cấp dưới kế toán. Do đó, mạng lưới hệ thống thông tin kế toán luôn được biến hóa, update và hoàn thành xong theo từng tiến trình tăng trưởng của DN. Để khắc phục những hạn chế trên, ngoài tăng nhanh việc ứng dụng CNTT, cần hoàn thành xong mạng lưới hệ thống thông tin kế toán theo hướng sau :
Thứ nhất, nâng cao bảo mật thông tin thông tin kế toán : Hệ thống thông tin kế toán hoàn toàn có thể chứa các thông tin nhạy cảm về kế toán kinh tế tài chính như : dòng tiền, nhân sự, kế hoạch kinh doanh … Do vậy, bảo mật thông tin mạng lưới hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp ngăn ngừa thực trạng rò rỉ thông tin .
Thứ hai, nâng cao trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên cấp dưới : DN nên tập trung chuyên sâu huấn luyện và đào tạo nhân lực theo hướng tăng trưởng năng lượng quản trị, năng lượng trình độ để chớp lấy kỹ thuật, nghiên cứu và phân tích tài liệu ; vận dụng sự tân tiến của khoa học công nghệ tiên tiến vào quy trình của mạng lưới hệ thống thông tin kế toán .
Thứ ba, phân quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm cho các nhân viên cấp dưới : Việc làm này ngoài ngăn ngừa sự truy vấn trái, DN còn hoàn toàn có thể theo dõi, giám sát toàn bộ các hoạt động giải trí truy vấn vào mạng lưới hệ thống trải qua nhật ký truy vấn, trấn áp thời hạn đăng nhập, mã người truy vấn, loại nhu yếu truy vấn và tài liệu truy vấn .
Thứ tư, bảo vệ sự xâm nhập phạm pháp vào các thiết bị giải quyết và xử lý : Để hạn chế rủi ro tiềm ẩn mất máy tính hay bị bật mý, phá hoại thông tin thì phòng máy tính và cơ sở tài liệu cần được bảo vệ ngặt nghèo, thực thi sao lưu dự trữ các tài liệu kế toán bằng các thiết bị tàng trữ ngoại vi như ổ cứng, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD, băng từ … Đồng thời, DN cần tăng cường thủ tục bảo dưỡng, sử dụng các kỹ thuật công nghệ tiên tiến tương ứng để chống được virut và các ứng dụng ô nhiễm, ngăn ngừa hành vi phá hoại tài liệu .
Thứ năm, về phương tiện kỹ thuật : DN cần vận dụng sự văn minh của khoa học công nghệ tiên tiến vào công tác làm việc tổ chức triển khai mạng lưới hệ thống thông tin kế toán, cần phải góp vốn đầu tư đồng nhất mạng lưới hệ thống máy vi tính, trang thiết bị công nghệ tiên tiến tân tiến cho kế toán để tổ chức triển khai thu nhận, giải quyết và xử lý, cung ứng, tàng trữ và trấn áp thông tin. Đây là giải pháp tối ưu nhằm mục đích cung ứng cho việc triển khai có hiệu suất cao hoạt động giải trí quản trị nguồn lực, tạo ra giá trị cho DN, tăng cường năng lực cạnh tranh đối đầu trong môi trường tự nhiên hội nhập kinh tế tài chính .
Thứ sáu, triển khai xong mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình kế toán quản trị : Các DN cần thiết lập mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình kế toán quản trị tương thích với đặc thù hoạt động giải trí. Nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cần hướng tới việc lập báo cáo giải trình phân phối thông tin trấn áp, ra quyết định hành động quản trị … Hệ thống báo cáo giải trình cũng cần phải được vận dụng một cách phối hợp, bổ trợ và tăng hiệu suất cao quản trị của nhà quản trị .

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội ( năm ngoái ), Luật Kế toán số 88/2015 / QH13 phát hành ngày 20/11/2015 ;
2. Bộ Tài chính ( 2005 ), Thông tư số 103 / 2005 / TT-BTC phát hành ngày 24/11/2005 ;
3. Thái Phúc Huy, Nguyễn Phước Bảo Ấn ( 2012 ), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Phương Đông .

Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay