Biểu đồ trong Excel là công cụ tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu trang tính. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ sử dụng các biểu đồ có sẵn, rất có thể bạn chưa khám phá hết sự lợi hại của công cụ này đâu. Vậy thì hãy cùng Gitiho học cách vẽ 10 biểu đồ Excel nâng cao hữu dụng nhất cho công việc biểu diễn số liệu của mình nhé.
Mục lục bài viết
Giới thiệu về biểu đồ Excel nâng cao
Thông thường, thao tác vẽ biểu đồ Excel vô cùng đơn giản khi tất cả những gì chúng ta cần làm là chọn bảng dữ liệu và nhấn vào loại biểu đồ cần sử dụng. Vậy giả sử chúng ta không cần biểu đồ cột, biểu đồ đường hay biểu đồ tròn, mà lại tìm kiếm một loại biểu đồ khác thì sao? Tất cả các loại biểu đồ trong Excel không có sẵn đó sẽ được chúng mình đưa vào nhóm biểu đồ Excel nâng cao.
Để vẽ biểu đồ Excel trong nhóm này, các bạn sẽ cần tốn nhiều công sức hơn một chút, thực hiện nhiều thao tác hơn một chút. Tuy nhiên, chất lượng biểu diễn số liệu sẽ tăng lên nhiều lần khi bạn sử dụng đúng loại biểu đồ đúng không nào? Bạn đừng lo lắng quá, vì các thao tác tạo biểu đồ Excel nâng cao không hề phức tạp như bạn nghĩ đâu. Không tin thì cùng tìm hiểu ngay nhé.
Nếu chưa nắm vững kỹ năng vẽ các loại biểu đồ cơ bản như biểu đồ cột, biểu đồ đường và biểu đồ tròn thì các bạn hãy dành thời gian tham khảo bài viết dưới đây để thực hành làm quen với công cụ biểu đồ trong Excel nhé.
Bạn đang đọc: 10 biểu đồ Excel nâng cao ai cũng cần biết (Phần 1)
Xem thêm : Hướng dẫn cách để tạo biểu đồ trong Excel : Các dạng và ví dụ
Biểu đồ Excel nâng cao: Biểu đồ so sánh dạng cột lồng nhau
Mục đích sử dụng biểu đồ so sánh
Biểu đồ cột lồng nhau được sử dụng với mục tiêu chính là màn biểu diễn tình hình thực thi kế hoạch. Một ứng dụng phổ cập của biểu đồ cột lồng nhau chính là màn biểu diễn số liệu thực tiễn ( số thực tế ) đặt trong đối sánh tương quan với KPI ( số kế hoạch ) của nhân viên cấp dưới. Có thể nói, loại biểu đồ so sánh này là một giải pháp nhìn nhận hiệu suất cao thực thi việc làm một cách trực quan hơn rất nhiều so với việc bạn chỉ nhìn qua những số lượng .
Cách vẽ biểu đồ so sánh
Để vẽ biểu đồ so sánh dạng cột lồng nhau trong Excel, tiên phong tất cả chúng ta cần có một bảng tài liệu tổng hợp gồm 3 phần vấn đáp lần lượt những câu hỏi sua :
- Chỉ tiêu, đối tượng: Chúng ta cần đánh giá chỉ tiêu nào?
- Số kế hoạch: KPI cho đối tượng đó là bao nhiêu?
- Số thực tế: Chúng ta đã làm được bao nhiêu?
Giả sử tất cả chúng ta có một bảng báo cáo giải trình tình hình triển khai kế hoạch theo KPI như hình dưới đây. Dựa vào bảng tài liệu này, tất cả chúng ta sẽ triển khai vẽ biểu đồ Excel nâng cao bằng cách sử dụng biểu đồ cột Clustered Column .
Bước 1: Vẽ biểu đồ Excel dạng cột (Clustered Column)
Bạn hãy chọn hàng loạt tài liệu trong bảng báo cáo giải trình ( trừ dòng tiêu đề ), đi đến thẻ Insert > nhóm Charts > hình tượng biểu đồ cột > Clustered Column. Chúng ta sẽ có biểu đồ trong Excel như sau với cột xanh màn biểu diễn KPI và cột cam màn biểu diễn số trong thực tiễn .
Bước 2: Thay đổi dạng biểu đồ
Bạn nhấn chuột phải tại biểu đồ Excel đã tạo và chọn Change Series Chart Type. Khi hộp thoại Change Chart Type hiện lên, bạn vào phần Combo tại bên trái hộp thoại và tích chọn ô Secondary Axis tương ứng với số liệu Thực tế .
Bước 3: Điều chỉnh thang đo trục tung
Bạn sẽ thấy biểu đồ so sánh của chúng ta có 2 trục tung với 2 thước đo khác nhau. Tại đây, các bạn hãy nhớ kỹ nguyên tắc: Điều chỉnh trục có số nhỏ hơn. Do số lớn nhất ở trục tung bên phải nhỏ hơn số lớn nhất ở trục tung bên trái, chúng ta sẽ thực hiện đồng nhất thang đo 2 trục tung với trục bên phải.
Bạn hãy nhấn chuột phải tại trục tung bên phải và chọn Format Axis, sau đó điền những thông số kỹ thuật Minimum và Maximum tương ứng với trục tung bên trái .
Bước 4: Điều chỉnh kích cỡ cột
Bước sau cuối tất cả chúng ta cần làm là kiểm soát và điều chỉnh size những cột của biểu đồ so sánh trong Excel sao cho cột Thực tế sẽ lồng ra ngoài cột Kế hoạch .Để làm được điều này, những bạn hãy nhấn chuột phải tại cột Thực tế ( cột xanh ) và nhấn Format Data Series. Sau đó, tại mục Gap Width, kiểm soát và điều chỉnh chiều rộng cột ở mức mong ước. Lưu ý rằng số càng nhỏ thì thân cột sẽ càng lớn .
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành một biểu đồ Excel nâng cao dạng cột lồng nhau rồi. Với biểu đồ so sánh này, các bạn có thể dễ dàng thấy được tương quan giữa thực tế làm việc và KPI.
Xem thêm: Hướng dẫn vẽ biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột lồng nhau
Biểu đồ Excel nâng cao: Biểu đồ Milestone
Mục đích sử dụng biểu đồ Milestone
Biểu đồ Milestone tập trung chuyên sâu vào những mốc thời hạn đơn cử diễn ra một hoạt động giải trí trong timeline ( dòng thời hạn ) của một dự án Bất Động Sản. Dựa vào đó, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể ghi lại cột mốc hoàn thành xong của những bước quan trọn trong quy trình thực thi dự án Bất Động Sản .
Cách vẽ biểu đồ Milestone
Chúng ta sẽ cần một bảng tài liệu với mốc thời hạn và việc làm trong dự án Bất Động Sản để màn biểu diễn trên biểu đồ Milestone. Tại bảng, tất cả chúng ta sẽ có thêm một cột Vị trí để xác lập dòng chú thích việc làm của cột mốc sẽ hiện phía trên hay phía dưới đường thời hạn. Bạn hoàn toàn có thể chọn bất kỳ số âm ( tài liệu nằm phía dưới đường thời hạn ) hoặc số dương ( tài liệu nằm phía trên dường thời hạn ) .
Bước 1: Vẽ biểu đồ Excel dạng đường
Không cần chọn trước tài liệu, bạn hãy vào thẻ Insert và tạo ngay một biểu đồ đường Line with Markers .Trên trang trống của biểu đồ hiện tại, tất cả chúng ta nhấn chuột phải và chọn Select Data. Tại phần Legend Entries, nhấn Add để thêm một chú thích ( legend ) và nhập những tài liệu vào những mục tương ứng trong hộp thoại Edit Series. Đầu tiên tất cả chúng ta sẽ tạo đường thời hạn .
Sau đó tất cả chúng ta nhấn OK để trở về hộp thoại Select Data Source. Hãy nhìn sang phần Horizontal ( Category ) Axis Label và nhấn Edit, chọn khoanh vùng phạm vi tài liệu những mốc thời hạn ( A2 : A9 ) và nhấn OK .
Chúng ta đã triển khai xong legend cho đường thời hạn. Bây giờ tất cả chúng ta sẽ tạo một legend mới cho những việc làm tương ứng bằng cách nhấn Add tại mục Legend Entries. Lần này, tất cả chúng ta sẽ chèn tài liệu như sau :
Bước 2: Đổi dạng biểu đồ
Lúc này biểu đồ trong Excel của tất cả chúng ta hiển thị như dưới đây .
Chúng ta sẽ chuyển đường màu cam về dạng cột bằng cách nhấn chuột phải tại đường và chọn Change Series Chart Type. Tại đây, bạn chọn dạng cột Clustered Column cho tài liệu Công việc và nhấn OK .
Bước 3: Biểu diễn các công việc tương ứng với các mốc thời gian
Bước tiếp theo, chúng ta nhấn chuột phải tại cột Công việc và chọn Format Data Series. Hãy tích vào ô Secondary Axis, bạn sẽ thấy đường thời gian đã được chuyển xuống phía dưới và một trục tung bên phải được thêm vào biểu đồ Excel nâng cao.
Thực tế, tất cả chúng ta không cần đến trục tung mới này, nên bạn hãy nhấn chọn trục tung bên phải và xóa nó đi nhé. Ngay lập tức, đường thời hạn sẽ quay trở lại vị trí cũ .
Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải tại cột Công việc và chọn Add Data Labels. Các số liệu của cột sẽ hiện lên như trong hình.
Việc tất cả chúng ta cần làm lúc này là đổi khác những số lượng không có ý nghĩa kia về việc làm tương ứng với mốc thời hạn. Để triển khai thao tác này, bạn hãy nhấn chuột phải vào những cột và chọn Format Data Labels, tích chọn Category name .
Bước 4: Thay các bằng thành các đoạn thẳng
Bạn hãy nhấn vào biểu đồ, tiến đến thẻ Design > nhóm Chart Layouts > Add Chart Element > Error Bars > Standard Error. Các đoạn thẳng sẽ Open tại vị trí những cột Công việc trong biểu đồ Excel hiện tại. Bạn nhấn chuột phải tại những đoạn thẳng này, chọn Format Error Bars và tích chọn những mục Minus, No cap và Percentage đặt 100 % .
Sau khi đóng cửa sổ Format Error Bars, chúng ta sẽ nhấn chuột phải tại các cột và chọn Format Data Series. Tại mục Fill, bạn hãy chọn No fill. Tại mục Border, chọn No line để biểu đồ Excel nâng cao không còn hiển thị các cột nữa.
Vậy là tất cả chúng ta đã triển khai xong một biểu đồ Milestone rồi .
Xem thêm : Hướng dẫn tạo biểu đồ Milestones trong Excel
Biểu đồ Excel nâng cao: Biểu đồ Gantt
Mục đích sử dụng biểu đồ Gantt
Bên cạnh biểu đồ Milestone ở trên, một công cụ không hề thiếu trong những dự án Bất Động Sản chính là biểu đồ Gantt. Đây là loại biểu đồ trình diễn những việc làm theo thời hạn. Tuy nhiên, khác với biểu đồ Milestone, biểu đồ Gantt được dùng để theo dõi quy trình tiến độ những việc làm diễn ra trong quy trình thực thi dự án Bất Động Sản, giúp quản trị dự án Bất Động Sản hiệu suất cao hơn .
Cách vẽ biểu đồ Gantt
Chúng ta sẽ thực hành cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel với bảng tài liệu dưới đây .
Bước 1: Vẽ biểu đồ Excel
Bạn hãy chọn tài liệu trong cột Ngày khởi đầu ( B2 : B10 ) và đi tới thẻ Insert để vẽ biểu đồ Excel dạng Stacked Bar .
Bước 2: Thêm dữ liệu vào biểu đồ
Để thêm tài liệu thời hạn vào biểu đồ Excel, nhấn chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Select Data Hộp thoại Select Data Source hiện lên, bạn hãy nhấn Add tại phần Legend Entries ( Series ) và nhập những tài liệu như sau :
Sau đó, nhấn OK để hoàn tất thêm tài liệu. Tiếp theo, tất cả chúng ta sẽ thêm những việc làm vào biểu đồ trong Excel. Hãy chọn mục Ngày mở màn ( mục tiên phong ) tại phần Legend Entries ( Series ), chuyển sang phần Horizontal ( Category ) Axis Label và nhấn Edit .Tại hộp thoại Axis Labels, hãy chọn hàng loạt tài liệu Công việc ( A3 : A10 ) rồi nhấn OK .
Bước 3: Định dạng biểu đồ Gantt
Hãy nhìn kỹ biểu đồ Excel hiện tại của tất cả chúng ta nhé. Bạn có phát hiện ra điều bất hài hòa và hợp lý không ? Các việc làm hiển thị trên biểu đồ đang bị ngược so với trình tự trong bảng tài liệu bên cạnh .
Để đưa các công việc về đúng trình tự thời gian, bạn chỉ cần nhấn chuột phải tại các danh mục này trong biểu đồ Excel nâng cao vừa tạo, chọn Format Axis và tích chọn ô Categories in reverse order.
Giờ thì biểu những việc làm đã được sắp xếp theo đúng thứ tự rồi, tất cả chúng ta sẽ định dạng biểu đồ này sao cho đúng với một biểu đồ Gantt bằng cách xóa bỏ phần thanh màu xanh. Hãy nhấn chuột phải tại phần cần xóa, chọn Format Data Series .Tại hành lang cửa số bên phải màn hình hiển thị, bạn hãy nhấn vào hình tượng thùng sơn và tích chọn những ô No fill và No border .
Vậy là đã xóa xong những phần màu xanh không thiết yếu trong biểu đồ Gantt. Tuy nhiên, thao tác định dạng biểu đồ vẫn chưa kết thúc đâu nhé. Chúng ta còn phải kiểm soát và điều chỉnh những mốc thời hạn nữa đó. Cố gắng thêm chút nữa nào !Để giải quyết và xử lý tài liệu thời hạn, bạn cần chú ý quan tâm rằng Excel tàng trữ ngày tháng dưới dạng những số lượng tự nhiên. Vậy nên việc bạn cần làm lúc này là tìm số tự nhiên đại diện thay mặt cho ngày mở màn triển khai việc làm tiên phong trong dự án Bất Động Sản. Hãy chọn ô tài liệu tiên phong trong cột Ngày khởi đầu, vào thẻ trang chủ > Format Cells > General .
Excel cho biết ngày 01/01/2021 tương ứng với số lượng 44197. Bạn hãy ghi nhớ số lượng này và đưa ô tính quay trở lại định dạng ngày tháng khởi đầu nhé .Chúng ta sẽ tiến đến biểu đồ Excel, nhấn chuột phải tại trục ngày tháng và chọn Format Axis. Tại đây, bạn hãy điền số lượng đã ghi nhớ ở trên vào ô Minimum để đưa những thanh màu cam về mốc tiên phong trong biểu đồ .Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể thiết lập những thông số kỹ thuật tại mục Units để xác lập khoảng cách giữa những mốc thời hạn muốn hiển thị trên biểu đồ Gantt .
Thao tác ở đầu cuối để triển khai xong biểu đồ trong Excel là xóa những khoảng chừng trắng giữa những thanh màu cam. Hãy nhấn chuột phải tại những thanh này, kéo thông số kỹ thuật Gap Width về 0 .
Như vậy là bạn đã hoàn thành một biểu đồ Gantt đúng chất rồi! Với biểu đồ Excel nâng cao này, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thay đổi tự trong bảng dữ liệu mà không lo phải cập nhật vào biểu đồ, bởi Excel sẽ tự động làm điều đó thay bạn.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng Conditional Formatting
Tổng kết
Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu 3 loại biểu đồ Excel nâng cao đầu tiên, bao gồm biểu đồ so sánh dạng cột lồng nhau, biểu đồ Milestone và biểu đồ Gantt. Hy vọng các bạn đã thành công thực hành cách vẽ biểu đồ Excel với Gitiho. Hãy đón đọc phần tiếp theo của bài viết để tìm hiểu cách tạo các loại biểu đồ Excel nâng cao nhé.
Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công xuất sắc !
Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay
