Ứng dụng của tin học trong soạn thảo, in ấn, lưu trữ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.16 MB, 27 trang )
NHÓM : 5
ỨNG DỤNG CỦA TIN HỌC
vào Soạn thảo, in ấn, lưu trữ, văn phòng
Với sự trợ giúp của các chương trình soạn
thảo và xử lí văn bản, xử lí ảnh. Các
phương tiện in gắn với máy tính, tạo cho
việc biên soạn các văn bản hành chính ,
lập kế hoạch công tác, luân chuyển văn
thư, công nghiệp in … một bộ mặt hoàn
toàn mới, Các khái niệm mới như văn
phòng điện tử, xuất bản điện tử … ngày
càng trời nên quen thuộc
Soạn thảo
• Một bài trình bày trước đám đông, hội nghị, hội
thảo … hấp dẫn được người nghe không những
phụ thuộc vào khả năng nói của bạn mà còn phụ
thuộc vào nội dung bạn sẽ trình bày, bố cục của
bài trình bày và các phương tiện trực quan. Các
chương trình soạn thảo văn bản sẽ giúp bạn
minh họa cho bài trình bày đó .
• Với sự trợ giúp của các chương trình soạn thảo
và xử lí văn bản chúng ta có thể biên soạn các
văn bản điện tử, lập kế hoạch, tài liệu, ……
• Chương trình soạn thảo văn bản thông dụng
hiện nay là : Microsoft Word của Microsoft
Microsoft Word
Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là
Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ
biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft.
Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text),
các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với
hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng
đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video
khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn.
Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả,
ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ
người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên
tập tin với đuôi là .doc hay .docx đối với Word 2007.
Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được
các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với
các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản
(.html), thiết kế trang web
Soạn thảo văn bản trực tuyến
•
Mỗi khi bộ office trên máy của bạn bị hỏng hoặc máy tính của bạn không
thể chạy được nữa thì vẫn còn một giải pháp là soạn thảo văn bản trực
tuyến.
Hiện nay có nhiều ứng dụng văn phòng có thể cho phép bạn soạn thảo văn
bản trực tuyến một cách miễn phí. Những ứng dụng văn phòng trực tuyến
này có đầy đủ những chức năng cơ bản của chương trình soạn thảo chạy
trên máy đơn. Ngoài ra nó còn cho phép bạn lưu trữ trực tiếp trên server
của nhà cung cấp. Khi đó bạn có thể truy cập, cập nhật dữ liệu của bạn mọi
lúc mọi nơi chỉ với một máy tính kết nối internet.
Những chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến hay nhất hiện nay:
•
1. Google Docs & Spreadsheets (docs.google.com)
•
2. Word Online
In ấn
• In ấn là quá trình tạo ra chữ và tranh
ảnh trên các chất liệu nền như giấy, bìa
các tông, ni lon bằng một chất liệu khác
gọi là mực in. In ấn thường được thực
hiện với số lượng lớn ở quy mô công
nghiệp và là một phần quan trọng trong
xuất bản các văn bản. Vì vậy, việc ứng
dụng của tin học trong in ấn là hết sức
quan trọng, không thể thiếu được .
Các kĩ thuật in hiện nay : in laser, in kim, in phun, in lưới, in lụa ….
Máy In Màu Canon IP4200
Lưu trữ
• Với sự trợ giúp của tin học ta có thể
lưu trữ một lượng lớn thông tin trong
một không gian hạn chế
• Các thiết bị lưu trữ ngày càng được cải
tiến để có dung lượng lớn hơn, tiện sử
dụng hơn
Thiết bị nhớ Flash
Đĩa mềm
Đĩa CD
Vòng USB
Có dung lượng 512 MB, thiết bị lưu trữ này chống được va đập mạnh và điều
kiện ẩm ướt. Sản phẩm ra mắt trong 6 màu thời trang với giá 25 USD.
Lưu trữ đám mây
• -Ngày nay, khái niệm về dịch vụ “lưu trữ đám mây” (Cloud
Storage) đã không còn quá xa lạ đối với chúng ta. Tuy
nhiên, việc bùng nổ vô số những trang website cung cấp
loại hình dịch vụ này cũng khiến người dùng phải đau đầu
vì lựa chọn…
• -1 số dịch vụ lưu trữ;
• +ONEDRIVE
• +DROPBOX
• +GOOGLE DRIVE
Văn phòng điện tử (Eoffice)
• eOffice – Văn phòng điện tử là hệ thống phần
mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và
quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc
trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm được
thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao
diện hoàn toàn tiếng Việt. Tiêu chí của eOffice là
đưa đến cho người sử dụng phần lớn những
tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng
với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần
có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ
dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ
thông tin hơn
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng
2. Quản lý các thông báo chung
3. Duyệt bài viết cho các toà báo, đài truyền hình, đài tiếng nói
4. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file
5. Video conference, chatting
6. Trưng cầu ý kiến:
7. Quản lý tin nhắn di động
8. Hệ thống đọc tin RSS
9. Hệ thống notify
10. Hệ thống phân quyền
11. Quản lý, trình duyệt văn bản đến
12. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi
13. Quản lý hồ sơ công việc
14. Công cụ định nghĩa luồng công việc
15. Khai thác thông tin
16. Quản trị hệ thống
Giao diện chương trình
•
Xem thêm: Instagram
Giao diện chính của phần mềm, nơi bạn có thể thực hiện hầu hết các tính năng
của eOffice.
Gửi thông báo
•
Khi có thông báo mới, bạn không cần mất thời gian để kiểm tra mà phần mềm eOffice sẽ tự động
thông báo cho bạn qua một cửa sổ nhỏ ở góc phải bên dưới màn hình eOffice.
Giao việc, nhắc việc
•
Khi muốn, bạn có thể nhập danh sách những việc cần làm vào eOffice, đến khoảng
thời gian bạn đã đặt trước phần mềm sẽ tự động nhắc bạn.
Hội thoại trực tuyến
•
Chức năng Hội thoại trực tuyến của eOffice sẽ cho phép bạn hội thoại với đồng nghiệp
bằng cả âm thanh và hình ảnh.
Lập lịch làm việc
•
Những công việc cần làm của
bạn sẽ được ghi vào Lịch làm
việc ở nơi bạn có thể dễ dàng
nhìn thấy nhất, đó là màn hình
Desktop ở máy tính. Bạn có
thể nhắc nhở mình hàng ngày
thực hiện công việc bằng cách
chọn ngày ở trên lịch để nhập
thông tin vào ngày đó hoặc
nhập vào phần Ghi chép.
•
Khi bạn kích chuột vào các
ngày trên lịch, cửa sổ Lịch
công tác sẽ hiện ra với các
ngày trong tháng để cho phép
bạn nhập các công việc cần
ghi nhớ để thực hiện vào đó.
Quản lý, trình duyệt văn bản
•
Các loại Văn bản đến/đi sẽ được chuyển cho các cấp khác nhau xử lý bằng
chức năng Xử lý văn bản, qua mỗi bước xử lý, phần mềm eOffice sẽ ghi lại vết
xử lý và ý kiến của từng người trong quá trình xử lý văn bản
Thống kê, báo cáo
•
Chức năng Thống kê, báo cáo của eOffice giúp bạn tra cứu nhanh các loại công văn,
giấy tờ, các loại báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản.
Trưng cầu ý kiến
• Khi muốn thu thập ý
kiến của mọi người
trong cơ quan về một
vấn đề nào đó, bạn có
thể sử dụng chức năng
Trưng cầu ý kiến. Trong
quá trình tạo một phiếu
trưng cầu, bạn có thể
lựa chọn từng người
tham gia góp ý hoặc
chọn tất cả.
Microsoft WordMicrosoft Word, còn được biết đến với tên khác làWinword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổbiển lúc bấy giờ của công ty ứng dụng nổi tiếng Microsoft. Nó được cho phép người dùng thao tác với văn bản thô ( text ), những hiệu ứng như phông chữ, sắc tố, cùng vớihình ảnh đồ họa ( graphics ) và nhiều hiệu ứngđa phương tiện đi lại khác ( multimedia ) như âm thanh, videokhiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có những công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn từ khác nhau để hỗ trợngười sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu têntập tin với đuôi là. doc hay. docx so với Word 2007. Hầu hết những phiên bản của Word đều hoàn toàn có thể mở đượccác tập tin văn bản thô (. txt ) và cũng hoàn toàn có thể thao tác vớicác định dạng khác, ví dụ điển hình như giải quyết và xử lý siêu văn bản (. html ), phong cách thiết kế trang webSoạn thảo văn bản trực tuyếnMỗi khi bộ office trên máy của bạn bị hỏng hoặc máy tính của bạn khôngthể chạy được nữa thì vẫn còn một giải pháp là soạn thảo văn bản trựctuyến. Hiện nay có nhiều ứng dụng văn phòng hoàn toàn có thể được cho phép bạn soạn thảo vănbản trực tuyến một cách không lấy phí. Những ứng dụng văn phòng trực tuyếnnày có rất đầy đủ những tính năng cơ bản của chương trình soạn thảo chạytrên máy đơn. Ngoài ra nó còn được cho phép bạn lưu trữ trực tiếp trên servercủa nhà cung ứng. Khi đó bạn hoàn toàn có thể truy vấn, update tài liệu của bạn mọilúc mọi nơi chỉ với một máy tính liên kết internet. Những chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến hay nhất lúc bấy giờ : 1. Google Docs và Spreadsheets ( docs.google.com ) 2. Word OnlineIn ấn • In ấn là quy trình tạo ra chữ và tranhảnh trên những vật liệu nền như giấy, bìacác tông, ni lon bằng một vật liệu khácgọi là mực in. In ấn thường được thựchiện với số lượng lớn ở quy mô côngnghiệp và là một phần quan trọng trongxuất bản những văn bản. Vì vậy, việc ứngdụng của tin học trong in ấn là hết sứcquan trọng, không hề thiếu được. Các kĩ thuật in lúc bấy giờ : in laser, in kim, in phun, in lưới, in lụa …. Máy In Màu Canon IP4200Lưu trữ • Với sự trợ giúp của tin học ta có thểlưu trữ một lượng lớn thông tin trongmột khoảng trống hạn chế • Các thiết bị lưu trữ ngày càng được cảitiến để có dung tích lớn hơn, tiện sửdụng hơnThiết bị nhớ FlashĐĩa mềmĐĩa CDVòng USBCó dung tích 512 MB, thiết bị lưu trữ này chống được va đập mạnh và điềukiện khí ẩm. Sản phẩm ra đời trong 6 màu thời trang với giá 25 USD.Lưu trữ đám mây • – Ngày nay, khái niệm về dịch vụ “ lưu trữ đám mây ” ( CloudStorage ) đã không còn quá lạ lẫm so với tất cả chúng ta. Tuynhiên, việc bùng nổ vô số những trang website cung cấploại hình dịch vụ này cũng khiến người dùng phải đau đầuvì lựa chọn … • – 1 số dịch vụ lưu trữ ; • + ONEDRIVE • + DROPBOX • + GOOGLE DRIVEVăn phòng điện tử ( Eoffice ) • eOffice – Văn phòng điện tử là mạng lưới hệ thống phầnmềm trao đổi thông tin, điều hành quản lý tác nghiệp vàquản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việctrực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm đượcthiết kế thân thiện so với người sử dụng, giaodiện trọn vẹn tiếng Việt. Tiêu chí của eOffice làđưa đến cho người sử dụng phần nhiều nhữngtiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưngvới một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dầncó một tác phong thao tác tân tiến, hiệu suất cao, dễdàng tiếp cận với những ứng dụng công nghệthông tin hơn1. Quản lý lịch thao tác, nhắc việc, giao việc qua mạng2. Quản lý những thông tin chung3. Duyệt bài viết cho những toà báo, đài truyền hình, đài tiếng nói4. Quản lý gửi nhận email, san sẻ file5. Video conference, chatting6. Trưng cầu quan điểm : 7. Quản lý tin nhắn di động8. Hệ thống đọc tin RSS9. Hệ thống notify10. Hệ thống phân quyền11. Quản lý, trình duyệt văn bản đến12. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi13. Quản lý hồ sơ công việc14. Công cụ định nghĩa luồng công việc15. Khai thác thông tin16. Quản trị hệ thốngGiao diện chương trìnhGiao diện chính của ứng dụng, nơi bạn hoàn toàn có thể triển khai hầu hết những tính năngcủa eOffice. Gửi thông báoKhi có thông tin mới, bạn không cần mất thời hạn để kiểm tra mà ứng dụng eOffice sẽ tự độngthông báo cho bạn qua một cửa sổ nhỏ ở góc phải bên dưới màn hình hiển thị eOffice. Giao việc, nhắc việcKhi muốn, bạn hoàn toàn có thể nhập list những việc cần làm vào eOffice, đến khoảngthời gian bạn đã đặt trước ứng dụng sẽ tự động hóa nhắc bạn. Hội thoại trực tuyếnChức năng Hội thoại trực tuyến của eOffice sẽ được cho phép bạn hội thoại với đồng nghiệpbằng cả âm thanh và hình ảnh. Lập lịch làm việcNhững việc làm cần làm củabạn sẽ được ghi vào Lịch làmviệc ở nơi bạn hoàn toàn có thể dễ dàngnhìn thấy nhất, đó là màn hìnhDesktop ở máy tính. Bạn cóthể nhắc nhở mình hàng ngàythực hiện việc làm bằng cáchchọn ngày ở trên lịch để nhậpthông tin vào ngày đó hoặcnhập vào phần Ghi chép. Khi bạn kích chuột vào cácngày trên lịch, hành lang cửa số Lịchcông tác sẽ hiện ra với cácngày trong tháng để cho phépbạn nhập những việc làm cầnghi nhớ để thực thi vào đó. Quản lý, trình duyệt văn bảnCác loại Văn bản đến / đi sẽ được chuyển cho những cấp khác nhau giải quyết và xử lý bằngchức năng Xử lý văn bản, qua mỗi bước giải quyết và xử lý, ứng dụng eOffice sẽ ghi lại vếtxử lý và quan điểm của từng người trong quy trình giải quyết và xử lý văn bảnThống kê, báo cáoChức năng Thống kê, báo cáo giải trình của eOffice giúp bạn tra cứu nhanh những loại công văn, sách vở, những loại báo cáo giải trình thống kê, báo cáo giải trình tổng hợp tình hình giải quyết và xử lý văn bản. Trưng cầu quan điểm • Khi muốn tích lũy ýkiến của mọi ngườitrong cơ quan về mộtvấn đề nào đó, bạn cóthể sử dụng chức năngTrưng cầu quan điểm. Trongquá trình tạo một phiếutrưng cầu, bạn có thểlựa chọn từng ngườitham gia góp ý hoặcchọn toàn bộ .
