Sống và làm việc tinh gọn với ‘Ma trận Eisenhower’ – Bí quyết quản lý thời gian của Tổng thống Mỹ

Có bao giờ bạn cảm thấy mình đang dùng toàn bộ thời gian chỉ để kiểm soát khủng hoảng? Rằng bạn lúc nào cũng dành cả ngày trời để giải quyết hết sự cố này đến vấn đề khác mà vẫn chẳng đâu với đâu? Và bạn kiệt sức với hàng tá các báo cáo, tiểu luận đã đến hạn chót? 

Benjamin Franklin từng có một câu nói rất nổi tiếng :
“ Bạn có yêu cuộc sống không ? Vậy thì, đừng tiêu tốn lãng phí thời hạn. Bởi vì, thời hạn là cuộc sống. ”

Quả đúng là như vậy, khi bạn để thời gian trôi qua vô ích cũng có nghĩa là bạn đang lãng phí cuộc sống của chính mình, còn nếu bạn không quản lý thời gian thì đảm bảo bạn sẽ rơi vào kế hoạch thời gian của người khác. Thực tế, quản lý thời gian là kỹ năng hàng đầu mà mỗi người đều cần phải thành thạo.

Hầu hết mọi người đều phân biệt được sự quan trọng của việc quản trị thời hạn nhưng rất hiếm khi hoàn toàn có thể trấn áp được nó. Bạn cảm thấy có quá nhiều việc cần phải làm, nhiều yếu tố cần xử lý bất thần phát sinh. Điều đó khiến bạn gần như không hề hoàn thành xong kế hoạch mà mình đã đề ra dù đã cố gắng nỗ lực rất là .

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight Eisenhower từng nói rằng: Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ. Ngoài ra, ông cũng từng giữ chức Hiệu trưởng Đại học Columbia. Eisenhower có một năng lực khác thường để duy trì hiệu suất thao tác của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ .
Chiến lược thao tác hiệu suất cao nổi tiếng nhất mà ông đã từng vận dụng được đặt tên là Eisenhower Box ( Ma trận Eisenhower ). Đây là một phương pháp quản trị thời hạn dựa trên mức độ ưu tiên ( Priority ) được nhiều người thành công xuất sắc, nổi tiếng điều tra và nghiên cứu và vận dụng trong nhiều thập kỷ qua .
Stephen Covey cũng đã truyền bá nguyên tắc ra quyết định hành động dựa theo ma trận Eisenhower trong cuốn sách mang tên 7 Thói Quen Của Người Thành Đạt ( The 7 Habits of Highly Effective People ) .
Chúng ta hãy tìm hiểu và khám phá cách sử dụng ma trận Eisenhower để nâng cao hiệu suất thao tác như thế nào .

Trước tiên, cần phân biệt sự khác nhau giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng

Công việc khẩn cấp thường đặt chúng ta vào trạng thái phản ứng đặc trưng là muốn làm ngay lập tức.

Ví dụ : Bạn đang tập thể dục thì có tiếng chuông điện thoại thông minh reo. Khi ấy, bạn có dừng lại và nghe điện thoại cảm ứng ? Hoặc, khi đang thao tác và thấy tin nhắn đến, bạn sẽ không mở ra để kiểm tra xem liệu có thông tin gì mới hay không ?
Thông thường, những việc làm khẩn cấp sẽ lôi cuốn sự chú ý quan tâm của tất cả chúng ta và thúc giục ta “ cần làm ngay giờ đây ”. Đây thực sự là một “ cái bẫy ” tâm ý mà nhiều người đều mắc phải. Nếu bạn không lý trí và tỉnh táo, chắc như đinh bạn sẽ bị chúng “ dắt mũi ” .

Công việc quan trọng là những công việc góp phần giúp chúng ta thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu lâu dài và đem lại giá trị. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế.

Sự độc lạ này không mang tính tuyệt đối, tuy nhiên hầu hết tất cả chúng ta liên tục mắc sai lầm đáng tiếc khi tin rằng toàn bộ những việc gấp thì đều quan trọng .
Các công nghệ tiên tiến tân tiến ( tin tức 24 giờ, Twitter, Facebook, tin nhắn ) liên tục Open và khiến tất cả chúng ta xem tổng thể những thông tin đều là khẩn cấp và bức bách. Nếu bạn không update kịp xu thế đang hot trên mạng xã hội, bạn sẽ bị cho là lỗi thời, nếu bạn không nghe ca khúc mới nhất trên bảng xếp hạng, bạn sẽ bị nói là lỗi thời, nếu bạn không biết thời điểm ngày hôm nay đứa bạn thân đăng bức ảnh nào trên Facebook, bạn sẽ bị gắn mác là vô tâm. Vô hình trung, tất cả chúng ta đang sa vào “ cái bẫy ” của nhịp sống tân tiến và cho rằng điều gì cũng là quan trọng .

Áp dụng ma trận Eisenhower như thế nào

Áp dụng ma trận Eisenhower thực ra rất đơn thuần. Hãy liệt kê những hoạt động giải trí và dự án Bất Động Sản bạn phải làm, kể cả những hoạt động giải trí không quan trọng nhưng làm mất thời hạn của bạn tại nơi thao tác. Sau đó sắp xếp những hoạt động giải trí dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Ma trận gồm có một hình vuông vắn được chia làm 4 hộp, hoặc 4 phần tư, được lao lý như sau :

Phần tư thứ nhất: Khẩn cấp và quan trọng 

Ví dụ tiêu biểu vượt trội :

• Đến hạn nộp báo cáo
• Người thân đang được cấp cứu
• Hỏng động cơ xe
• Bạn lên cơn đau tim và phải nhập viện.

Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Tuy nhiên, chúng thường đẩy bạn vào trạng thái vội vàng và tình huống cấp bách. Điều đó khiến những việc bạn thực hiện không đạt được hiệu quả tối ưu. Nếu bạn muốn có một cuộc sống lành mạnh và khoa học hơn, hãy hạn chế chúng.

Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể lên lịch làm báo cáo giải trình từ tuần trước và triển khai xong sớm hơn thay vì để đến hạn chót. Hoặc, bạn nên cho xe đi Bảo hành định kỳ chứ không phải chờ đến khi nó hỏng rồi mới hấp tấp vội vàng đi sửa .
Tất nhiên, tất cả chúng ta không hề trọn vẹn vô hiệu được những hoạt động giải trí này nhưng bạn cũng cần quan tâm để tránh phải đụng độ chúng quá nhiều, bởi như vậy bạn sẽ rất dễ khủng hoảng cục bộ và stress .

Phần tư thứ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp 

Những việc này là những hoạt động giải trí không có thời hạn cấp bách, nhưng vẫn giúp bạn đạt được tiềm năng cá thể và làm những việc quan trọng. Chúng thường xoay quanh việc lên kế hoạch ( thời gian ngắn và dài hạn ), củng cố những mối quan hệ và cải tổ bản thân .
Chúng ta nên quan tâm dành nhiều thời hạn hơn cho những hoạt động giải trí này. Bởi vì, chúng mang lại cho ta cảm xúc tự do, sự toàn vẹn, và thành công xuất sắc lâu bền hơn .
Ví dụ, dành 30 phút tập thể dục mỗi ngày sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro tiềm ẩn phải nhập viện ; hoặc lên kế hoạch triển khai xong những việc làm sếp giao trước khi ông ấy gọi riêng bạn vào phòng họp và “ đòi nợ ” .

Phần tư thứ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng 

Ví dụ tiêu biểu vượt trội :

• Điện thoại gọi đến
• Tin nhắn
• Hầu hết các email (tất nhiên vẫn có một số email có thể khẩn cấp và quan trọng)
• Một đồng nghiệp ghé qua bàn của bạn để nhờ vả, trong khi bạn đang phải ưu tiên làm việc quan trọng

Mọi người thường dành hầu hết thời hạn cho những việc này do tại cho rằng nó quan trọng. Trên thực tiễn, nếu quan tâm quan sát, bạn sẽ nhận ra chúng không Giao hàng cho những tiềm năng của bạn, không giúp bạn văn minh hơn. Về lâu dài hơn, bạn sẽ cảm thấy stress và kiệt sức khi phải dành quá nhiều “ thời hạn chết ” cho những hoạt động giải trí mang tính hướng ngoại. Nghiêm trọng hơn, nó thậm chí còn còn tạo ra cho bạn tâm ý bất mãn, không dễ chịu với người khác .
Trên thực tiễn, người dành quá nhiều thời hạn thực thi những việc Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng thường mắc “ Hội chứng Người Tốt ” và luôn muốn làm hài lòng người khác. Thế nhưng, bạn nên quan tâm rằng, người khác có thực sự cần sự trợ giúp của bạn không ? Hay chính bạn đang đánh đổi thời hạn của mình mà thậm chí còn còn không giúp được họ. Hãy tỉnh táo để phân biệt những việc quan trọng và ưu tiên thực thi nó .

Phần tư thứ 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng 

Ví dụ tiêu biểu vượt trội :

• Xem TV
• Lướt mạng (Facebook, Twitter, Instagram…) một cách vô thức
• Chơi trò chơi điện tử
• Nghiện mua sắm

Nếu bạn tự kiểm tra lại quỹ thời hạn hằng ngày, bạn sẽ phát hiện rằng mình đang dành quá nhiều thời hạn cho những hoạt động giải trí không khẩn cấp cũng không quan trọng .
Hầu hết tất cả chúng ta đều có những thời gian “ tiêu tốn lãng phí cuộc sống ” sau khi dành hàng tiếng đồng hồ đeo tay lướt web. Để rồi, bạn nhận ra mình đã hoàn toàn có thể dành thời hạn đó để theo đuổi những tiềm năng cao quý của cuộc sống hoặc làm những việc ý nghĩa .
Tất nhiên, không phải nói rằng bạn cần vô hiệu chúng trọn vẹn, thế những, hãy chỉ dành một lượng thời hạn nhất định cho chúng, ít hơn hoặc bằng 5 % thời hạn hoạt động và sinh hoạt là một tiềm năng tương thích .

Chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên, khả năng lên kế hoạch và sắp xếp thời gian 

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể rõ ràng phân loại được những hoạt động giải trí của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học, hiệu suất cao. Cách mà bạn dành thời hạn và ưu tiên cho bất kỳ phần tư nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng tác động đến những hoạt động giải trí còn lại .
Điển hình là, khi bạn đã dành thời hạn vào hoạt động giải trí lên kế hoạch và sẵn sàng chuẩn bị ở phần tư thứ hai, bạn hoàn toàn có thể phòng tránh và vô hiệu nhiều khủng hoảng cục bộ và rắc rối của phần tư thứ nhất. Khi cân bằng được thời hạn dành cho phần tư thứ ba, bạn sẽ thực sự tận thưởng thời hạn của phần tư thứ tư khi biết rằng mình đã triển khai xong hết những việc quan trọng .

Nhìn chung, bằng cách đặt phần tư thứ hai là ưu tiên hàng đầu, dù có gặp phải trường hợp khẩn cấp, bực bội, bạn cũng có thể bình tĩnh và kiểm soát được bởi bạn đã có khả năng chủ động phản hồi lại thay vì thụ động phản ứng.

Như vậy, chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên ( priority ) và quản trị thời hạn. Bạn cần phải phân biệt được đâu là việc quan trọng và ưu tiên làm trước. Đặc biệt, khi đã xác lập được thứ tự ưu tiên rõ ràng, bạn sẽ tách được chúng với những yếu tố gây nhiễu và mất thời hạn .
Hiểu Minh

Xem thêm:

Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay