Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản

Quản lý văn bản luôn là nỗi lo của nhiều đơn vị nhất là khi giấy tờ ngày một tăng lên. Để giải quyết vấn đề đó, bạn nên đưa công nghệ thông tin vào quá trình quản lý văn bản. Sau đây là một số ứng dụng của công nghệ thông tin giúp bạn và đơn vị của mình quản lý chuyên nghiệp tất cả các văn bản.

1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ

Quản lý hồ sơ tài liệu luôn là một yếu tố được chăm sóc. Nếu trước đây, việc quản lý tài liệu được thực thi thủ công bằng tay và lưu kho khiến mỗi lần tìm kiếm và sử dụng rất khó khăn vất vả và mất rất nhiều thời hạn cũng như công sức của con người của cán bộ, nhân viên cấp dưới. Đôi khi dữ gìn và bảo vệ tài liệu không cẩn trọng còn gặp phải trường hợp mất mát hay hư hỏng tài liệu. Thêm nữa, ngân sách về văn phòng phẩm như in ấn sách vở, diện tích quy hoạnh lưu kho cũng là một yếu tố khiến hầu hết những đơn vị chức năng, doanh nghiệp tìm cách khắc phục. Vậy làm thế nào để quản lý tài liệu một cách nhanh gọn, thuận tiện mà không mất nhiều thời hạn, công sức của con người hay tiền tài ?

Chúng ta đều biết kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu trao đổi thông tin, khai thác thông tin, dữ liệu của toàn thể nhân loại. Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trên toàn cầu ở mọi phương diện đã trở nên phổ biến và vô cùng cần thiết. Đặc biệt nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ đang được các đơn vị, các doanh nghiệp và các nhà đầu tư chú trọng quan tâm. 

Công nghệ thông tin tác động ảnh hưởng đến nhiều nghành của xã hội và đặc biệt quan trọng là thông tin
Với việc làm quản lý tài liệu, hồ sơ sổ sách, những báo cáo giải trình, số liệu thì nhân viên cấp dưới, cán bộ quản trị phải khai thác và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ hữu dụng để quản lý tài liệu, quản trị văn bản, hồ sơ, những báo cáo giải trình mang tính chuyên nghiệp hơn, khi cần người quản trị hoàn toàn có thể lấy bất kỳ khi nào và tìm một cách nhanh nhất … Mặt khác, dưới góc nhìn quản trị, việc dữ gìn và bảo vệ và sử dụng có hiệu suất cao giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng so với công tác nghiệp vụ .

Hiện nay, hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu. Và cũng theo xu hướng mới là điện tử hóa văn phòng, số hóa tài liệu thông qua các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu, văn bản hay phần mềm quản lý công việc đã giúp cho việc lưu trữ tài liệu trở nên thông suốt, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn mà không mất nhiều thời gian và công sức, việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu từ đó cũng thuận tiện hơn rất nhiều.

2. Phần mềm quản trị văn bản DocEye – thuận tiện, thuận tiện

– Quản lý tài liệu hồ sơ dễ dàng hơn với DocEye

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye cho phép người dùng lưu các tài liệu dùng chung cho một đơn vị hoặc một nhóm người dùng. Các tài liệu này không thuộc nhóm thông tin văn bản, có thể là phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu âm thanh, video… Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với trường hợp cơ quan ra quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ nào đó để các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ được tốt, tổ trưởng có thể khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau. Hoặc trong trường hợp cơ quan thực hiện triển khai một nhiệm vụ nào đó thì tài liệu của nhiệm vụ đó có thể được chia sẻ để mọi người liên quan truy cập. 

Phần mềm DocEye cho phép quản lý hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành một hồ sơ theo dõi từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Chức năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng …

Ngoài ra, ứng dụng còn được cho phép người dùng quản trị những loại tài liêu đặc trưng và theo dõi ghi lại tác dụng triển khai đồng thời cảnh báo nhắc nhở những tài liệu sắp hết hạn vận dụng so với 1 số ít tài liệu hạn chế quản trị hoặc theo dõi như Hợp đồng, Dự án …

– Thân thiện, dễ sử dụng – Phần mềm dành cho mọi người

Phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, dễ dùng, chạy đúng mực và không thay đổi. Các thông tin quản trị nội dung của hồ sơ lưu trữ bảo vệ khá đầy đủ, đúng mực đến từng cụ thể. Việc quản trị và tìm kiếm nhanh, linh động tài liệu lưu trữ đến từng hồ sơ và đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ. Các thao tác so với tài liệu, những biểu mẫu, những bản ghi tài liệu được thực thi thuận tiện, hiệu suất cao. Cập nhật và thiết lập được mạng lưới hệ thống thông tin công khai minh bạch, minh bạch đến mọi đối tượng người tiêu dùng trong và ngoài nước … Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được update khá đầy đủ trên ứng dụng sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc thực thi những hoạt động giải trí văn thư, lưu trữ của những cơ quan, đơn vị chức năng được thống nhất và dần đi vào nền nếp .

Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay