Ứng dụng Excel trong công việc kế toán lương – Bài 1 (tiếp theo) – Học Excel Online Miễn Phí

Phần 1: Excel với bảng chấm công

Bài 1: Lập bảng chấm công – cho bộ phận hành chính

3. Yêu cầu 2: Chấm công theo giờ bắt đầu và giờ kết thúc

Thông thường việc chấm công theo giờ bắt đầu và giờ kết thúc được thực hiện thông qua máy chấm công.

Bạn đang đọc: Ứng dụng Excel trong công việc kế toán lương – Bài 1 (tiếp theo) – Học Excel Online Miễn Phí

Tôi sẽ ví dụ với những bạn tác dụng thu được từ một máy chấm công như sau :

Bước 1: Khảo sát, đánh giá và phân tích dữ liệu nguồn (bảng dữ liệu kết xuất từ máy chấm công ra excel)

Đây là bước rất quan trọng, Việc nghiên cứu và phân tích bảng tài liệu nguồn sẽ giúp tất cả chúng ta có giải pháp giải quyết và xử lý tương thích và đúng chuẩn .Để triển khai việc làm này, tất cả chúng ta cần nắm được những nguyên tắc sau :

  • Mục đích công việc: Tính công làm việc theo thời gian
  • Đối tượng liên quan: Mã nhân viên, Ngày trong tháng, Giờ vào, Giờ ra
  • Tiêu chí đánh giá (dựa trên mục đích, kết quả cần đạt được để đặt ra tiêu chí cho các đối tượng liên quan)
  •    Mã Nhân viên: Liên tục theo dòng, không được để dòng trống
  •    Ngày trong tháng: Bao gồm xác định ngày trong tháng, thứ trong tuần, phân biệt ngày nghỉ lễ, nghỉ bù
  •    Giờ vào, giờ ra: Các ngày làm việc đều phải có giờ vào, giờ ra. Khi tính công sẽ dựa trên việc đánh giá giờ vào, giờ ra để tính ra các loại công.
Xem thêm  Ứng dụng rộng rãi của máy hiện sóng

Ta hoàn toàn có thể thấy, để giám sát được, cần phải kiểm soát và điều chỉnh lại cấu trúc bảng tài liệu sao cho đúng những tiêu chuẩn .
Việc giám sát trên nhiều điều kiện kèm theo, nên hàm sẽ sử dụng để đo lường và thống kê là SUMIFS, COUNTIFS và hàm IF

Bước 2: Cấu trúc lại bảng dữ liệu

Để rút gọn bài viết, mình sẽ không nêu từng thao tác, mà sẽ đưa hình mẫu và gợi ý những cách làm để những bạn hoàn toàn có thể tự làm được :

  • Phần Tháng và Năm (dòng 2, 3): Đặt bên ngoài để tiện việc thay đổi
  • Ngày trong tháng (dòng 4): Dùng hàm Date, bắt đầu với ngày 26 tháng trước đó (vì bảng nguyên liệu kết xuất tính từ ngày 26 nên ta sẽ giữ nguyên yêu cầu này. Tính công từ ngày 26 tháng trước đến ngày 25 tháng sau). Riêng 2 ngày cuối có thể sang tháng tiếp theo (trường hợp tháng có 28-29 ngày) nên có thể xử lý để bỏ trống nếu sang tháng sau, tức là ngày 27 tháng này trở đi là đã bước sang tháng sau của bảng tính công.
  • Phần Mã NV (cột A, B, C): Mỗi mã 1 dòng, để tập hợp theo mã NV chính xác hơn.
  • Thứ trong tuần (dòng 5): Dùng hàm Choose kết hợp với hàm Weekday để xác định. Kết hợp tính năng Conditional Formatting để tô màu phân biệt ngày CN với ngày thường.
  • Giờ vào, giờ ra (dòng 6): có thể quy ước số 1 là giờ vào, số 2 là giờ ra.
  • Lưu ý: 1 ngày có 2 giờ, nên 2 cột sẽ tính cho 1 ngày. Vì vậy khi xử lý ngày ở dòng 4 cần chú ý nội dung này.
Xem thêm  Poly vinyl axetat Tiểu luận Công nghệ tổng hợp hợp chất trung gian Nguyễn Hồng - Tài liệu text

Tất cả những nội dung trên, mình đã hướng dẫn chi tiết cụ thể trong bài : Tạo bảng chấm công trên excel. Vui lòng xem lại bài này để được hướng dẫn cụ thể .

Bước 3: Lọc và lấy dữ liệu 

Tại bảng kết xuất, dùng chức năng Data/Filter để lọc bỏ dòng trống trong cột Mã NV, sau đó copy dữ liệu sang bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng bị ẩn.

Xem thêm: Cách tắt ứng dụng chạy nền trên iPhone, iPad nhanh chóng, dễ làm – https://bem2.vn

Bảng kết xuất sử dụng công dụng lọc ( Data Filter )

Dữ liệu chấm công ở bảng kết xuất => Copy / Paste Special -> Value => Sang bảng giải quyết và xử lý

Bước 4: Tính giờ công trong ngày

Tạo thêm 1 vùng, trong đó mỗi ngày chỉ tương ứng 1 cột. Cách giải quyết và xử lý ngày, thứ giống với phần trước .
=> Mục đích : Tính số giờ công thao tác theo từng ngày
Giờ công thao tác trong ngày = Giờ ra – Giờ vào
Giờ ra = ( Tổng số phút quy ước tại thời gian chấm công ra = Số giờ * 60 + Số phút ) / 60
Giờ vào = ( Tổng số phút quy ước tại thời gian chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút ) / 60

Xem thêm: [Video] Cách tải lại ứng dụng đã xóa trên iPhone đơn giản, nhanh chóng – https://bem2.vn

Bạn hoàn toàn có thể filldown, fillright công thức từ BN7 cho những ô khác .
* Lưu ý :
Có thể có số âm. Số âm là trường hợp Chỉ có giờ vào mà không có giờ ra => Lý do : Quên chấm công. Việc này thường xảy ra

Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay

5/5 - (1 bình chọn)

Bài viết liên quan

Để lại ý kiến của bạn:

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.