Rate this post
Việc quản lý công văn hành chính trong các cơ quan, doanh nghiệp luôn là vấn đề đặc biệt quan trọng. Với số lượng công văn nhiều hàng ngày, làm sao để chúng ta lưu trữ tốt, đảm bảo không nhầm lẫn, sai sót? Trong bài viết dưới đây, hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách sử dụng tải phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí cực hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhé!
Mục lục bài viết
Những công việc cần thực hiện để quản lý tốt công văn
Là một trong những loại sách vở có giá trị của doanh nghiệp, công văn cần được sắp xếp, quản lý một cách khoa học và logic. Dựa vào những loại văn bản phổ cập lúc bấy giờ, ta hoàn toàn có thể tạm chia công văn ra làm 3 loại chính như sau :
- Công văn đến : Các doanh nghiệp, cá thể bên ngoài gửi văn bản tới để nhu yếu thao tác
- Công văn đi : Là công văn ta gửi cho đối tác chiến lược để nhu yếu, đề xuất hợp tác
- Văn bản nội bộ : lưu hành bên trong công ty, chỉ sử dụng cho những đối tượng người dùng ở bên trong cơ quan
Với mỗi loại văn bản, tất cả chúng ta sẽ có những quy trình tiến độ quản lý riêng. Tuy nhiên, dù là loại công văn nào thì vẫn cần cung ứng không thiếu những bước sau :
- Tiếp nhận công văn, thực thi soạn thảo và phát hành
- Lưu chuyển, ký kết, đóng dấu và chuyển giao
- Lưu trữ, sao lưu, cất giữ
Cách tải phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí
Hiện chưa có một phần mềm chuyên được dùng nào có công dụng giúp bạn quản lý công văn. Dù vậy, bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể tận dụng Excel – bộ công cụ văn phòng phổ cập, có ích để thực thi nhanh gọn việc làm này. Với giao diện đơn thuần, đa tính năng và thuận tiện, chắc như đinh Excel sẽ là giải pháp quản lý hiệu suất cao .
Nếu máy tính của bạn chưa được cài đặt phần mềm này, hãy tham khảo ngay link download. Hầu hết các đơn vị công ty, doanh nghiệp hiện nay đều sẽ sử dụng Excel bản quyền. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể crack để thực hiện công việc miễn phí.
Xem thêm: Sam – Wikipedia tiếng Việt
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công văn bằng Excel
Nếu bạn đang thao tác trong nghành kinh tế tài chính, kế toán, hãy nắm chắc những bước sử dụng Excel như sau :
Bước 1: Xây dựng sơ đồ và quy trình quản lý
Để quản lý tốt công văn, tất cả chúng ta cần xác lập được từng bước quá trình, thứ tự và thời hạn triển khai. Nhờ vào sơ đồ mà ta chớp lấy được việc làm của mình đang được giải quyết và xử lý tới bước nào, khi nào thì cần hoàn thành xong và phải tàng trữ văn bản ở đâu .
Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng phải quản lý
Xác định những đối tượng người tiêu dùng cần phải thao tác, gồm có những mục như sau :
- Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp : người phát hành công văn đến, người nhận công văn đi, những cá thể, tổ chức triển khai đối tác chiến lược làm ăn, kinh doanh thương mại
- Bên trong doanh nghiệp : phòng ban, nhân viên cấp dưới, ban quản trị
Các đối tượng người dùng trên sẽ cần được theo dõi bằng một list nhất định để bảo vệ không bị trùng lặp, cũng như không xảy ra sai sót trong hàng loạt quy trình nhập liệu Excel .
Ví dụ về giải pháp tổ chức triển khai trên 1 sheet Excel :
Bước 3: Mở sổ quản lý từng công văn
- Bạn cần triển khai mở từng sổ quản lý cho từng loại công văn. Ví dụ như công văn đến, công văn đi, mạng lưới hệ thống văn bản nội bộ
- Khi có bất kể phát sinh cho loại văn bản nào, bạn cần ghi chép ngay lập tức vào sổ chứa văn bản đó
- Xác định những chỉ tiêu, tiêu đề, tiêu chuẩn cho từng cột tài liệu
- Trong sổ quản lý công văn, bạn hoàn toàn có thể thực thi những công dụng Data Validation :
- Data Validation tương hỗ tạo list cho những cột : loại văn bản, người ký, đơn vị chức năng bán hàng, đơn vị chức năng nhận, nơi sao lưu
- Thiết lập lao lý nhập tài liệu dạng Ngày vào cột Ngày ký và Ngày gửi
- Sử dụng Data Validation giúp người dùng thiết lập điều kiện kèm theo nhập liệu, tránh sai sót khi gõ tài liệu và bảo vệ thông tin đúng mực, không cần sửa lỗi nhiều lần
- Ngoài ra, tính năng Conditional Formatting cũng rất thiết yếu cho việc theo dõi thực trạng của công văn, hợp đồng. Với mỗi thực trạng khác nhau, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thiết lập trạng thái tự động hóa thông tin để có kế hoạch giải quyết và xử lý kịp thời
Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư
Công thức thường được vận dụng :
- Vlookup : tham chiếu loại văn bản, mỗi văn bản đánh số thứ tự khác nhau
Countif: đếm số lần xuất hiện văn bản trong sổ
Xem thêm: Đại từ – Wikipedia tiếng Việt
- Các hàm khác sẽ dùng để định dạng, ghép nối chuỗi thành một mã như ý muốn
Để hoàn toàn có thể quản lý công văn tốt nhất thì cần sử dụng những phần mềm thống kê được rõ ràng những thông tin thiết yếu. Một số phần mềm còn hoàn toàn có thể thống kê được công văn đi và đến trong ngày cũng như phân phối ngay lập tức công văn đó đến người sử dụng chỉ với một click chuột .
Trên đây là hàng loạt những thông tin bạn cần tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí. Hy vọng bài viết đã giúp ích cho bạn. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi để update những phần mềm mới nhất lúc bấy giờ nhé !
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
