Để quản lý sổ sách kế toán cơ bản cho doanh nghiệp bằng Excel, cần bắt đầu với một file excel mẫu bao gồm danh mục tài khoản, bảng nhập liệu các giao dịch phát sinh hằng ngày và bảng báo cáo doanh thu/ chi phí. Để tạo phần mềm kế toán Excel cho riêng doanh nghiệp, bạn sẽ chỉnh sửa mẫu file excel này cho phù hợp với doanh nghiệp, lưu vào máy tính, sau đó nhập dữ liệu các giao dịch kế toán phát sinh hằng ngày. Thực hiện kế toán doanh nghiệp của bạn trên Excel sẽ là một quá trình thủ công và rất tốn nhiều thời gian, và do đó, nhiều doanh nghiệp sẽ muốn xem xét đầu tư vào các giải pháp phần mềm kế toán với nhiều tính năng, ưu điểm vượt trội hơn.
Xem thêm : Phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp SCTT Accounting
Trong bài viết này
• Phần mềm kế toán Excel: Điều gì cần mong đợi
• Các bước tạo phần mềm kế toán Excel
• Cách sử dụng phần mềm kế toán Excel
• Các giải pháp thay thế hàng đầu cho phần mềm kế toán Excel
• Khi nào doanh nghiệp cần phần mềm kế toán
• Phần mềm kế toán Excel: Điểm mấu chốt
Bạn đang đọc: Phần mềm kế toán excel đơn giản miễn phí 2021 | SCTT.,JSC
Để quản trị doanh nghiệp tốt, một trong những trách nhiệm quan trọng nhất là quản trị sổ sách kế toán hàng ngày — bảo vệ rằng doanh nghiệp có công cụ để theo dõi lệch giá và ngân sách, so sánh những thanh toán giao dịch và update thanh toán giao dịch phát sinh một cách đúng mực để sẵn sàng chuẩn bị giải quyết và xử lý bất kể báo cáo giải trình kinh tế tài chính nào khác hoàn toàn có thể phát sinh .
Mặc dù một số ít chủ doanh nghiệp chọn sử dụng ứng dụng kế toán hoặc thuê kế toán parttime tương hỗ nhập liệu lên báo cáo giải trình hàng tháng / quý — nếu là một doanh nghiệp đặc biệt quan trọng nhỏ mới xây dựng, hoàn toàn có thể chọn sử dụng một công cụ rất thông dụng, đó là Microsoft Excel — và tạo ứng dụng kế toán excel để theo dõi mạng lưới hệ thống sổ sách kế toán .
Microsoft Excel rất dễ truy vấn và có nhiều mẫu có sẵn để hướng dẫn nếu quyết định hành động thực thi ghi sổ kế toán cơ bản bằng Excel ( hoặc thậm chí còn sử dụng Google Sheets ). Do đó, để giúp bạn khởi đầu, chúng tôi sẽ nghiên cứu và phân tích cách quản trị sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ với ứng dụng kế toán Excel, những hạn chế của mạng lưới hệ thống ghi sổ kế toán này là gì và sau cuối, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo ứng dụng kế toán excel để theo dõi mạng lưới hệ thống kế toán trong doanh nghiệp .
Mục lục bài viết
Phần mềm kế toán Excel: Điều gì cần mong đợi
Microsoft Excel là một ứng dụng thông dụng được cài trên máy tính, nên việc quyết định hành động thực thi kế toán doanh nghiệp của bạn bằng Excel có vẻ như như thể một cách thuận tiện để thiết lập và quản trị sổ sách kế toán — đặc biệt quan trọng nếu là doanh nghiệp mới xây dựng và không có ngân sách để tiêu tốn cho việc mua ứng dụng kế toán. Excel hoàn toàn có thể được sử dụng cho nhiều mục tiêu, gồm có cả việc ghi sổ kế toán và lưu giữ thông tin tài khoản cơ bản — tuy nhiên, nó có những hạn chế nhất định nếu so sánh với những ứng dụng kế toán thông dụng trên thị trường lúc bấy giờ .
Điều này đang được nói sau đó, khi tạo một mạng lưới hệ thống kế toán Excel, bạn sẽ hoàn toàn có thể :
- Tạo hệ thống danh mục tài khoản
- Nhập và phân loại các giao dịch kế toán phát sinh
- Tạo báo cáo lãi và lỗ từ các giao dịch ghi sổ đã nhập — thực hiện việc này bằng cách chuyển dữ liệu theo cách thủ công từ danh sách giao dịch ghi sổ hoặc sử dụng công thức để tự động nhập dữ liệu đó.
- Theo dõi công nợ khách hàng và kiểm tra lại bằng cách đối chiếu với các giao dịch đã nhập
Với quan tâm này, không giống như ứng dụng kế toán, Excel sẽ không hề :
- Kết nối với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bạn và tự động nhập và sắp xếp các giao dịch
- Tự động tạo các báo cáo tài chính đặc thù dựa trên dữ liệu chi tiết từ việc ghi sổ kế toán
- Phát hiện hoặc thông báo về các lỗi nhập dữ liệu
- Không phép nhiều người dùng làm việc trong phần mềm kế toán Excel
Các bước tạo ứng dụng kế toán Excel
Bây giờ tất cả chúng ta đã biết thêm ưu điểm yếu kém của ứng dụng kế toán excel, hãy tranh luận về những gì bạn cần làm để thực sự tạo ra ứng dụng kế toán excel riêng cho doanh nghiệp .
Bước 1: Tìm kiếm mẫu phần mềm kế toán Excel có sẵn
Nếu bạn đã có kinh nghiệm tay nghề sử dụng ứng dụng Excel, bạn hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng ứng dụng kế toán Excel của riêng mình từ đầu. Tuy nhiên, nếu bạn không có kinh nghiệm tay nghề Excel hoặc bạn chỉ đang tìm kiếm cách đơn thuần nhất, nhanh nhất để mở màn, bạn sẽ muốn tìm và tải xuống mẫu sổ kế toán Excel .
Tải xuống ứng dụng kế toán excel không tính tiền tại đây
| HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM | |||
| Stt | Tên Sheet | Diễn giải sheet | Hướng dẫn |
| 1 | TTDN | Thông tin doanh nghiệp | Các bạn điền đầy đủ thông tin theo trường có sẵn mục đích để lấy thông tin lên các phiếu và các báo cáo |
| 2 | DMTK | Danh mục tài khoản | Các bạn nhập số dư đầu kỳ vào cột Dư nợ đầu kỳ và cột Dư có đầu kỳ. Lưu ý: – Không nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản sau TK 131 và tài khoản 331 vì đây là tài khoản công nợ và có số chi tiết dư nợ của từng khách hàng cho nên nó sẽ tự động lấy dữ liệu dư đầu kỳ bên sheet “DMKH- Danh mục khách hàng” – Không nhập số dư đầu kỳ của TK 156 vì phần mềm sẽ tự động lấy số dư bên Sheet “DMVT-Danh mục vật tư” |
| 3 | DMKH | Danh mục khách hàng | – Nhập đầy đủ thông tin khách hàng vào các trường có sẵn – Ở cột loại khách hàng Nếu là nhà cung cấp (Người bán) thì nhập là 331 nếu là khách hàng (Người mua) thì nhập là 131 – Ở cột nhóm giá bán Nếu là Nhà cung cấp (Người bán) thì nhập nhóm giá bán là 0 nếu là khách hàng (người mua) thì có thể nhập là 1 hoặc 2 hoặc 3 tùy theo mức độ quản lý giá bán của công ty bạn nếu không có nhiều loại giá bán thì các bạn nhập mặc định là 1 – Nhập số dư đầu kỳ vào cột Nợ đầu kỳ hoặc Dư có đầu kỳ -> Mục đích khi bạn nhập số dư đầu kỳ vào đây thì phần mềm sẽ tự link sang cột số dư nợ đầu kỳ hoặc số dư có đầu kỳ bên sheet Danh mục tài khoản. |
| 4 | DMVT | Danh mục vật tư | – Các bạn nhập đầy đủ thông tin vật tư vào các trường có sẵn – Ở cột mã vật tư các bạn có thể tạo túy ý sao cho các bạn dễ nhớ nhất – Ở cột giá mua nếu các bạn muốn giá mua nhảy tự động thì các bạn nhập vào không thì bỏ qua -> Nhập giá mua nhảy tự động áp dụng tốt cho các doanh nghiệp có ít sự biến động về giá Ở các cột giá bán từ 1-3 nếu các bạn muốn giá bán nhảy tự động thì các bạn nhập không thì bỏ qua – Nếu doanh nghiệp bạn có áp dụng những giá bán khác nhau cho từng khách hàng cụ thể thi nhập hết vào các cột giá bán từ 1-3 loại giá bán từ 1-3 sẽ tương ứng với nhóm giá bên sheet – Danh mục khách hàng |
| 5 | DMGD | Danh mục diễn giải | Các bạn nhập đầy đủ mã diễn giải và tên diễn giải theo trường cho sẵn -> mục đích giúp các bạn nhập liệu nhanh hơn VD khi các bạn nhập mã diễn giá là NT – Nộp tiền vào tài khoản khi các bạn nhập liệu tại sheet SKT các bạn chỉ cần nhập là NT thì phần mềm sẽ tự động nhày vào cột diễn giải cho bạn là “Nộp tiền vào tài khoản” |
| 6 | SNL | Sổ nhập liệu | Các bạn chú ý đọc hướng dẫn ở các dấu tích nhỏ màu đỏ trên cột tiêu đề nhé. Tuy nhiên các bạn cần lưu một số điểm sau: – Nhập đẩy đủ thông tin ở các trường có sẵn – Ở cột số chứng từ ghi sổ các bạn chú ý nhập theo cấu trúc sau bắt buộc nhé! + Phiếu nhập là: PN…….. + Phiếu xuất là: PX….. + Phiếu thu là: PT…. + Phiếu chi là: PC…. + Giấy báo có là: BC…… + Giấy báo nợ là: BN….. + Phiếu khác (Phiếu kê toán là): PK…… (2 Ký hiệu đầu tiên là ký hiệu phiếu 4 dấu chấm sau là số phiếu) – Ở cột mã công trình các bạn vui lòng bỏ qua vì cái này áp dụng cho Công ty xây dựng – Ở cột số chứng từ gốc nếu là nghiệp vụ nhập xuất thì phần mềm sẽ động lấy số bên Sheet NX- Nhập xuất cho các bạn. Nếu không phải là nghiệp vị nhập xuất các bạn batsws buộc phải nhập số chứng từ theo cấu trúc sau. Nếu là hóa đơn mua vào thì các bạn phải nhập ký tự đầu tiên là chữ V sau đó đến số hóa đơn mua vào VD các bạn mua văn phòng phẩm có số hóa đơn là 0000523 thì các bạn phải nhập là V0000523 -> Mục đích nhập thể này để phần mềm sẽ hiểu mặc định đây là chứng từ mua vào và sẽ nhảy sang bảng kê hóa đơn mua vào cho các bạn. – Ở cột “xử lý phiếu nếu là phiếu nhập các bạn nhập tên phiếu nhập cần xử lý để phần mềm xử lý tổng sổ tiền của phiếu nhập có nhiều hơn 2 vật tư làm tương tự với phiếu xuất. Chỉ cần nhập ở dòng định khoản đầu tiên |
| 7 | NX | Sổ nhập xuất | Các bạn điện đầy đủ thông tin vào các trường định sẵn – Cột số dư tức thời có tác dụng báo cho các bạn một mặt hàng nào đó hiện tại còn tồ bao nhiêu – Các bạn điền số lượng nhập xuất vào cột số lượng – Ở cột giá bán nếu các bạn không muốn nó nhảy tự động hoặc giá bán khác so với giá bạn nhập lúc đầu ở danh mục vật tư các bạn có thể nhập trực tiếp vào được nhé. |
| Lưu ý: – Các bạn chỉ cần nhập liệu ở các sheet màu đỏ các sheet còn lại là tự động nhảy khi các bạn muốn in một loại sổ nào đó các bạn chọn số tài khoản hoặc mã số khách hàng hoặc mã vật tư hoặc số phiếu nhập xuất sau đó chọn vào cột có chữ ‘CHỌN IN” rồi chọn chữ IN nhé! – Tất cả ngày tháng, số tài khoản ở các sheet nhập liệu bắt buộc phải để ở định dạng text – Nếu là phiếu nhập hoặc xuất đầu tiên các bạn phải vào sheet NX-Nhập xuất để xuất nhập vật tư sau đó quay sang sheet SNL-Sổ nhập liệu để ghi sổ và định khoản – Mỗi một file excel này chỉ dùng cho một năm tài chính. Trước khi sử dụng các bạn nên copy một file khác ghi là mẫu khi hết năm tài chính các bạn copy toàn bộ DMTK,DMKH,DMVT,TSCĐ sang năm file mẫu để các bạn làm tiếp nhé! | |||
3 bảng dữ liệu cần thiết của phần mềm kế toán Excel
Như chúng tôi đã đề cập, mẫu mà tất cả chúng ta sẽ bàn luận được chia thành ba phần : Hệ thống hạng mục : thông tin tài khoản, hàng hoá, vật tư …, Biểu mẫu nhập liệu cụ thể những thanh toán giao dịch phát sinh và mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình. Bất kể loại mẫu ứng dụng kế toán excel bạn sử dụng hoặc tự tạo, ba yếu tố này sẽ rất thiết yếu để triển khai kế toán cơ bản bằng Excel .
Giải thích :
- Đầu tiên, danh mục tài khoản là bảng Excel kế toán sẽ bao gồm tất cả các tài khoản kế toán. Bạn có thể sắp xếp các tài khoản vào một danh mục. Mọi giao dịch bạn ghi lại cần được sắp xếp vào một trong các danh mục này.
- Tiếp theo, bảng dữ liệu cập nhập ghi sổ các giao dịch phát sinh sẽ chứa thông tin chi tiết về mọi giao dịch kinh doanh mà bạn nhập — ngày tháng, mô tả, số tiền và tài khoản. Các giao dịch có thể được chia thành các bảng doanh thu và chi phí riêng biệt, hoặc tất cả được gộp chung trong một bảng lớn.
- Cuối cùng, bảng báo doanh thu sẽ là nơi các con số từ bảo dữ liệu chi tiết được sao chép, tự động hoặc bằng tay. Báo cáo doanh thu/ chi phí chứa các tính toán tóm tắt doanh thu/ chi phí, đồng thời cho bạn biết thu nhập ròng. Nếu không có phần tóm tắt này, sẽ không thực sự nắm bắt kịp thời hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 2: Tạo danh mục diễn giải phù hợp với doanh nghiệp.
Vì vậy, với những phần thiết yếu này của hệ thống sổ sách kế toán Excel của bạn, hãy thảo luận về cách bạn có thể lấy một trong những mẫu này, tùy chỉnh nó và sử dụng nó để duy trì sổ sách của mình.
Điều này đang được nói, điều đầu tiên bạn cần làm là tạo danh mục diễn giải. Như bạn có thể thấy trong ví dụ bên dưới, trang danh mục diễn giải sẽ đóng vai trò là điểm tham chiếu của bạn — nhắc nhở bạn cách phân loại các giao dịch khác nhau.
Ví dụ về hạng mục diễn giải trong Excel
Như ảnh chụp màn hình hiển thị này hiển thị, bạn sẽ muốn lập list mọi loại ngân sách hoặc thu nhập mà doanh nghiệp của bạn sử dụng và tạo một loại thông tin tài khoản cho từng loại. Bạn sẽ liệt kê những loại thông tin tài khoản này trong biểu đồ thông tin tài khoản và một lần nữa, bạn sẽ sử dụng trang tính Excel kế toán này để tìm hiểu thêm khi nhập và phân loại những thanh toán giao dịch sau này .
Điều quan trọng cần quan tâm là biểu đồ thông tin tài khoản của bạn không nhất thiết phải giống như biểu đồ này — xét cho cùng, mọi doanh nghiệp đều có thu nhập và ngân sách khác nhau .
Tuy nhiên, ở đầu cuối, để giữ những thông tin tài khoản của bạn trong Excel, mỗi thông tin tài khoản nên được phân loại như sau :
- Thu nhập: Một tài khoản sử dụng để theo dõi tiền vào doanh nghiệp của mình
- Chi phí: Bất kỳ tài khoản nào sử dụng để theo dõi tiền rời khỏi doanh nghiệp của mình
- Giá vốn hàng bán (COGS): Số tiền bỏ ra để tạo ra sản phẩm mà bạn bán cho khách hàng hoặc khách hàng của mình
Bước 3: Tùy chỉnh bảng báo cáo thu nhập.
Khi bạn đã có hạng mục thông tin tài khoản, tiếp theo bạn sẽ muốn tùy chỉnh bảng báo cáo giải trình thu nhập của mình. Trong bảng tính này, ( như bạn sẽ thấy trong hình ảnh bên dưới ), bạn sẽ nhập thông tin từ biểu đồ thông tin tài khoản của mình — bảo vệ gồm có tổng thể những thông tin tài khoản, nhưng giữ chúng được tách biệt tùy theo thu nhập, ngân sách hay giá vốn hàng bán .
Sau khi bạn đã chỉnh sửa báo cáo giải trình thu nhập Bảng kế toán Excel, bạn sẽ muốn bảo vệ sao chép bảng này ( nếu mẫu của bạn chỉ có một ). Để tạo báo cáo giải trình thu nhập hàng tháng, bạn sẽ cần những trang tính riêng cho mỗi tháng. Bạn hoàn toàn có thể tạo 12 bản sao của báo cáo giải trình thu nhập gốc, một bản cho mỗi tháng trong năm — đừng quên dán nhãn cho từng bản và nhập khoanh vùng phạm vi ngày vào ô thích hợp .
Đối với báo cáo thu nhập, một trong những lợi ích của việc sử dụng mẫu tạo sẵn là các công thức đã có sẵn để tính toán tổng chi phí và lợi nhuận ròng của bạn (như được hiển thị ở trên) dựa trên thông tin từ các trang tính khác. Mặt khác, nếu bạn tạo trang tính Excel kế toán của riêng mình, bạn sẽ phải thực hiện các phép tính này theo cách thủ công hoặc tự nhập các công thức kế toán .
Xem thêm: TOP 8 phần mềm xem tivi trên máy tính tốt nhất hiện nay
Bước 4. Thêm một bảng tính nhập liệu để theo dõi hóa đơn.
Mặc dù bước này không bắt buộc để bạn triển khai việc ghi sổ kế toán cơ bản trong Excel, nhưng nó hoàn toàn có thể là một bước hữu dụng về mặt tổ chức triển khai. Để lý giải, khi bạn nhập thu nhập từ những hóa đơn đã giao dịch thanh toán vào bảng tính ghi sổ, bạn sẽ muốn gồm có số hóa đơn. Bằng cách làm này, bạn sẽ hoàn toàn có thể tham chiếu chéo để tránh những lỗi như quên nhập những khoản giao dịch thanh toán hóa đơn hoặc nhập 2 lần những khoản thanh toán giao dịch giống nhau. Việc so sánh chéo sẽ thuận tiện hơn nhiều nếu bạn có một bảng tính riêng để theo dõi những hóa đơn của mình .
Bước 5. Thêm một bảng tính để dự báo dòng tiền.
Một lần nữa, bạn không cần thực thi bước này để quản trị sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ của mình trong Excel. Trên trong thực tiễn, một chương trình dựa trên bảng tính như Excel sẽ không hiệu suất cao để tạo báo cáo giải trình lưu chuyển tiền tệ tương thích mà bạn hoàn toàn có thể san sẻ với những nhà đầu tư tiềm năng. Điều này đã được nói, tuy nhiên, vì quyền lợi của việc lập kế hoạch kinh doanh thương mại của riêng bạn, bạn vẫn hoàn toàn có thể sử dụng một bảng tính đơn thuần để lập kế hoạch dòng tiền của mình từ tháng này sang tháng khác .
Bước 6. Lưu tệp vào một vị trí an toàn trên máy tính.
Sau khi bạn đã chỉnh sửa và thêm tất cả các trang tính khác nhau trong tài liệu kế toán Excel chính của mình, bạn sẽ muốn đảm bảo lưu tệp ở vị trí an toàn trên máy tính hoặc ổ đĩa của mình.
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, không giống như nhiều chương trình phần mềm dựa trên đám mây, chứa thông tin của bạn và cho phép bạn đăng nhập và ra khỏi nền tảng thông qua bất kỳ trình duyệt web nào — bằng cách thực hiện kế toán cơ bản bằng Excel, bạn sẽ chỉ có quyền truy cập vào hệ thống của mình thông qua một tệp này.
Do đó, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tệp được bảo mật, nhưng vẫn có thể truy cập được khi bạn cần nó để thực hiện các tác vụ kế toán hàng ngày của mình.
Cách sử dụng phần mềm kế toán Excel
Tại thời gian này, bạn đã thành công xuất sắc trong việc tạo mạng lưới hệ thống kế toán của riêng mình trong Excel và giờ đây bạn cần thực sự sử dụng nó. Hãy lý giải quy trình đó trông như thế nào :
Nhập và phân loại các giao dịch
Như bạn hoàn toàn có thể nhận thấy, khi chúng tôi bàn luận về cách tạo mạng lưới hệ thống sổ sách kế toán trong Excel, chúng tôi đã không đề cập đến việc tùy chỉnh bảng thanh toán giao dịch. Tại sao vậy ? Không giống như những trang tính khác, bạn sẽ không thực sự cần phải chỉnh sửa trang tính thanh toán giao dịch cho đến khi sử dụng mạng lưới hệ thống của mình .
Trên thực tiễn, nhập và phân loại những thanh toán giao dịch sẽ là một phần chính trong việc quản trị sổ sách kế toán cơ bản của bạn trong Excel. Điều này đang được nói, mỗi khi một thanh toán giao dịch diễn ra, bạn sẽ ghi lại và phân loại nó bằng quy trình tiến độ sau :
- Nhận bản ghi của giao dịch: Mỗi khi giao dịch diễn ra, bạn sẽ cần một bản ghi để tham khảo thông tin liên quan mà bạn sẽ ghi lại trong hệ thống sổ sách kế toán Excel của mình. Hồ sơ này có thể là một bảng sao kê tín dụng hoặc ngân hàng, thông tin trong tài khoản PayPal của bạn hoặc biên lai thanh toán bằng tiền mặt.
- Nhập ngày: Dựa trên hồ sơ bạn có, bạn sẽ nhập ngày giao dịch được ghi vào cột thích hợp.
- Mô tả và phân loại giao dịch: Tiếp theo, bạn sẽ nhập tài khoản có liên quan vào cột thích hợp (như hình bên dưới). Bạn sẽ điền vào giao dịch là gì, số tiền là bao nhiêu và sau đó là danh mục dựa trên những giao dịch bạn đã thiết lập trong biểu đồ tài khoản của mình. Bạn sẽ muốn đảm bảo danh mục xuất hiện chính xác như được viết trong biểu đồ tài khoản.
Tạo bảng tính báo cáo doanh thu
Sử dụng tiến trình nhập thanh toán giao dịch này, bạn sẽ quản trị sổ sách kế toán doanh nghiệp trong Excel hàng ngày. Tuy nhiên, vào cuối mỗi tháng, bạn sẽ muốn sử dụng bảng báo cáo giải trình thu nhập mà chúng tôi đã diễn đạt ở trên để hiểu rõ hơn về thu nhập, ngân sách và doanh thu của mình .
Một lần nữa, trong trường hợp này, một mẫu được tạo sẵn sẽ rất có ích, vì hầu hết những mẫu này đã được lập trình sẵn những công thức để tạo báo cáo giải trình thu nhập của bạn ( còn được gọi là báo cáo giải trình lãi và lỗ ). Với những mẫu này, thông tin sẽ được lấy từ bảng thanh toán giao dịch của bạn dựa trên ngày — vì thế, điều quan trọng hơn là bảo vệ bạn đã nhập tài liệu này một cách đúng mực .
Mặt khác, nếu bạn không sử dụng mẫu có những công thức được tạo sẵn, bạn sẽ phải giám sát thủ công bằng tay thông tin để điền vào báo cáo giải trình thu nhập của mình. Để làm điều này, bạn sẽ xem xét những thanh toán giao dịch của mình trong khoảng chừng thời hạn và sau đó thêm tổng số cho từng thông tin tài khoản. Ví dụ : nếu bạn có ba thanh toán giao dịch ngân sách được phân loại là “ Máy tính hoặc Thiết bị ”, bạn sẽ lấy số tiền từ ba thanh toán giao dịch đó và cộng chúng lại với nhau – dẫn đến tổng số “ Máy tính hoặc Thiết bị ” của bạn trong tháng. Có thể có ích khi tạo một trang thống kê giám sát riêng trong tài liệu chính của bạn, nơi bạn hoàn toàn có thể theo dõi và triển khai những phép tính này ( tương tự kỹ thuật số của một mẩu giấy nháp để đo lường và thống kê ) .
Thông qua quy trình này, bạn sẽ hoàn toàn có thể đo lường và thống kê và điền vào toàn bộ những phần của báo cáo giải trình thu nhập của mình — lệch giá, ngân sách bán hàng và ngân sách .
Khi bạn đã hoàn thành báo cáo thu nhập trong tháng, bạn sẽ muốn đảm bảo lưu tệp sổ sách kế toán Excel của mình. Bạn cũng có thể quyết định lưu một tệp riêng trên máy tính của mình với báo cáo thu nhập của tháng — điều này sẽ đặc biệt hữu ích cho kế toán viên tham khảo khi đề cập đến thuế kinh doanh hoặc lập kế hoạch tài chính khác.
Khi bạn cần phần mềm kế toán hoặc sổ sách kế toán
Như bạn hoàn toàn có thể thấy, việc tạo và duy trì mạng lưới hệ thống sổ sách kế toán Excel là một quy trình cực kỳ thủ công bằng tay. Bạn sẽ không chỉ cần tìm một mẫu hoặc tạo mẫu của riêng mình mà còn cần quản trị tệp theo quá trình hàng ngày — nhập những thanh toán giao dịch dựa trên những bản ghi bên ngoài và thậm chí còn hoàn toàn có thể thực thi những đo lường và thống kê thiết yếu để tạo ra một báo cáo giải trình thu nhập hàng tháng. Do đó, bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào, việc ghi sổ kế toán cơ bản trong Excel sẽ tốn nhiều thời hạn và rất dễ xảy ra lỗi .
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không hề tạo ứng dụng kế toán Excel và quản trị nó một cách hiệu suất cao. Nếu bạn đang có một doanh nghiệp rất nhỏ hoặc bận rộn, một mạng lưới hệ thống kế toán Excel hoàn toàn có thể là toàn bộ những gì bạn cần. Mặt khác, nếu bạn có kế hoạch tăng trưởng hoặc lan rộng ra hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của mình ở bất kể năng lực trong thực tiễn nào, bạn sẽ muốn góp vốn đầu tư vào ứng dụng kế toán .
Làm thế nào để bạn biết khi nào bạn cần khởi đầu sử dụng nền tảng ứng dụng kế toán ? Nói chung, chúng tôi khuyên toàn bộ những doanh nghiệp nên chọn chiêu thức này để quản lý tài chính doanh nghiệp ( đặc biệt quan trọng khi xem xét rằng có những giải pháp ứng dụng kế toán không tính tiền trên mạng ), tuy nhiên, nếu bạn không chắc liệu loại ứng dụng không tính tiền này có tương thích với mình hay không., bạn hoàn toàn có thể tự hỏi mình 1 số ít câu hỏi sau :
• Bạn có thấy rằng việc ghi sổ kế toán trên Excel mất quá nhiều thời gian và công sức không?
• Bạn có thấy rằng việc nhập dữ liệu gặp nhiều khó khan và hay bị lỗi không?
• Bạn có muốn quản lý sổ sách kế toán của mình trong một hệ thống tự động lấy các giao dịch và phân loại chúng không?
• Bạn có muốn có thể truy cập vào hệ thống kế toán của mình ở bất cứ nơi nào bạn có internet không?
Về cơ bản, nếu câu vấn đáp của bạn cho bất kể câu hỏi nào trong số này là “ có ”, thì bạn nên xem xét một ứng dụng kế toán. Bất kỳ ứng dụng nào bạn chọn sẽ trở nên dễ tiếp cận hơn, đúng mực hơn và dễ quản trị và sử dụng hơn. Thêm vào đó, khi doanh nghiệp của bạn tăng trưởng, việc quản trị mạng lưới hệ thống sổ sách kế toán bằng Excel của bạn sẽ ngày càng trở nên khó khăn vất vả hơn .
Các giải pháp thay thế hàng đầu cho phần mềm kế toán Excel
Do đó, nếu bạn quyết định hành động rằng việc sử dụng ứng dụng kế toán Excel không phải là con đường tương thích với bạn hoặc nếu bạn tăng trưởng mạng lưới hệ thống của mình, bạn hoàn toàn có thể xem xét những lựa chọn sửa chữa thay thế số 1 sau :
Phần mềm kế toán trả phí
Nếu bạn có kế hoạch phát triển hoặc xây dựng cơ bản doanh nghiệp của mình, chắc chắn bạn sẽ muốn xem xét đầu tư vào một trong những giải pháp này, ngay cả khi bạn chỉ bắt đầu với một kế hoạch cơ bản. Đặc biệt, bạn có thể xem xét phần mềm kế toán SCTT Accounting: Một trong những giải pháp phần mềm kế toán phổ biến nhất cho các doanh nghiệp, có thể đáp ứng nhiều loại hình doanh nghiệp — đặc biệt là những doanh nghiệp thương mại.
Xem thêm: Hướng dẫn gỡ phần mềm mặc định trên MIUI 12 mà không cần root máy
Phần mềm kế toán Excel: Điểm mấu chốt
Vì vậy, như chúng tôi đã trình diễn, bằng cách làm theo một vài bước đơn thuần, bất kể kế toán nào cũng hoàn toàn có thể tạo ứng dụng kế toán excel. Tuy nhiên, nếu bạn đang có kế hoạch quản trị sổ sách kế toán cơ bản của doanh nghiệp bằng Excel, chúng tôi khuyên bạn nên khởi đầu với một mẫu ứng dụng kế toán excel có chứa hạng mục thông tin tài khoản, bảng ghi sổ chi tiết cụ thể và bảng báo cáo giải trình kinh tế tài chính và hoàn toàn có thể sửa đổi những bảng tính này .
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là quản lý hệ thống sổ sách kế toán bằng phần mềm kế toán Excel sẽ là một quá trình thủ công và tốn thời gian. Do đó, nếu bạn đang tìm kiếm cách đơn giản và hiệu quả để quản lý tài chính doanh nghiệp của mình, chúng tôi khuyên bạn nên khám phá các giải pháp phần mềm kế toán khác nhau và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với bạn.
Mặc dù có vẻ dễ dàng truy cập và quen thuộc với Excel, một phần mềm kế toán như SCTT Accounting rất có thể sẽ dễ dàng hơn cho hầu hết các chủ doanh nghiệp sử dụng để duy trì sổ sách kế toán hàng ngày.
Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay
