Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30

1. Chỉ trình bày trên khổ giấy A4

Cách trình bày văn bản chuẩn Nghị địnhh 30 (Ảnh minh họa)
 

Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 như trước, thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

Ngoài ra, cách căn lề được quy định như sau:Ngoài ra, cách căn lề được pháp luật như sau :- Lề trên : cách mép trên từ 2 – 2,5 cm ;- Lề dưới : cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm ;- Lề trái : cách mép trái từ 3 – 3,5 cm ;- Lề phải : cách mép phải từ 1,5 – 2 cm .

2. Chọn phông chữ và cỡ chữ sao cho đúng?

Dù nội dung khác nhau nhưng bất kể một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001 .

Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản .

Ví dụ :- Phần Quốc hiệu và tiêu ngữ gồm 2 dòng chữ :

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Theo đó, Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13.Theo đó, Quốc hiệu “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” : Được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13 .Tiêu ngữ “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” : Được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 .

3. Cách ghi tên cơ quan phát hành văn bản

Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan phát hành, đặc biệt quan trọng là những người mới vào nghề .Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng :- Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản gồm tên của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ( nếu có ) .- Tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng, được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng .- Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 – 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .

4. Số, ký hiệu văn bản viết thế nào ?

* Số của văn bản

Khi đọc những thông tin, quyết định hành động của Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân chắc rằng ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia .Ý nghĩa của số văn bản như sau :Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trong một năm được ĐK tại Văn thư cơ quan theo pháp luật, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập .Trường hợp những Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi chung là tổ chức triển khai tư vấn ) được ghi là “ cơ quan ban hành văn bản ” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai để phát hành văn bản thì phải lấy mạng lưới hệ thống số riêng .Từ “ Số ” được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Số ” có dấu hai chấm ( 🙂 ; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước .
Cách viết số, ký hiệu văn bản (Ảnh minh họa)Cách viết số, ký hiệu văn bản ( Ảnh minh họa )

* Ký hiệu của văn bản

Tương tự như những thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, không phụ thuộc vào vào ý muốn của người soạn thảo .Theo đó, ký hiệu của văn bản gồm có chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản .Đối với Công văn, ký hiệu gồm có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước phát hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị chức năng soạn thảo hoặc nghành nghề dịch vụ được xử lý .Ký hiệu của văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng .Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ), giữa những nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( – ), không cách chữ .

Ví dụ:

Nghị định do nhà nước phát hành : Số : … / NĐ-CPQuyết định do Thủ tướng nhà nước phát hành : Số : … / QĐ-TTgCông văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo : Số : … / BTC-CST…

5. Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Theo đó tổng thể những văn bản khi phát hành đều phải ghi tên loại trừ công văn .Văn bản hành chính gồm có tổng thể 32 thể loại, trong đó nổi bật có một số ít loại thường gặp như :Nghị quyết ( riêng biệt ), Quyết định ( riêng biệt ), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy ghi nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy trình làng, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường …

Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “nằm lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể:
 

STT

Tên loại văn bản hành chính

Chữ viết tắt

1. Nghị quyết ( riêng biệt ) NQ 2. Quyết định ( riêng biệt ) QĐ 3. Chỉ thi CT 4. Quy chế QC 5. Quy định QyĐ 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Hướng dẫn HD 9. Chương trình CTr 10. Kế hoạch KH 11. Phương án PA 12. Đề án ĐA 13. Dự án DA 14. Báo cáo BC 15. Biên bản BB 16. Tờ trình TTr 17. Hợp đồng hợp đồng 18. Công điện CĐ 19. Bản ghi nhớ

BGN

20. Bản thỏa thuận hợp tác BTT 21. Giấy ủy quyền GUQ 22. Giấy mời GM 23. Giấy trình làng GGT 24. Giấy nghỉ phép GNP 25. Phiếu gửi PG 26. Phiếu chuyển PC 27. Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y SY 2. Bản trích sao TrS 3. Bản sao lục SL

6. Ký tên, đóng dấu thế nào cho chuẩn ?

* Cách ký tên

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử .Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:Việc ghi quyền hạn của người ký được triển khai như sau :- Trường hợp ký đại diện thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM. ” vào trước tên tập thể chỉ huy hoặc tên cơ quan, tổ chức triển khai .- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “ Q. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thì phải ghi chữ viết tắt “ KT. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm hoặc điều hành quản lý thì triển khai ký như cấp phó ký thay cấp trưởng .- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “ TL. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “ TUQ. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .Ví dụ:
Ví dụ :Lưu ý :- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và những thương hiệu danh dự khác .- Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.- Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký so với văn bản của những đơn vị chức năng vũ trang nhân dân, những tổ chức triển khai sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản trị ngành, nghành pháp luật .

* Cách đóng dấu

– Đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai : Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký .- Đóng dấu treo : Các văn bản phát hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục : Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc tiêu đề phụ lục .- Đóng dấu giáp lai : Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản .Xem thêm:

7. Sơ đồ cách trình diễn văn bản dễ hiểu nhất

Xem thêm : Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai

Để có thể dễ dàng trình bày một văn bản bất kỳ nói chung hoặc văn bản hành chính nói riêng, bạn đọc tham khảo sơ đồ cách trình bày văn bản dưới đây:
 

Sơ đồ cách trình bày văn bảnSơ đồ cách trình diễn văn bảnTrong đó : Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 : Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và thời hạn phát hành văn bản 5 a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5 b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản 7 a, 7 b, 7 c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai 9 a, 9 b : Nơi nhận 10 a : Dấu chỉ độ mật 10 b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành 12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại cảm ứng ; số Fax.

14

: Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Với 8 quy tắc trên đây, LuatVietnam mong muốn giúp Quý khách có thể soạn thảo văn bản một cách chuyên nghiệp không chỉ chuẩn mà còn đẹp đồng thời Quý khách có thể cập nhật các tin tức liên quan Với 8 quy tắc trên đây, LuatVietnam mong ước giúp Quý khách hoàn toàn có thể soạn thảo văn bản một cách chuyên nghiệp không chỉ chuẩn mà còn đẹp đồng thời Quý khách hoàn toàn có thể update những tin tức tương quan tại đây

Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP