Trong công tác văn thư nói riêng và trong việc ban hành công việc quy phạm pháp luật nói chung, việc thống nhất giữa cách trình bày văn bản sẽ giúp cho người đọc hiểu được kết cấu cũng như dễ tìm kiếm nội dung trong văn bản. Ở nội dung bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ tư vấn giải đáp về quy định của pháp luật về thể thức văn bản.
Mục lục bài viết
Thể thức văn bản là gì?
Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cầu thành văn bản, gồm có những thành phần chính vận dụng so với tổng thể những loại văn bản và những thành phần bổ trợ trong những trường hợp đơn cử hoặc so với một số ít loại văn bản nhất định. ( địa thế căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác làm việc văn thư phát hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 ) .
Cách thành phần thể thức văn bản
Cũng theo quy định tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản .
– Số, ký hiệu của văn bản .
– Địa danh và thời hạn phát hành văn bản .
– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản .
– Nội dung văn bản .
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền .
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai .
– Nơi nhận .
Ngoài ra, văn bản hoàn toàn có thể bổ trợ thêm những thành phần khác như :
– Phụ lục .
– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành .
– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành .
– Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại thông minh ; số Fax .
Ví dụ thể thức văn bản
a ) Ví dụ Tên của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản phải được ghi khá đầy đủ hoặc được viết tắt theo lao lý tại văn bản xây dựng, lao lý công dụng trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai cỗ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động giải trí hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền .
BỘ CÔNG THƯƠNG | TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG |
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN | ỦY BAN NHÂN DÂN |
b ) Ví dụ Tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp hoàn toàn có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân ( Ủy Ban Nhân Dân ), Hội đồng nhân dân ( HĐND ), Nước Ta ( việt nam )
UBND TỈNH QUẢNG NINH | VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN |
Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản như thế nào?
Thể thức văn bản ngoài việc thể hiện ra ở các thành phần chính của văn bản còn thể hiện ở phông chữ, khổ giấy, cách đánh số thứ tự, nội dung bài… Cụ thể như sau:
+ Font (phông) chữ dùng trong văn bản là gì?
Font ( phông ) chữ dùng trong văn bản là khái niệm để chỉ một tập hợp khá đầy đủ những ký tự và thuộc tính mà khi sử dụng người ta hoàn toàn có thể tạo ra một văn bản vừa đủ, thống nhất về hình dạng, font chữ gồm có mạng lưới hệ thống những chữ cáo, bộ số, ký tự đặc biệt quan trọng, dấu câu và có đặc trưng riêng, thống nhất không bị lỗi về mẫu mã, kích cỡ .
Theo Phụ lục I phát hành kèm theo Nghị định 30/2020 / ND-CP lao lý về sử dụng font chữ : chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001, màu đen .
+ Khổ giấy dùng trong thể thức văn bản?
Khổ giấy lúc bấy giờ theo tiêu chuẩn quốc tế EN ISO 216 xuất phát từ DIN 476 do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra năm 1922, song song với tiêu chuẩn đó còn có mạng lưới hệ thống khác như tại Hoa Kỳ và Canada. Và ở Nước Ta đang vận dụng khổ giấy do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra .
Các khổ giấy theo tiêu chuẩn EN ISO 216 sẽ có những cỡ từ A0, A1 … cho đến A12 với kích cỡ nhỏ dần từ A0 đến A12 .
Về thể thức văn bản tại Việt Nam được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297 mm.
+ Cách đánh số thứ tự trong thể thức văn bản?
Theo Nghị định 30/2020 / NĐ-CP hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính như sau :
Ở “ Phần ”, “ Chương ” được trình diễn in đậm và đánh số La Mã ( Phấn I, Phấn II, Chương I, Chương II … )
Ở “Mục”, “Tiểu mục” được đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…)
Ở “ Điều ”, “ Khoản ” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập ( Điều 1, Điều 2 … )
Thứ tự những “ Điểm ” trong mỗi khoản sẽ được dùng theo thứ tự của bảng vần âm tiếng Việt ( a, b, c, d … )
+ Quy định tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản
Trước đây, theo Thông tư 01 có một số ít trường hợp không được ghi tên cơ quan chủ quản thì theo Nghị định 30 đã bãi bỏ những trường hợp đó .
Tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản được quy định như sau:
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản là tên chính thức, vừa đủ của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước của người có thẩm quyền phát hành văn bản .
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản gồm có : tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp .
– Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố thường trực Trung ương hoặc Q., huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị xã nơi cơ quan đóng trụ sở .
– Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng .
– Tên cơ quan phát hành văn bản được trình diễn chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13 .
+ Tiêu đề thể hiện nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai han hành ; trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung hầu hết của văn bản. Phần tiêu đề biểu lộ nội dung văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Đối với công văn, sau chữ “ V / v ” nội dung sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6 pt với số và ký hiệu văn bản .
+ Nội dung thể hiện trong văn bản như thế nào?
Nội dung biểu lộ trong văn bản được pháp luật như sau :
– Căn cứ phát hành văn bản :
Căn cứ phát hành gồm có văn bản pháp luật thẩm quyền, công dụng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và những văn bản pháp luật nội dung, cơ sở để phát hành văn bản. Căn cứ phát hành văn bản được ghi rất đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan phát hành, ngày tháng năm phát hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản ( riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan phát hành ) .
Căn cứ được trình diễn bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình diễn dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ; sau mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy ( ; ), dòng sau cuối kết thúc bằng dấu chấm (. ) .
– Viện dẫn văn bản : Lần đầu viện dẫn việc làm có tương quan phải ghi rất đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời hạn phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản, trishc yếu nội dung văn bản. Từ những lần viện dẫn sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó .
– Bố cục của nội dung văn bản sẽ tùy theo tên loại và nội dung : phần địa thế căn cứ pháp lý, phần khởi đầu, phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chi thành những phần, mục lớn nhỏ theo một trình tự nhất định .
– Trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm :
“ Phần ”, “ Chương ” được trình diễn trên một dòng riêng, chữ thường cỡ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm ; tiêu đề được trình diễn ngay đưới, canh giữa, chữ in hoa cỡ 13 – 14, kiểu đứng, đậm .
“ Mục ”. “ Tiểu mục ” được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, chữ thường cỡ 13 – 14, kiể chữ đứng, đậm ; tiêu đề được trình diễn ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa cỡ 13 – 14, kiểu đứng, đậm .
“ Điều ” được trình diễn lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm, sau số thứ tư có dấu chấm, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm .
“ Khoản ” sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm, nếu khoản có tiêu đề thì phần tiêu đề được ghi một dòng riêng cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm .
“ Điểm ” có đóng dấu ngoặc đơn ở phần thứ tự điểm, chữ thường, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng .
– Thể thức văn bản quy định nội dung được trình bày bằng chữ in thường, canh đều 02 lề, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14, chữ cái đầu dòng viết hoa và lùi vào 1cm hoặc 1,27 cm, khoảng cách tối thiểu giữa các đoạn là 6pt, khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines
+ Chữ ký và dấu của người có thẩm quyền sẽ ký trong thể thức văn bản
Người có thẩm quyền ký trong văn bản hành chính phải được có đủ thông tin về chức vụ, chức vụ, chữ ký và ghi rõ họ tên. Vị trí chữ ký sẽ được hướng dẫn trong Phụ lục I Nghị định 30 / / 2020. Đối với hình ảnh, chữ ký số phải là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạnh Portable Network Graphics (. png ) nền trong suốt .
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích cỡ bằng kích cỡ trong thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái .
+ Bổ sung quy định về Phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có hướng dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì những Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục .
tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được phát hành gồm có : số, ký hiệu văn bản, thời hạn phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản. tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen .
tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục ( Kèm theo văn bản số … / … – … ngày …. tháng …. năm …. ) được ghi khá đầy đủ so với văn bản giấy ; so với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại những vị trí này .
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực thi ký số văn bản và không thực thi ký số lên Phụ lục .
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực thi ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên từng tệp tin kèm theo .
Những thay đổi thể thức văn bản năm 2021
Hiện nay, việc trình bày thể thức văn bản được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư do Chính phủ ban hành và có hiệu lực áp dụng từ ngày ngày 05 tháng 03 năm 2020. Hiện nay, văn bản này đang được áp dụng và chưa có văn bản thay thế. Chính vì thế, khi sang năm 2021 thể thức văn bản vẫn sẽ áp dụng theo Nghị định 30 và không có sự thay đổi nào.
Nghị định nào quy định về thể thức văn bản
Liên quan đến thể thức văn bản hành chính hiện nay được quy định bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Bên cạnh đó còn có Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước cũng có liên quan đến thể thức văn bản.
Ngoài ra, ở một số ít bộ, ngành cũng có những pháp luật riêng vận dụng cho thể thức văn bản trong bộ, ngành đó .
Trên đây là nội dung bài viết về thể thức văn bản. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Hoàng Phi.
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
