Mục lục bài viết
Ví dụ minh họa
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu gồm 6 cột và 200 dòng. Hãy lập báo cáo theo từng mã hiệu của từng khách hàng ” Doanh nghiệp” trong chương trình ”Tiết kiệm” của Chi nhánh ”CN2“.
Bạn đang đọc: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PIVOT TABLE TRONG EXCEL ĐƠN GIẢN NHẤT
Nếu không biết đến tính năng Pivot Table, có lẽ rằng báo cáo giải trình này sẽ vô cùng phức tạp. Thế nhưng, với tính năng này, hãy cùng xem việc lập báo cáo giải trình đơn thuần đến chừng nào nhé .Hãy cùng thực hành thực tế ví dụ này bằng cách tải file đính kèm bài viết và làm theo hướng dẫn bên dưới .
Phân tích yêu cầu và định hình cấu trúc báo cáo
Không chỉ tới khi làm báo cáo giải trình trên Pivot Table mới làm bước này, mà bạn cần làm mỗi khi gặp phải nhu yếu báo cáo giải trình. Việc nghiên cứu và phân tích nhu yếu sẽ giúp bạn nhận ra tiềm năng của báo cáo giải trình, những đối tượng người tiêu dùng có tương quan tới báo cáo giải trình. Từ đó, sẽ hoàn toàn có thể tưởng tượng, định hình được cấu trúc của bảng báo cáo giải trình. Đây là một bước rất quan trọng, mang tính quyết định hành động cho việc báo cáo giải trình đúng hay sai, khoa học hay không .Các bước bạn đọc cần làm như sau :
Xét các đối tượng liên quan đến báo cáo
- Báo cáo theo mã hiệu: có liên quan tới cột Mã hiệu, lọc ra những mã hiệu của khách hàng là ”Doanh nghiệp”
- Báo cáo theo khách hàng là ”Doanh nghiệp”: Trong cột Khách hàng, chỉ xét những đối tượng là ”Doanh nghiệp”
- Báo cáo theo chương trình là ”Tiết kiệm”: Trong cột Chương trình, chỉ xét những đối tượng là ”Tiết kiệm”
- Báo cáo theo chi nhánh: Trong cột Chi nhánh, chỉ xét những đối tượng là ”CN2”
- Kết quả cần tính toán, báo cáo là Số tiền
Xác định mối quan hệ của các đối tượng
Bố cục của bảng báo cáo giải trình được thiết kế xây dựng như thế nào nhờ vào vào việc xác lập mối quan hệ của những đối tượng người dùng .Ở ví dụ này, mối quan hệ được xác lập như sau :<
–>
- Mã hiệu và Khách hàng: 2 trường dữ liệu này có liên quan tới nhau. Trong trường hợp này Khách hàng là đối tượng tổng quát, theo nhóm; Mã hiệu là đối tượng chi tiết, theo từng mã. Trong bố cục báo cáo thì 2 nội dung này phải nằm trên cùng 1 mục (1 chiều báo cáo).
- Chương trình: Chương trình không phụ thuộc vào đối tượng nào, do đó sẽ nằm trên 1 mục (1 chiều báo cáo). Nếu Mã hiệu và Khách hàng nằm trên chiều Theo dòng thì Chương trình sẽ nằm trên chiều Theo cột (hoặc ngược lại).
- Chi nhánh: Đối tượng này cũng đóng vai trò độc lập, nên có thể đặt ở chiều thứ 3 của báo cáo.
- Số tiền: Đây là kết quả cần tính của báo cáo. Kết quả sẽ xác định tại vị trí giao điểm của các chiều báo cáo.
— >Do đó, bạn hoàn toàn có thể tưởng tượng được bố cục tổng quan báo cáo giải trình sẽ được thiết kế xây dựng như sau :
- Dạng thứ 1: Bố cục theo chiều dọc. Ở dạng này số lượng cột ít hơn số lượng dòng. Căn cứ theo trường dữ liệu nào có nhiều nội dung sẽ sắp xếp trên các dòng.
- Dạng thứ 2: Bố cục theo chiều ngang. Ở dạng này số lượng cột nhiều hơn số lượng dòng.
Thông thường, báo cáo theo dạng thứ 1 thường được sử dụng phổ biến. Bởi trong Excel ưu tiên các báo cáo có cấu trúc theo chiều dọc.
Sử dụng Pivot Table để lập báo cáo
Các thao tác mà bạn đọc cần triển khai như sau :
- Chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách chọn 1 vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu rồi bấm phím tắt Ctrl + * (phím Ctrl và phím dấu *)
- Trong thẻ Insert chọn Pivot Table. Chọn nơi đặt Pivot Table là 1 trang tính (sheet) mới (chọn New Worksheet)
3. Xác định những thành phần trong báo cáo giải trình bằng Pivot TableĐể triển khai bước này, tất cả chúng ta phải địa thế căn cứ vào những nhu yếu của báo cáo giải trình :
- Từng mã hiệu của khách hàng là khách lẻ. Do đó, trong Rows đặt 2 trường Mã hiệu và Khách hàng
- Chương trình là Tiết kiệm. Do đó, trong Columns đặt trường Chương trình
- Chi nhánh là CN2. Do đó, trong Filters đặt trường Chi nhánh
- Kết quả báo cáo là Số tiền. Do đó, trong Values đặt trường Số tiền.
Ta được tác dụng báo cáo giải trình như sau :
4. Sau khi tạo ra Pivot Table, bạn đọc cần thực thi lọc những đối tượng người tiêu dùng của báo cáo giải trình để tương thích với nhu yếu báo cáo giải trình :
- Chi nhánh: Chọn CN2
- Khách hàng: Chọn Doanh nghiệp
- Chương trình: Chọn Tiết kiệm
Cuối cùng, hiệu quả thu được như sau :
Thật đơn thuần phải không nào ? Qua bài đọc này, những bạn đã hoàn toàn có thể tự thiết lập những báo cáo giải trình theo điều kiện kèm theo với Pivot Table chỉ bằng vài cú Click chuột, kéo và thả chuột. Để khám phá những kiến thức và kỹ năng hữu dụng như này, hãy đọc những bài viết trên blogs của Gitiho nhé !Bài viết tìm hiểu thêm khác :HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN : AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾHướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Tài liệu kèm theo bài viết
Excel-Data-bao-cao-pivot-table.xlsxTải xuống
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
