Sử dụng công thức và hàm trong Excel – TTTH

Bài này thuộc chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Excel 2007, bạn có thể click vào để xem các bài khác cùng chuyên đề này.

Công thức là cốt lõi của bảng tính Excel, là cốt lõi và tinh túy của MS Excel, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để đo lường và thống kê từ các tài liệu tàng trữ trên bảng tính, khi tài liệu biến hóa các công thức này sẽ tự động hóa update các đổi khác và tính ra tác dụng mới giúp tất cả chúng ta đỡ tốn công sức của con người tính lại nhiều lần .
Bài này trình làng về cách sử dụng công thức và hàm trong excel, cũng như cách sử dụng và ý nghĩa các hàm thông dụng .

Đợi đã, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa.

1. Giới thiệu công thức và hàm

1.1. Công thức

Công thức là cốt lõi của bảng tính Excel, là cốt lõi và tinh túy của MS Excel, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để thống kê giám sát từ các tài liệu tàng trữ trên bảng tính, khi tài liệu đổi khác các công thức này sẽ tự động hóa update các đổi khác và tính ra hiệu quả mới giúp tất cả chúng ta đỡ tốn sức lực lao động tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì ?
Xem lại bài trước, Bài 1 : Làm quen với bảng tính Excel 2007, các thao tác cơ bản
Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó khởi đầu là dấu = và sau đó là sự tích hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm .

Dưới đây là hình mô tả công thức và hàm trong Excel:

Bảng các toán tử trong công thức thường dùng với Excel 2007 :

Bảng thứ tự ưu tiên của các toán tử trong Excel 2007

1.2. Hàm

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng thống kê giám sát hoặc triển khai một tính năng nào đó. Việc dử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp tất cả chúng ta tiết kiệm chi phí được rất nhiều thời hạn so với thống kê giám sát thủ công bằng tay không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất phong phú bao trùm nhiều nghành nghề dịch vụ, có những hàm không nhu yếu đối số, có những hàm nhu yếu một hoặc nhiều đối số, và các đối số hoàn toàn có thể là bắt buộc hoặc tự chọn .

Ví dụ:

= Rand ( ) hàm không có đối số
= If ( A1 > = 5, ” Đạt ”, ” Rớt ” ) hàm có 3 đối số
= PMT ( 10 %, 4,1000, , 1 ) hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn không bắt buộc phải có .

Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs, CountIfs, IfError, SumIf và nhóm hàm Cube. Excel 2007 có các nhóm hàm chính như:

• Add-In và DDE: Call, Registed.ID,…
• Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…
• Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…
• Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….
• Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…
• Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…
• Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…
• Hàm luận lý: If, And, Or,…
• Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, Hlookup, OffSet,…
• Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…
• Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…
• Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…
• Các hàm tự tạo

1.3. Nhập công thức và hàm

Nhập công thức trong Excel rất đơn thuần, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự phối hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn hoàn toàn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một điều rất là quan tâm khi thao tác trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các số lượng, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng tham chiếu .
Vì dụ :

Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần
phải chỉnh lại công thức.

Giả sử các ô C2 : G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat ( Xem lại cách đặt tên vùng ở bài số 1 ) thì trong quy trình nhập công thức bạn hoàn toàn có thể làm như sau :
B1. Tại ô B4 nhập vào = NPV (
B2. Nhấn F3, hành lang cửa số Paste Name hiện ra
B3. Chọn LaiSuat và nhấn OK
B4. Nhập dấu phẩy (, ) và gõ F3
B5. Chọn DongTien và nhấn OK
B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu +
B7. Nhấp chuột vào ô B2
B8. Nhấn phím Enter

Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng  thư viện hàm. Khi  bạn  muốn  sử  dụng  hàm  nào  chỉ  việc  vào  …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

 chọn hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể nhấn vào nút…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

để gọi hộp thoại  Insert Function  một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về hàm này bạn chỉ cần nhấn vào Help on this function.

1.4. Tham chiếu trong công thức

Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự
thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:

Lưu ý : Dấu USD trước thứ tự cột là cố định và thắt chặt cột và trước thứ tự dòng là cố định và thắt chặt dòng

Thủ thuật hay, click để xem

Thủ thuật hay, click để xem

Nhấn phím F4 nhiều lần để ( tuyệt đối ) cố định và thắt chặt / bỏ cố định và thắt chặt dòng hoặc cột .

Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.

B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ phím tắt…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Vào các ô D3, D4… D14 ta thấy công thức các dòng tự động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.

B2. Tại ô E2 nhập vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14. Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.

B3. Tại ô D15 nhập vào = Sum ( D2 : D14 ) và chép sang ô E15 .

Lưu ý:

Thủ thuật về cách kéo để copy công thức

Thủ thuật về cách kéo để copy công thức

Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới

(1) Dùng chuột kéo phần dưới của ô công thức đến một ô cũng sử dụng cùng một công thức, sau đó thả chuột ra.
(2) Nút Auto Fill Options xuất hiện và kết quả cũng hiện ra

Xem thêm Các Cách Sử Dụng Fill Handle Trong Excel
Trong một vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực thi hơn việc tạo ra một công thức mới. Trong ví dụ trên bạn đã được xem qua việc copy công thức tổng số tiêu tốn trong tháng 1 để ứng dụng tổng số tiêu tốn cho tháng 2 .

Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên dưới bên phải của ô B7 đến khi con trỏ trở thành dấu thập màu đen (+). Kế tiếp kéo phần fill handle    sang ô C7. Khi phần fill handle được thả ra, thì tổng giá trị ô C7 xuất hiện với giá trị 126.93. Công thức xuất hiện trên thanh công thức là =SUM(C3:C6), khi bạn click vào ô C7.

Sau khi copy công thức, nút Auto Fill Options   xuất hiện để bạn có thêm chọn lựa format, nhưng trong trường hợp trên bạn không cần sử dụng chúng. Nút  sẽ biến mất khi bạn click vào một ô khác.

Bạn cũng có thể copy công thức bằng cách nhấp double chuột vào nút fill handle. Xem thêm bài 3 Phím Tắt Trong Excel Có Thể Bạn Chưa Biết

1.5. Tính toán trong bảng ( Table )

Dây là tính năng mới trong Excel 2007, trong bảng biểu ta có thể dùng tên cột để làm tham chiếu tính toán (xem lại bài 1). Muốn chuyển một danh sách thành bảng biểu ta hãy đặt ô hiện hành vào trong vùng danh sách, sau đó vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

  Chọn My table has headers nếu có > OK. Lưu ý các bảng được đặt tên tự động.

B1. Tính cột Thành tiền: chọn ô D2 và nhập vào =[Số lượng]* …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

và Enter. Excel sẽ tự động sao chép công thức xuống giúp bạn.

B2. Tính cột Tiền VND: chọn ô E2 và nhập vào = …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

và Enter. Excel sẽ tự động sao chép công thức xuống giúp bạn.

B3. Thêm dòng tính Tổng hãy để ô hiện hành vào bảng: …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

chọn Total Row.

Thủ thuật hay, click xem

Thủ thuật hay, click xem

Nhấn để tạo bảng. 

1.6. Các lỗi thông dụng và 1 số ít quan tâm

Các lỗi thông dụng

# # # # #
Một khi dấu # # # # # Open trên bang tính thì nó cho biết do bị lỗi hoặc cột quá hẹp để hiển thị hiệu quả của nó .
Thỉnh thoảng Excel không hề giám sát hiệu quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất :

#####: Cột không đủ rộng để hiện thị kết quả trong ô, nên kéo chiều rộng cho ô.

# REF ! : Một giá trị không hợp lệ. Các ô bị xóa hoặc bị dán đè giá trị khác lên .

#NAME?: Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó. Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó sẽ hiện ra nút  để bạn có thể sửa sai.

# DIV / 0 !

 …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

# NAME ?

 …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

# N / A

 …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

# NULL !

 …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

# NUM !

 …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

# REF !

 …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

# VALUE !

 …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Tham chiếu vòng

Trong một số trường hợp nhập công thức thì bạn nhận được hộp thoại thông báo tham chiếu vòng (Circular Reference) vì trong công thức có sử dụng giá trị trong ô mà bạn đang nhập công thức.

Ví dụ : Tại ô A3 bạn nhập vào công thức = A1 + A2 + A3

Nếu các phép tính của bạn yêu cầu phải tham chiếu vòng thì bạn vào nút Office >  …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Enable iterative calculation

• Maximun Iterations: Số lần tính vòng tối đa
• Maximun Change: Sự thay đổi tối đa của giá trị

Ví dụ : Ô A1 chứa số 2, ô A2 chứa số 3, ô A3 nhập vào công thức = A1 + A2 + A3 và với thiết lập tính vòng như trên thì hiệu quả ô A3 lần tiên phong sau khi nhập công thức là 15 .

Tùy chọn tính toán (Calculation Options)

Trong thực tiễn đôi lúc tất cả chúng ta phải thao tác với một bảng tính rất phức tạp và cần rất nhiều phép tính. Theo mặc định, cứ mỗi sự biến hóa trong bảng tính thì Excel sẽ tự động hóa tính lại tổng thể các công thức có trong bảng tính, điều này làm giảm hiệu suất thao tác rất nhiều. Do vậy tất cả chúng ta nên kiểm soát và điều chỉnh tùy chọn thống kê giám sát trong Excel. Vào thanh Ribbon > Formulas > Calculation > Calculation Options > Có các tùy chọn sau ( cũng hoàn toàn có thể làm theo cách ở hình trên )

1.7. Kiểm tra công thức bằng Formulas Auditing

Một ô có dạng # VALUE ( có 1 góc nhỏ tô màu ) là ô đó đang có lỗi nào đó. Các lỗi thông dụng như : ô chứa công thức mà hiệu quả có lỗi, số mà lại định dạng như chuỗi, ô bị khóa, nhập liệu không đúng, … Để dò tìm và sữa lỗi tất cả chúng ta dùng bộ công cụ Ribbon > Formulas > Formulas Auditing

Thủ thuật hay, click xem

Thủ thuật hay, click xem

Để kiểm soát và điều chỉnh các lựa chọn kiểm tra lỗi vào Office > Excel Options > nhóm Formulas > Error Checking và Error checking rules .

Ví dụ: Kết quả tính NPV có lỗi như hình dưới để tìm lỗi ta vào  …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Error Checking. Excel sẽ kiểm tra lỗi toàn bộ bảng tính và báo cáo về các ô có chứa lỗi. Trường hợp này thì B4 chứa lỗi.

• Bạn muốn tìm hiểu thêm về dạng lỗi thì nhấn vào nút Help on this error
• Muốn kiểm lỗi từng bước tính toán của công thức thì nhấn vào Show Calculation Steps…
• Muốn bỏ qua lỗi thì nhấn vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên…
  
• Muốn hiệu chỉnh công thức thì nhấn vào Edit in Formula Bar
• Nhấn Next đến lỗi kế và Previous về lỗi trước (nếu có)
• Nhấn vào Option nếu muốn hiệu chỉnh tùy chọn báo lỗi của Excel.

Để kiểm tra các bước đo lường và thống kê của công thức bị lỗi trên ta chọn Show Calculation Steps … ( hoặc nhấn trực tiếp vào nút Evaluate Formula trong nhóm Formulas Auditing ). Nhấn vào các nút Evaluate để xem các bước đo lường và thống kê của công thức .

Nếu muốn xem ô B4 có quan hệ với các ô khác như thế nào hãy chọn ô B4, sau đó vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Trace Precedents. Qua hình bên dưới ta thấy kết quả tính toán của ô B4 được tính từ các ô A2, C2:G2 và ô I2, từ đó chúng ta cũng có thể lần ra lỗi trong công thức.

2. Hàm luận lý

2.1 Hàm AND

Công dụng:

Trả về TRUE nếu tổng thể các điều kiện kèm theo thỏa ( TRUE ) .

Cú pháp:

= AND ( Logical1, Logical2, … )
Logical1, Logical2 … có từ 1 đến 255 điều kiện kèm theo cần kiểm tra TRUE hay FALSE

2.2 Hàm FALSE

Công dụng:

Trả về giá trị FALSE ( = 0 )

Cú pháp:

= FALSE ( )

2.3 Hàm IF

Công dụng:

Trả về giá trị ở đối số thứ 2 nếu điều kiện kèm theo là TRUE và trả về giá trị ở đối số thứ 3 nếu điều kiện kèm theo FALSE

Cú pháp:

= IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false )
Với :

Logical_test là giá trị hoặc biểu thức mà khi thử sẽ trả về  …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Value_if_true giá trị này trả về nếu logical_test là  …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Value_if_false giá trị này trả về nếu logical_test là …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

>> Vui lòng xem bài hướng dẫn sử dụng chi tiết về hàm IF tại đây

Với trường hợp thao tác trên nhiều điều kiện kèm theo, hãy sử dụng hàm IFS hoặc các hàm IF lồng nhau. Xem bài này tại đây .

2.4 Hàm IFERROR

Công dụng:

Trả về giá trị do ta nhập vào khi công thức có  …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

thì trả về kết quả. Hàm này dùng để bẫy lỗi trong công thức

Cú pháp:

= IFERROR ( value, value_if_error )

Với:

Value là biểu thức cần kiểm tra lỗi

Value_if_error là giá trị trả về khi có lỗi ở công thức kiểm tra. Các lỗi là #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, hay #NULL!.

2.5 Hàm NOT

Công dụng:

Nghịch đảo giá trị luận lý

Cú pháp:

= NOT ( Logical )

Với:

Logical là giá trị hay biểu thức mà khi tính sẽ trả về TRUE hoặc FALSE

2.6 Hàm OR

Công dụng:

Trả về TRUE chỉ cần một trong các điều kiện kèm theo là TRUE

Cú pháp:

= OR ( logical1, logical2, … )

Với:

Logical1, logical2, … Có từ 1 đến 255 điều kiện kèm theo cần kiểmtra xem TRUE hay FALSE

2.7 Hàm TRUE

Công dụng:

Trả về giá trị TRUE ( = 1 )

Cú pháp:

= TRUE ( )

Ví dụ 1: Kiểm tra ngày ở các dòng có thuộc khoảng thời gian cho trước hay không. Nếu thuộckhoảng thời gian đó thì kết quả trả về là TRUE, không thuộc thì trả về FALSE.

• Dùng hàm AND: Tại ô D32 nhập vào = …Nội dung chỉ dành cho thành viên…
  
  và chép công thức xuống dưới.
• Dùng OR kết hợp NOT: Tại ô E32 nhập vào =NOT …Nội dung chỉ dành cho thành viên…
  
  và chép xuống dưới

Ví dụ 2: Tính xem tháng ở cột A thuộc Quí mấy?

Tại ô B2 nhập vào :

=IF(OR(A2=”Tháng 1″, …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

A2=”Tháng 5″,A2=”Tháng 6″),”Quí 2″,IF …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

,”Quí 3″,”Quí 4″)))

Xem chi tiết cụ thể ở hình vẽ ngay dưới đây :

Ví dụ 3: Tính tiền hoa hồng? Biết doanh thu <$100 thì hoa hồng là 3%, doanh thu từ $100 đến $500 thì hoa hồng 5%, doanh thu >$500 thì hoa hồng 8%.

Tại ô B2 nhập vào =A2*IF(A2>=500,0.08,IF …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

0.03))

Xem chi tiết cụ thể ở hình vẽ ngay dưới đây :

Ví dụ 4: Excel phiên bản cũ cho phép lồng tối đa 7 hàm trong hàm IF (Excel 2007 cho phép lồng tới 64 lần). Giải quyết trường hợp này mời các bạn xem ví dụ: tại ô A1 nhập vào số 12 và tại ô B1 nhập vào công thức sau:

=IF(A1=1, …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

,IF(A1=11,A1*11,IF(A1=12,A1*12)))))

Ví dụ này không có ý nghĩa nào ngoài việc minh họa cách xử lý yếu tố số lượng giới hạn lồng hàm. Nếu có quá nhiều điều kiện kèm theo rẽ nhánh tất cả chúng ta cần nhóm lại 7 hàm lồng nhau thành một nhóm và các nhóm nối nhau là dấu + .
Ở trường hợp này tác dụng trả về là 144 vì nhóm 7 hàm đầu trả về FALSE ( = 0 ) cộng với nhóm hàm sau trả về số 144 .

Ví dụ 5: (Minh họa hàm If dùng tính thuế thu nhập cá nhân) Tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế sau

Ví dụ 6: Xét một số ví dụ về hàm IfError. Kiểm tra các biểu thức ở cột D nhập vào có lỗi hay không, nếu có lỗi sẽ trả về chuỗi “Có lỗi” còn không thì trả về kết qảu của biểu thức. Hàm minh họa ở dạng thông thường và ở dạng hàm mãng.

3. Các hàm về dò tìm tài liệu trong bảng Excel

Phần nầy diễn đạt cách tìm tài liệu bảng bằng nhiều hàm khác nhau cài sẵn trong Microsoft Excel. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công thức khác nhau để có được hiệu quả tựa như .

3.1 Hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Chức năng:

Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Cú pháp hàm:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)

HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)

Đối với hàm Vlookup thì các tham số là :

– Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

của bảng dữ liệu dò tìm. Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm.

–Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng nào đó hay Name trả về vùng dò tìm. Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (i,j >=1), trong đó cột …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

. ( thường chuyển về địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn phím …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

để cố định vùng dò tìm, vùng dò tìm này phải bao các giá trị cần trả về, vùng dò được bắt đầu tại cột có giá trị dò tìm)

– Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về. Col_index_num phải >=1 và <= số cột lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF. ( số thứ tự này được xác định trong vùng dò tìm. VD vùng dò tìm C2:F10 nếu muốn giá trị trả về là cột C thì đánh 1, D đánh 2 ..nhưng không được vượt qua vùng dò tìm như trong ví dụ này không được vựơt quá 4)

– Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:

• True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm.
• False hoặc 0: là kiểu dò tìm chính xác, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả về #N/A.

Đối với hàm Hlookup thì các tham số như Vlookup nhưng thay vì dò tìm theo cột, lấy cột tiên phong dò tìm thì Hlookup dò tìm theo hàng, lấy hàng tiên phong làm hàng dò tìm .

Ví dụ về hàm HLOOKUP VÀ VLOOKUP

Dưới đây là một ví dụ về hàm VLOOKUP, HLOOKUP. Bạn hoàn toàn có thể xem ví dụ khác không thiếu hơn tại bài viết Bài Tập Mẫu Hàm Vlookup ( Có Lời Giải )
Cho bảng tính sau :
Yêu cầu :

1. Căn cứ vào MANV và Bảng tên phòng ban, điền tên phòng ban ở cột P_BAN.

2. Căn cứ vào Chức vụ và Bảng phụ cấp chức vụ, tính tiền phụ cấp chức vụ cho cộtPCCV.

Theo yêu cầu của câu số 1 thì bạn cần thực hiện hàm tại ô H4 (cột P_BAN) như sau:

Theo câu lệnh trên, Excel sẽ lấy giá trị của ô B4 (cột MANV), đem so sánh với khu vực dãy ô từ…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

(dãy ô được khóa cứng bởi …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

để tránh khi dùng chức năng Fill Handle cho các ô phía dưới) và sẽ lấy giá trị dòng thứ 2 trong dãy ô phù hợp với giá trị ô B4 để điền vào ô…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Khi xong câu lệnh và nhấp Enter bạn được kết quả như hình sau:

Bây giờ bạn dùng chức năng Fill Handle để điền cho toàn bộ dãy ô ở cột P_BAN.

Tiếp theo câu 2, ở ô I4 (cột PCCV) bạn điền nội dung hàm VLOOKUP và được kết quả như hình sau:

Tương tự câu lệnh HLOOKUP, nhưng tại câu lệnh VLOOKUP này, Excel sẽ lấy giá trị của ô…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

so sánh với dãy ô từ B18 đến C22 (được đặt trong dấu $ để khóa cứng), kế đến lấy giá trị tương ứng của cột thứ 2 trong dãy ô này để điền vào ô I4. Xong bạn nhấpEntervà dùng chức năng Fill Handle để điền cho tất cả các ô trong cột PCCV.

3.2 Hàm Match

Bài viết này mô tả cú pháp công thức và việc sử dụng hàm MATCH trong Microsoft Excel.

Chức năng

Hàm MATCH tìm kiếm một mục đã xác định trong một phạm vi ô, rồi trả về vị trí tương đối của mục trong phạm vi đó. Ví dụ, nếu phạm vi A1:A3 có chứa các giá trị 5, 25 và 38, thì công thức

=MATCH(25,A1:A3,0)

trả về số 2, do…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

trong phạm vi đó.

Hãy dùng hàm MATCH thay cho một trong các hàm LOOKUP khi bạn cần biết vị trí của một mục trong một phạm vi thay vì chính mục đó.

Cú pháp

MATCH(giá trị tìm kiếm, mảng tìm kiếm, [kiểu khớp])

Cú pháp hàm MATCH có các đối số dưới đây :

• giá trị tìm kiếm (Bắt buộc): Giá trị mà bạn muốn so khớp trong mảng tìm kiếm. Ví dụ, khi bạn tra cứu số điện thoại của một ai đó trong sổ điện thoại, bạn sẽ dùng tên của người đó làm giá trị tra cứu nhưng số điện thoại mới là giá trị mà bạn muốn tìm.
  Đối số giá trị tra cứu có thể là một giá trị (số, văn bản hoặc giá trị lô-gic) hoặc một tham chiếu ô đến một số, văn bản hoặc giá trị lô-gic.
• mảng tìm kiếm (Bắt buộc): Phạm vi ô được tìm kiếm.
• Kiểu khớp  (Không bắt buộc): Số -1, 0 hoặc 1. Đối số kiểu khớp chỉ rõ cách Excel so khớp giá trị tìm kiếm với các giá trị trong mảng tìm kiếm. Giá trị mặc định cho đối số này là 1.Bảng dưới đây mô tả cách mà hàm tìm thấy các giá trị dựa trên phần thiết đặt của đối số kiểu khớp.

 Ghi chú 

• Hàm MATCH trả về vị trí của giá trị khớp đúng trong mảng tìm kiếm, chứ không trả về chính giá trị đó. Ví dụ, MATCH(“b”,{“a”,”b”,”c”},0) trả về 2, là vị trí tương đối của “b” trong mảng {“a”,”b”,”c”}.
• Hàm MATCH không phân biệt chữ hoa và chữ thường khi so khớp các giá trị văn bản.
• Nếu hàm MATCH không tìm thấy giá trị khớp nào, nó trả về giá trị lỗi #N/A.
• Nếu kiểu khớp là 0 và giá trị tìm kiếm là chuỗi văn bản, thì bạn có thể dùng ký tự đại diện  — dấu hỏi (?) và dấu sao (*) — trong đối số giá trị tìm kiếm. Một dấu chấm hỏi khớp bất kỳ ký tự đơn nào; một dấu sao phù hợp với bất kỳ chuỗi ký tự nào. Nếu bạn muốn tìm một dấu chấm hỏi hay dấu sao thực, hãy gõ một dấu ngã (~) trước ký tự đó.

Ví dụ

Một số VD dưới đây giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm Match này .

3.3 Hàm INDEX

Trả về một giá trị hay một tham chiếu đến một giá trị trong khoanh vùng phạm vi bảng hay vùng tài liệu .
Cú pháp :
= INDEX ( Array, Row_num, Col_num )
Các tham số :
– Array : Là một vùng chứa các ô hoặc một mảng không bao giờ thay đổi .
Nếu Array chỉ chứa một hàng và một cột, tham số Row_num hoặc Col_num tương ứng là tùy ý .
Nếu Array có nhiều hơn một hàng hoặc một cột thì chỉ một Row_num hoặc Col_num được sử dụng .
– Row_num : Chọn lựa hàng trong Array. Nếu Row_num được bỏ lỡ thì Col_num là bắt buộc .
– Col_num : Chọn lựa cột trong Array. Nếu Col_num được bỏ lỡ thì Row_num là bắt buộc .

4. Hàm văn bản

4.1 Hàm LOWER

Chuyển đổi chữ hoa trong chuỗi văn bản thành chữ thường .
Cú pháp
LOWER ( text )
Ví Dụ :
= LOWER ( “ Trung Tâm Tin Học ” )
Sẽ cho tác dụng là : TT tin học

4.1 Hàm RIGHT

Hàm RIGHT trả về một hoặc nhiều ký tự sau cuối trong một chuỗi, dựa vào số ký tự mà bạn chỉ định .
Cú pháp :

=RIGHT(text,[num_chars])

Hàm RIGHT có các đối số sau đây :

• Text: Bắt buộc. Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.
• Num_chars: Tùy chọn. Chỉ rõ số…Nội dung chỉ dành cho thành viên…
  
  hàm RIGHT trích xuất.

Ghi chú :

• Số ký tự phải lớn hơn hoặc bằng không.
• Nếu số ký tự lớn hơn độ dài của văn bản, hàm RIGHT trả về toàn bộ văn bản.
• Nếu số ký tự được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.

Ví dụ :

4.3 Hàm LEFT

Hàm LEFT trả về một hoặc nhiều ký tự tiên phong trong một chuỗi, dựa vào số ký tự mà bạn chỉ định .
Cú pháp :

=LEFT(text, [num_chars])

Cú pháp hàm có các đối số sau đây :

• Text: Bắt buộc. Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.
• Num_chars: Tùy chọn. Chỉ rõ số …Nội dung chỉ dành cho thành viên…
  
  LEFT trích xuất.
  • Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không.
  • Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm LEFT trả về toàn bộ văn bản.
  • Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.

Ví dụ :

4.4 Hàm SUBSTITUTE

Thay thế text trong một chuỗi văn bản. Hãy dùng hàm SUBSTITUTE khi bạn muốn thay thế sửa chữa văn bản đơn cử trong chuỗi văn bản .
Cú pháp :

=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Cú pháp hàm SUBSTITUTE có các đối số sau đây :

• Text: Bắt buộc. Văn bản hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản mà bạn muốn thay thế các ký tự trong đó.
• Old_text: Bắt buộc. Văn bản mà bạn muốn được thay thế.
• New_text: Bắt buộc. Văn bản mà bạn muốn thay thế cho old_text.
• Instance_num: Tùy chọn. Xác định số lần xuất hiện của old_text mà bạn muốn thay bằng new_text. Nếu bạn xác định instance_num, thì số lần xuất hiện đó của old_text được thay thế. Nếu không, mọi lần xuất hiện của old_text trong văn bản được đổi thành new_text.

Ví dụ:

Xem thêm ví dụ dùng hàm TRIM và LEN để đếm số chữ trong một chuỗi

4.5 Hàm TRIM

Loại bỏ tổng thể khoảng chừng trống ra khỏi văn bản, chỉ để lại một khoảng trống giữa các từ .
Cú pháp :

=TRIM(text)

Cú pháp của hàm TRIM có các đối số sau đây :

Text: Bắt buộc. Văn bản bạn muốn loại bỏ các khoảng trống.

Ví dụ:
=TRIM(”    Thu    nhập       Quý Một     “) sẽ cho kết quả: Thu nhập Quý Một

Xem thêm ví dụ dùng hàm SUBSTITUTE để đếm số từ trong chuỗi

4.6 Hàm UPPER

Chuyển đổi văn bản thành chữ hoa .
Cú pháp :

=UPPER(text)

Ví dụ :
= UPPER ( “ Trung Tâm tin học “ ) sẽ cho tác dụng : TRUNG TÂM TIN HỌC

4.7 Hàm LOWER

Chuyển đổi văn bản thành chữ thường .
Cú pháp :

=LOWER(text)

Ví dụ :
= LOWER ( “ Trung Tâm tin HỌC ” ) sẽ cho hiệu quả : TT tin học

4.8 Hàm MID

Hàm trả về giá trị là một chuỗi con được cắt ở giữa chuỗi bắt đầu .
Cú pháp :

=MID( Chuổi, n ,m )

+ Chuổi : là chuổi văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuổi cần cắt lấy giá trị .
+ n : Vị trí mở màn trích lấy chuỗi .
+ m : Số ký tự cần trích lấy chuỗi
Ví dụ :
MID ( “ Trung Tâm Tin Học ”, 4, 2 ) sẽ cho hiệu quả là chuỗi “ ng ”
MID ( “ Trung Tâm Tin Học ”, 4, 4 ) sẽ cho tác dụng là chuỗi “ ng T ”

5 Các hàm toán học

5.1. Hàm ABS

Lấy giá trị tuyệt đối của 1 số ít

Cú pháp:

= ABS ( Number )
Đối số Number là một giá trị số, một tham chiếu hay một biểu thức .

Ví dụ:

= ABS ( 40 ) cho tác dụng là 40
= ABS ( – 4 ) cho hiệu quả là 4

5.2. Hàm POWER

Hàm trả về lũy thừa của một số ít .

Cú pháp:

= POWER ( Number, Power )

Các tham số:

– Number : Là một số ít thực mà bạn muốn lấy lũy thừa .
– Power : Là số mũ .

Ví dụ
=POWER(5,2) cho kết quả là 25

5.3. Hàm PRODUCT

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm PRODUCT thay cho toán tử nhân * để tính tích của một dãy .

Cú pháp:

= PRODUCT ( Number1, Number2 … )

Các tham số: Number1, Number2… là dãy số mà bạn muốn nhân.

5.4. Hàm MOD

Lấy giá trị dư của phép chia .

Cú pháp:

= MOD ( Number, Divisor )

Các đối số:

– Number : Số bị chia .
– Divisor : Số chia .

5.5. Hàm ROUNDUP

Làm tròn một số ít .

Cú pháp:

= ROUNDUP ( Number, Num_digits )

Các tham số:

– Number : Là 1 số ít thực mà bạn muốn làm tròn lên .
– Number_digits : là bậc số thập phân mà bạn muốn làm tròn .

Chú ý:

– Nếu Num_digits > 0 sẽ làm tròn phần thập phân .
– Nếu Num_digits = 0 sẽ làm tròn lên số tự nhiên gần nhất .
– Nếu Num_digits < 0 sẽ làm tròn phần nguyên sau dấu thập phân .

5.6. Hàm EVEN

Làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất .

Cú pháp:

= EVEN ( Number )

Tham số Number là số mà bạn muốn làm tròn.

Chú ý:

– Nếu Number không phải là kiểu số thì hàm trả về lỗi # VALUE !

5.7. Hàm ODD

Làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất .

Cú pháp:

= ODD ( Number )

Tham số: Number là số mà bạn muốn làm tròn.

5.8. Hàm ROUNDDOWN

Làm tròn xuống 1 số ít .

Cú pháp:

= ROUNDDOWN ( Number, Num_digits )

Các tham số tương tự như hàm ROUNDUP.

6. Các hàm thống kê

A. Nhóm hàm tính tổng

6.1. Hàm SUM

Cộng tổng thể các số trong một vùng tài liệu được chọn .
Cú pháp :
= SUM ( Number1, Number2 … )

Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.

6.2. Hàm SUMIF

Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào .

Cú pháp:

= SUMIF ( Range, Criteria, Sum_range )

Các tham số:

– Range : Là dãy mà bạn muốn xác lập .
– Criteria : là điều kiện kèm theo để tính tổng, hoàn toàn có thể là số, biểu thức, chuỗi tùy ý. Ví dụ : “ > 2 ”, 2, “ 2 ”, “ nam ”, ” nữ ”, … Và không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Điều kiện này đồng ý các ký tự dại diện như *, ?
– Sum_range : Là các ô thực sự cần tính tổng .

Ví dụ:

= SUMIF ( B3 : B8, ” < = 10 ″ )

Ý nghĩa: …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

= SUMIF ( B3 : B8, ” iPhone * ”, C2 : C8 )

Ý nghĩa: …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

B. Nhóm hàm tính giá trị trung bình

6.3. Hàm AVERAGE :

Trả về gi trị trung bình của các đối số .

Cú pháp:

= AVERAGE ( Number1, Number2 … )

Các tham số: Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình.

6.4. Hàm SUMPRODUCT

Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng của các tích đó .

Cú pháp:

= SUMPRODUCT ( Array1, Array2, Array3 … )

Các tham số: Array1, Array2, Array3… là các dãy ô mà bạn muốn nhân sau đó tính tổng các tích.

Chú ý: Các đối số trong các dãy phải cùng chiều. Nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE.

C. Nhóm hàm tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất

6.5. Hàm MAX

Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập .

Cú pháp:

= MAX ( Number1, Number2 … )

Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó. Ví dụ.

6.6. Hàm LAGRE

Tìm số lớn thứ k trong một dãy được nhập .

Cú pháp:

= LARGE ( Array, k )

Các tham số:

– Array : Là một mảng hoặc một vùng tài liệu .
– k : Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy .

6.7. Hàm MIN

Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào .

Cú pháp:

= MIN ( Number1, Number2 … )

Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.

6.8. Hàm SMALL

Tìm số nhỏ thứ k trong một dãy được nhập vào .

Cú pháp:

= SMALL ( Array, k )

Các tham số:

– Array : Là một mảng hoặc một vùng của tài liệu .
– k : Là thứ hạng của số mà bạn muốn tìm kể từ số nhỏ nhất trong dãy .

D. Nhóm hàm đếm dữ liệu

6.9. Hàm COUNT

Hàm COUNT đếm các ô chứa tài liệu kiểu số trong dãy .

Cú pháp:

= COUNT ( Value1, Value2, … )

Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.

6.10. Hàm COUNTA

Đếm tổng thể các ô chứa tài liệu .

Cú pháp:

= COUNTA ( Value1, Value2, … )

Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.

6.11. Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo một điều kiện kèm theo cho trước .

Cú pháp:

= COUNTIF ( Range, Criteria )

Các tham số:

– Range : Dãy tài liệu mà bạn muốn đếm .
– Criteria : Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm .

Ví dụ:

= COUNTIF ( B3 : B11, ” > 100 ″ ) : ( Đếm toàn bộ các ô trong dãy B3 : B11 có chứa số lớn hơn 100 )

6.12. Hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo nhiều điều kiện kèm theo cho trước .

Cú pháp:

= COUNTIFS ( Range1, Criteria1, Range2, Criteria2, … )

Các tham số:

– Range1 : Dãy tài liệu mà bạn muốn áp điều kiện kèm theo 1 .
– Criteria1 : Là tđiều kiện 1 tương ứng choDãy tài liệu 1 .
…

Ví dụ:

= COUNTIFS ( B3 : B11, ” Toán ”, C3 : C11, “ Nam ” ) : Đếm toàn bộ các ô trong dãy B3 : B11 có chứa chữ “ Toán ” và dãy C3 : C11 có chứa chữ “ Nam ” .

7. Các hàm về giải quyết và xử lý ngày tháng

Hàm Date trả về một chuỗi trình diễn một kiểu ngày đặc trưng .

Cú pháp:

= DATE ( year, month, day )

Các tham số:

– Year : miêu tả năm, hoàn toàn có thể từ 1 đến 4 chữ số. Nếu bạn nhập 2 chữ số, theo mặc định Excel sẽ lấy năm mở màn là : 1900. ( Ví dụ )
– Month : miêu tả tháng trong năm. Nếu month lớn hơn 12 thì Excel sẽ tự động hóa tính thêm các tháng cho số miêu tả năm. ( Ví dụ )
– Day : miêu tả ngày trong tháng. Nếu Day lớn hơn số ngày trong tháng chỉ định, thì Excel sẽ tự động hóa tính thêm ngày cho số miêu tả tháng. ( Ví dụ )

Lưu ý:

– Excel tàng trữ kiểu ngày như một chuỗi số liên tục, thế cho nên hoàn toàn có thể sử dụng các phép toán cộng ( + ), trừ ( – ) cho kiểu ngày. ( Ví dụ )

7.2. Hàm DAY

Trả về ngày tương ứng với chuỗi ngày đưa vào. Giá trị trả về là một số ít kiểu Integer ở trong khoảng chừng từ 1 đến 31 .

Cú pháp:

= DAY ( Serial_num )

Tham số Serial_num: Là dữ liệu kiểu Date, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác.(Ví dụ)

7.3. Hàm MONTH

Trả về tháng của chuỗi ngày được miêu tả. Giá trị trả về là một số ít ở trong khoảng chừng 1 đến 12 .

Cú pháp:

= MONTH ( Series_num )

Tham số Series_num: Là một chuỗi ngày, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác. (Ví dụ)

7.4. Hàm YEAR

Trả về năm tương ứng với chuỗi ngày đưa vào. Year được trả về là một kiểu Integer trong khoảng chừng 1900 – 9999 .

Cú pháp:

= YEAR ( Serial_num )

Tham số Serial_num: Là một dữ liệu kiểu ngày, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác.(ví dụ)

7.5. Hàm TODAY

Trả về ngày hiện thời của mạng lưới hệ thống .

Cú pháp:

= TODAY ( )
Hàm này không có đối số .

7.6. Hàm WEEKDAY

Trả về số chỉ thứ trong tuần .

Cú pháp:

= WEEKDAY ( Serial, Return_type )

Các đối số:

– Serial : một số ít hay giá trị kiểu ngày .
– Return_type : chỉ định kiểu tài liệu trả về .

8. Các hàm về giải quyết và xử lý thời hạn

8.1. Hàm TIME

Trả về một chuỗi trình diễn một kiểu thời hạn đặc trưng. Giá trị trả về là một số ít trong khoảng chừng từ 0 đến 0.99999999, miêu tả thời hạn từ 0 : 00 : 00 đến 23:59:59 .

Cú pháp:

= TIME ( Hour, Minute, Second )

Các tham số: Được tính tương tự ở hàm DATE.

– Hour : miêu tả giờ, là một số từ 0 đến 32767 .
– Minute : miêu tả phút, là một số từ 0 đến 32767 .
– Second : miêu tả giây, là một số từ 0 đến 32767 .

8.2. Hàm HOUR

Trả về giờ trong ngày của tài liệu kiểu giờ đưa vào. Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng chừng từ 0 ( 12 : 00A. M ) đến 23 ( 11 : 00P. M ) .

Cú pháp:

= HOUR ( Serial_num )

Tham số Serial_num: Là dữ liệu kiểu Time. Thời gian có thể được nhập như:

– Một chuỗi kí tự nằm trong dấu nháy (ví dụ…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

)

– Một số thập phân (ví dụ …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

)

– Kết quả của một công thức hay một hàm khác .

8.3. Hàm MINUTE

Trả về phút của tài liệu kiểu Time đưa vào. Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng chừng từ 0 đến 59 .

Cú pháp:

= MINUTE ( Serial_num )

Tham số Serial_num: Tương tự như trong công thức HOUR.

8.4. Hàm SECOND

Trả về giây của tài liệu kiểu Time đưa vào. Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng chừng từ 0 đến 59 .

Cú pháp:

= SECOND ( Serial_num )

Tham số Serial_num: Tương tự như trong công thức HOUR.

8.5. Hàm NOW

Trả về ngày giờ hiện thời của mạng lưới hệ thống .

Cú pháp:

= NOW ( )
Hàm này không có đối số .

Còn rất nhiều hàm nữa, các bạn có thể xem trong mục Insert Function của Excel 2007

Vào thư viện hàm của Excel 2007 bằng cách vào  …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

 chọn hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể nhấn vào…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

để gọi hộp thoại  Insert Function  một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về hàm này bạn chỉ cần nhấn vào Help on this function.

Bài tiếp theo, bài 3 : Đồ thị và hình vẽ trong Excel 2007

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP