Mục lục bài viết
29. Trộn thư (Mail Merge) trong Word 2003
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word 2003 giúp người sử dụng giảm đáng kể thời hạn giải quyết và xử lý văn bản trên máy tính. Cụ thể, Mail Merge sẽ chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định và thắt chặt bằng cách tích hợp 2 nguồn thông tin làm 1 .Mail Merge đặc biệt quan trọng có ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ … trong list để gửi thư mời, thư cảm ơn … Đầu tiên bạn cần sẵn sàng chuẩn bị 2 tập tin văn bản riêng không liên quan gì đến nhau trước khi trộn với nhau, một tập tin sẽ chứa tài liệu dạng list cần chèn vào mẫu ( nhân viên cấp dưới, tên, tuổi … ) tập tin còn lại sẽ chứa tài liệu ( ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ … ) .
Có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge thông qua sơ đồ như sau:
Bạn đang đọc: [Microsoft Word 2003] Dùng tính năng Trộn thư
Góc Quảng cáo, cảm ơn bạn
Để dễ hiểu, bài viết sẽ triển khai một ví dụ thông dụng, đó là in thư mời cho hàng loạt người mua .
Thực hiện trộn thư:
1. Nhập liệu mẫu thư mời, quan tâm phần tên và địa chỉ người mua thì để trống để hoàn toàn có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn vào Menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge
2. Ở thanh công cụ Mail Merge Open bên phải màn hình hiển thị Word 2003, chọn mẫu tài liệu là Letters > Next để liên tục .
3. Màn hình kế nhu yếu bạn chọn tập tin nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn Use the current document và nhấp Next .
4. Màn hình tiếp nối bạn chọn nơi nhận, ở ví dụ này tất cả chúng ta sẽ tạo một list mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create …
Khi đó hộp thoại như hình dưới sẽ Open .
5. Hộp thoại này được cho phép bạn nhập list những trường nội dung cần đưa vào thư của bạn hàng loạt, nếu có các trường dư thừa, bạn xoá bằng cách chọn Customize …, hộp thoại Customize Address List chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ .
Xong nhấp OK, màn hình hiển thị sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không thiết yếu, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết list rồi chọn Close .Hộp thoại Open nhu yếu bạn lưu tập tin, nhấp Save thì màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau :
6. Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được biểu lộ, nhấp OK để chấp thuận đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình hiển thị này sẽ cho bạn viết thư .
7. Tại đây bạn nhấp vào link More items … để thêm các trường ( fields ) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ Open .
8. Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert, các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình hiển thị soạn thảo .
Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình hiển thị soạn thảo sẽ chuyển các Field thành tài liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau :
Để xem trước nội dung, bạn nhấp nút qua phải trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ Open như hình :
Nhấp Next để liên tục .
9. Màn hình này thông tin Mail Merge đã sẵn sàng chuẩn bị tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục :
10. Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ Open, bạn chọn All và nhấp OK .
Word 2003 sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là hàng loạt thư đã được trộn từ 2 tài liệu bắt đầu. Đến đây bạn hoàn toàn có thể triển khai in hay lưu lại vào máy .
30. In tài liệu:
Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > Print hay nhấn tổng hợp phím Ctrl + P., hộp thoại Print sẽ Open :
Tại hộp thoại này bạn quan tâm các mục sau :
- Printer: hiển thị thông tin của máy in.
- Page range: cho phép bạn quy định in trang nào, gồm các mục:
- All: In toàn bộ tài liệu.
- Current Page: In trang hiện thời.
- Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau : 1,2,4,7 – 12 .– Copies : chỉ số bản cần in .
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word 2003:
- Để in được trong Word 2003 thì máy tính phải được cài trình điều khiển (Driver) thao tác in.
- Khi in tài liệu lần đầu, có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
. / .Mời bạn nhìn nhận bài trên
Xem thêm: Sam – Wikipedia tiếng Việt
Số lượt : [ 1 ]. Điểm trung bình : [ 1/5 ]Chưa có nhìn nhận
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
