Trong thế giới ngày nay, teleconference được sử dụng như một phương tiện truyền thông hiệu quả của các doanh nghiệp, tổ chức chính trị, trường học, bệnh viện, v.v. Nó đã giúp thu hẹp khoảng cách giữa người với người ở nhiều vị trí địa lý khác nhau. Teleconference trước đó chỉ có thể được thực hiện trên điện thoại vệ tinh và radio. Ngày nay ra đời 1 loạt thiết bị tiên tiến hơn cung cấp cho bạn các tính năng như video độ phân giải 4k, âm thanh chất lượng cao và camera góc rộng mang đến cảm giác chân thực nhất.
Vậy Teleconference là gì ? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các khía cạnh sau:
[external_link_head]- Khái niệm của Teleconference
- Cách thức hoạt động
- Các thiết bị cần có
- Chi phí đầu tư
- Hướng dẫn lựa chọn giải pháp Teleconference cho doanh nghiệp
Lý do tại sao nên sử dụng teleconference
Mục lục bài viết
1. Teleconference là gì?
Hiểu một cách đơn giản, Teleconference là từ được ghép bởi “telecommunications” và “conference” _có nghĩa là một cuộc họp được tổ chức thông qua hệ thống viễn thông. Hệ thống này có thể là điện thoại, tivi, máy tính, radio, điện báo…
Công nghệ này ra đời nhằm là kết nối những người tham gia cuộc họp ở 2 hay nhiều điểm khác nhau, đồng thời truyền tải âm thanh hoặc cả âm thanh – hình ảnh cùng lúc trong thời gian thực. Vì thế, ở Việt Nam, người dùng hay gọi teleconference là hội thảo trực tuyến.
Hội thảo trực tuyến có nhiều loại và được thực hiện bởi nhiều công nghệ và phương thức khác nhau, bao gồm: Video conference (thoại – video), audio conference (âm thanh hội nghị) hay web conference (hội nghị dựa trên web).
1.1 Video conference là gì?
Video conference (hay videoconferencing) là cuộc họp video giữa hai người trở lên ở những nơi riêng biệt. Đơn giản nhất, hội nghị truyền hình cung cấp truyền văn bản và hình ảnh giữa hai người. Ở mức độ cao hơn, nó cung cấp hình ảnh, âm thanh và video chất lượng cao giữa nhiều người ở hàng chục, thậm chí hàng trăm địa điểm khác nhau.
Để thực hiện được điều này, bạn cần phải trang bộ một bộ thiết bị họp trực tuyến chuyên dụng (bao gồm: Camera, bộ xử lý codec, remote) và hệ thống mạng (network) được lắp đặt ở mỗi điểm cầu để kết nối với nhau.
1.2 Audio Conference (hay Voice Conference) là gì?
Hội nghị âm thanh là cuộc hội thảo giữa hai hoặc nhiều người ở các địa điểm khác nhau bằng cách sử dụng một loạt thiết bị cho phép gửi và nhận âm thanh, nhằm mục đích liên lạc và cộng tác.
Khác với điện thoại truyền thống _chỉ có thể kết nối 2 người với nhau, một hội nghị âm thanh có thể nhiều bên tham gia cùng một lúc. Audio conference có thể được tiến hành thông qua đường dây điện thoại hoặc Internet bằng cách sử dụng các thiết bị như điện thoại hoặc máy tính.
1.3 Web conference là gì?
Một hội nghị dựa trên web khá giống một hội nghị truyền hình, trong đó nhiều nhóm người có thể tương tác với nhau. Có thể bao gồm xem các tệp máy tính, chẳng hạn như bảng tính, tài liệu, hình ảnh và bản trình bày PowerPoint; và có thể sử dụng tài nguyên của Internet.
Có hai cách để tiến hành một hội nghị video thuộc loại này. Một là dựa vào máy tính để truyền video và truyền dữ liệu, trong khi âm thanh đi qua điện thoại loa qua cuộc gọi hội nghị. Cách khác là sử dụng đường truyền Internet tốc độ cao để truyền tải âm thanh, thông qua công nghệ VoIP (tin nhắn điện thoại số hóa được truyền qua Internet).
2. Cách thức teleconference hoạt động
Hội thảo trực tuyến từ xa đơn giản nhất có thể là từ điện thoại thông minh của bạn khi bạn thực hiện cuộc gọi đa chiều. Đối với các cuộc họp lớn hơn với nhiều điểm cầu hơn, cần phải có một máy chủ hoạt động như một chiếc điện thoại và có thể xử lý nhiều cuộc gọi cùng một lúc. Phương pháp này được gọi là sử dụng cầu hội nghị (conference bridge) trong đó máy chủ đóng vai trò là cầu nối. Để giao tiếp video, bạn cần phải có một thiết bị truyền video như: webcam, tai nghe có mic, tivi và máy tính… Bạn cũng sẽ cần kết nối internet tốc độ và băng thông cao được sử dụng ở đây. Ngoài ra, còn có phần mềm có sẵn để xử lý các tác vụ khác trong khi bạn hội thảo như email, tin nhắn, lịch họp và các ứng dụng khác. Do đó, bạn cần các thiết bị tốt nhất cho một cuộc họp hiệu quả.
3. Các thiết bị cần có cho một teleconference
Như đã đề cập trước đó, hội thảo trực tuyến cần các thiết bị tinh vi chất lượng cao để xử lý tất cả các yêu cầu quy mô lớn và nhỏ. Kết nối internet chất lượng cao là một phần cơ bản của bất kỳ cuộc họp hội nghị tốt nào. Một thiết bị viễn thông không dây tốt cũng có thể là một cách đơn giản để hội nghị. Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần màn hình và một hệ thống âm thanh chất lượng cao. Chất lượng camera được sử dụng cũng là một yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc họp trực tuyến này.
Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về các thiết bị này, mời bạn đọc bài viết sau của chúng tôi:
Thiết bị phòng họp trực tuyến bao gồm những gì?
4. Chi phí đầu tư cho teleconference
Như đã đề cập ở trên, teleconference gồm nhiều loại và giá của chúng cũng khác nhau:
Web conference: có nhiều nhà cung cấp các ứng dụng họp trực tuyến dựa trên web, từ miễn phí đến trả phí. Để sử dụng cho doanh nghiệp, bạn nên xem xét các ứng dụng có giá từ $5 đến $20/ người dùng/ tháng.
Xem top những ứng dụng gọi video tốt nhất và giá của chúng tại: https://thietbihoptructuyen.com/vi/tin-tuc/3-ung-dung-goi-video-nhom-tot-nhat-nam-2018
Audio conference: Polycom hiện đang đứng đầu về các dòng điện thoại hội nghị với mức giá từ 15 triệu.
Video conference: Hệ thống thiết bị cho hội thảo trực tuyến tốn khá nhiều tiền, bao gồm: TV, camera, mạng Internet chuyên dụng, hệ thống cáp … Sau đây là mức giá tham khảo cho các hãng thông dụng nhất hiện nay:
- Polycom: từ 70 triệu trở lên
- Cisco: có giá từ 70 triệu
- Aver: có giá từ 30 triệu
Đối với những khách hàng có ngân sách hạn chế, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng giải pháp camera hội nghị kết hợp phần mềm để tiết kiệm chi phí.
5. Cách xác định hệ thống teleconference phù hợp cho doanh nghiệp
Trước khi bạn tìm kiếm giải pháp teleconference phù hợp nhất cho tổ chức của mình, điều quan trọng trước tiên là xác định ngân sách và các yêu cầu chức năng của bạn.
Đối với các cuộc họp ngắn, bạn có thể sẽ thấy thoải mái hơn khi sử dụng Audio conference, chỉ cần quay số, tham gia cuộc gọi và thảo luận mọi thứ ngay lập tức. Không cần thêm thời gian để sẵn sàng cho cuộc gọi vì bạn sẽ không được nhìn thấy. Đây cũng có thể là một lợi thế nếu bạn cảm thấy thoải mái hơn khi dẫn dắt một cuộc trò chuyện bằng giọng nói hơn là mặt đối mặt.
Đối với các cuộc họp dài hơn, tốt hơn là chuyển sang hội nghị video để có thể giữ sự chú ý lâu hơn và đọc các tín hiệu thị giác. Và nếu bạn phải thảo luận và phân tích dữ liệu hoặc bất kỳ tài liệu, bài thuyết trình hoặc các tệp khác, hội nghị video và chia sẻ màn hình là lựa chọn tốt nhất. Còn việc chọn web conference hay video conference sẽ phụ thuộc vào ngân sách của bạn. Một hệ thống hội nghị truyền hình tất nhiên sẽ tốn nhiều chi phí, nhưng sẽ giúp cho cuộc họp ảo của bạn trở nên chuyên nghiệp và mượt mà hơn.
Hãy thảo luận với chúng tôi về nhu cầu hội thảo trực tuyến của bạn, chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn ra giải pháp tốt nhất. Liên hệ Hotline: 0877074074 để được hỗ trợ ngay hôm nay! [external_footer]
