Tạo mục lục trong Word là hoạt động thường xuyên của những người sử dụng công cụ soạn thảo văn bản. Ngoài những cách tạo mục lục thủ công, chúng ta có thể cài đặt tạo mục lục tự động. Điều đó giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục Word đơn giản hiệu quả và chính xác nhất.
Mục lục bài viết
Vì sao cần tạo mục lục trong Word?
Word là một trong những ứng dụng soạn thảo văn bản không hề thiếu. Nhất là so với người thao tác văn phòng, hành chính. Sử dụng Word để soạn thảo văn bản, biểu lộ nội dung, thông điệp nào đó khá đơn thuần. Tính năng chỉnh sửa, san sẻ của Word ngày càng được nâng cao. Đó là nguyên do vì sao công cụ này là lựa chọn số 1. Nó cũng trở thành ứng dụng văn phòng không hề thiếu ở bất kỳ nơi đâu .
Tuy nhiên, để trình bày được một một văn bản đẹp về thẩm mỹ, đảm bảo về nội dung cần rất nhiều yếu tố. Một trong số đó là khả năng tạo mục lục của người soạn thảo. Mục lục văn bản là sự phân chia về nội dung, đánh dấu chuyển đổi giữa các phần của văn bản với nhau theo nhu cầu của người soạn thảo. Tạo mục lục Word mang lại những lợi ích như:
Giúp người trình bày có được một văn bản đẹp. Hình thức bố cục nội dung của văn bản cần phải dễ hiểu, dễ đọc, phân chia theo đúng nội dung nhất định. Như thế, việc người đọc theo dõi, tiếp cận thông tin trở nên thuận tiện hơn.
- Các mục lục giúp phân loại những nội dung này với nhau .Cách tạo mục lục trong Wordthường có sự độc lạ về kích cỡ, kiểu chữ, hiệu ứng so với những ký tự thường thì. Vì vậy, ngay khi nhìn vào người đọc sẽ biết được chủ ý của người soạn thảo .
- Hiểu một cách đơn thuần, mục lục là list những những tiêu đề đề, số trang, nội dung chính của một văn bản, tài liệu được soạn thảo trên Word. Do đó, vai trò của mục lục là giúp người đọc thuận tiện tìm kiếm, trấn áp tài liệu hơn .
- Đối với những văn bản dài, nhiều trang hay nguyên một quyển sách. Chúng ta không hề mở từng trang để tìm kiếm thông tin. Thay vào đó ,tạo mục lục trong Word 2016sẽ làm điển hình nổi bật lên lên nội dung chính. Giúp cho người dùng xu thế thuận tiện hơn .
Có bao nhiêu cách tạo mục lục trong Word?
Như đã nói, cách tạo mục lục trong Word dễ hay khó phụ thuộc vào trình độ của người dùng. Các phiên bản Word hiện nay đều đã được nâng cấp, cải thiện. Nhờ vậy mà chúng ta không gặp quá nhiều khó khăn trong thao tác này. Có hai cách để tạo mục lục văn bản trên công cụ Word. Đó là tạo thủ công và một cách tạo mục lục tự động trong Word 2013 .
Tạo mục lục thủ công bằng tay là người soạn thảo văn bản sẽ sử dụng bàn phím, chuột và những ký tự, phông chữ chữ chỉnh sửa chi tiết cụ thể, tỉ mỉ. Ưu điểm của hình thức này mày là được cho phép người dùng được tùy chỉnh theo ý muốn của mình. Cho dù đó là một cụ thể rất nhỏ đi chăng nữa. Thế nhưng, hạn chế lớn nhất của việc tạo mục lục bằng tay thủ công đó là tốn thời hạn, không có sự giống hệt. Nên đôi khi không được thích mắt .
Hình thức thứ hai là tạo mục lục tự động trong Word 2010, Word 2016. Hiện nay, hầu hết người dùng đều áp dụng cách thức này. Bởi vì rất nhanh chóng và tiện lợi. Hệ thống Word sẽ nhận diện và tự tạo mục lục theo các tiêu đề mà người viết thiết kế trong văn bản. Kết hợp với thao tác đánh số trang, mục lục của văn bản soạn thảo đó sẽ được xử lý chính xác, hiệu quả chỉ trong vài giây đến vài phút đồng hồ.
>> > Tham khảo thêm :
Hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong Word
Như đã nói, có hai cách tạo mục lục trong Word. Người dùng hoàn toàn có thể thực thi lưu lại thủ công bằng tay hoặc tạo mục lục tự động tùy thích. Mỗi cách làm đều có ưu điểm riêng. Thế nhưng, người dùng lúc bấy giờ yêu thích hình thức tự động hơn vì khá nhanh gọn và nhiều tùy chỉnh. Phương pháp tự động đó thích hợp với những loại tài liệu có nhiều trang, nhiều mục. Dưới đây là hướng dẫn cho cách thứ hai này :
Hướng dẫn đánh dấu mục lục
Cách tạo mục lục trong Word 2007 quen thuộc nhất là đánh dấu mục lục rồi tạo mục lục tự động. Thao tác thực hiện khá đơn giản nhưng cần người dùng phải thực hiện đúng để không bỏ sót tiêu đề nội dung. Nếu người dùng muốn áp dụng cách này, hãy làm theo hướng dẫn sau:
Cách 1: Sử dụng công cụ Heading Styles đã được cài đặt sẵn
- Muốn tạo Heading, người dùng phải chọn nội dung của phần văn bản đó. Lưu ý kéo chuột thật khôn khéo để không chứa khoảng chừng trắng hoặc bất kể nội dung văn bản khác nào vào thẻ Heading .
- Dùng chuột chọn vào nút trang chủ ở trên thanh công cụ Word .
- Tìm đến tùy chọn Styles và kích vào Heading 1 ( Cũng hoàn toàn có thể chọn Heading 2, 3 tùy theo ý muốn ). Trường hợp muốn tìm kiếm nhiều hơn thì nhấn vào phần mũi tên lan rộng ra .
- Sau khi đã chọn xong thẻ Heading thì nhấn Save Selection as New Quick Style .
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành đánh dấu mục bằng cách sử dụng Heading Styles. Chỉ cần người dùng thực hiện theo đúng hướng dẫn thì mọi thứ trở nên thật đơn giản, dễ dàng
Cách 2: Đánh dấu bằng cách tận dụng Add Text – Table of Contents
Ở Table of Contents, tất cả chúng ta cũng hoàn toàn có thể dùng Add Text thực thi ước ghi lại mục lục. Các bước triển khai như sau :
- Bôi đen phần ký tự muốn dùng để tạo mục lục. Cần phải bôi đen vừa đủ, tránh bôi đen cả khoảng trống .
- Kích chuột vào vùng tab References .
- Sau đó, người dùng liên tục chọn Add Text trong nhóm Table of Contents
- Người dùng muốn chọn Level nào cho nội dung đã bôi đen thì click chuột vào đó .
Người dùng hoàn toàn có thể chọn một trong hai cách trên lưu lại mục lục. Dù là cách nào đi nữa cũng rất đơn thuần, dễ triển khai mà lại đúng chuẩn. Sau đó, tất cả chúng ta sẽ triển khai bước tiếp theo là tạo mục lục tự động .
Hướng dẫn tạo mục lục tự động
Sau khi đã ghi lại mục lục xong, người dùng chuyển sang bước tạo mục lục tự động. Ở đây, người dùng làm theo hướng dẫn :
- Ở tài liệu, khu vực người dùng muốn tạo mục lục ( Thường là trang cuối hoặc trang tiên phong của tài liệu ), người dùng để chuột ở vị trí đó .
- Dùng chuột chọn Tab References .
- Tiếp đến, người dùng chọn mục Table of Contents, ở đây sẽ có những mẫu mục lục có sẵn. Người dùng chọn mẫu nào tương thích với mình để tạo lệnh cho công cụ .
- Muốn chỉnh sửa kiểu mục lục thì chọn Custom Table of Contents. Tuy nhiên, tính năng này chỉ có ởcách tạo mục lục trong Word 2016và 2019 .
Video hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục Word
Cách cập nhật Table of Contents
Trong 1 số ít trường hợp, người dùng muốn update Table of Contents thì làm như sau :
Thay đổi từ phần đánh dấu mục lục như ở bước đầu tiên.
- Chọn vào Ribbon, sau đó chọn References .
- Cuối cùng, chọn Update Table. Người dùng sẽ được update hàng loạt và update số trang theo ý thích .
Với một tài liệu có đầy đủ mục lục rõ ràng sẽ giúp ích rất nhiều cho người sử dụng. Đặc biệt, thao tác này khiến cho tài liệu của người dùng trở nên chuyên nghiệp, khoa học, đẹp mắt hơn. Tạo mục lục Word Office tự động rất đơn giản nhưng để tiện lợi nhất, người dùng nên tự hình dung bố cục, có thẻ Heading ngay từ khi thiết lập tài liệu cho mình.
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
