Mục lục bài viết
Công việc thống kê số liệu bằng Excel sẽ vô cùng đơn giản khi bạn biết đến cách đánh số thứ tự. Giúp bạn quản lý thông tin dễ dàng hơn, hãy theo dõi bài viết để biết 4 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel siêu nhanh, đơn giản.
Bài viết được thực thi trên máy tính hệ quản lý và điều hành Windows 10. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể triển khai tựa như trên máy tính hệ quản lý macOS .
I. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột
1. Hướng dẫn nhanh
Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > Dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số > Đặt chuột ở góc ô kéo xuống mức thứ tự bạn muốn.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > Dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số.
Bước 2: Đặt chuột ở hình vuông nhỏ tại góc ô kéo xuống mức thứ tự bạn muốn.
II. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức
1. Hướng dẫn nhanh
Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo > Dùng chuột đặt ở góc ô đó và kéo xuống số thứ tự bạn muốn.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo.
Ví dụ: Bạn nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A1 thì nhập công thức ở ô bên dưới =A1+1 như hình bên dưới. Bạn có thể thực hiện tương tự tại vị trí khác.
Bước 2: Dùng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc ô đó và kéo xuống số thứ tự bạn muốn.
III. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng Editing chọn Fill/Series
1. Hướng dẫn nhanh
- Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Chọn Fill > Chọn Series.
- Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột.
- Chọn Linear để đánh sô kiểu tăng dần.
- Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > Nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > Chọn OK để hoàn tất và xem kết quả.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Chọn Fill > Chọn Series.
Lưu ý: Có 4 loại đánh số
- Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
- Growth: Kiểu lũy tiến.
- Date: Kiểu ngày tháng.
- AutoFill: Kiểu tự động điền.
Bước 2:
- Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột. Tùy vào mục đích của bạn để chọn Rows hoặc Columns nhé!
- Trong hướng dẫn này mình chọn Linear để đánh số kiểu tăng dần.
- Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > Nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > Chọn OK.
Sau đó màn hình sẽ hiển thị dãy số thứ tự bạn đã chỉnh sửa.
IV. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm Subtotal
Lưu ý:
- Cách này được áp dụng khi sử dụng chức năng Filter.
- Việc sử dụng hàm Subtotal giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm CoutnA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ bị giữ nguyên khi lọc.
- Chỉ áp dụng được trên cột, không thể áp dụng được trên hàng.
1. Cú pháp của hàm
Ở cách này mình sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau đó chính là hàm IF và hàm Subtotal với cú pháp như sau:
=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; Subtotal(funtion_num; ref1;…))
Trong đó:
- logical_test: Điều kiện của hàm IF.
- [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
- funtion_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm CountA).
- ref1;…: Vùng chứa số thứ tự.
2. Ví dụ và cách thực hiện
Mình có 1 ví dụ như sau :Bảng này đã được mình đánh số thứ tự từ trên xuống dưới bằng 2 hàm CountA và Subtotal với 1 vài ô trống không có số thứ tự. Sau đây hãy xem hàm Subtotal thao tác nhé !
Ví dụ đánh Số thứ tự
Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp B3 = IF(C3=””;””;SUBTOTAL(3;$C$3:C3)).
Giải thích hàm (Mình sẽ giải thích hàm này từ trong ra ngoài cho dễ hiểu nhé)
Đối với hàm SUBTOTAL(3;$C$3:C3) ta có:
- funtion_num = 3: Được hiểu là hàm CountA trong Subtotal.
- ref1 = $C$3:C3: Là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).
Đối với hàm IF(C3=””;””;SUBTOTAL(3;$C$3:C3)) ta có:
- C3=””;””: Có nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì Số thứ tự cũng sẽ là rỗng.
- SUBTOTAL(3;$C$3:C3): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm Subtotal.
Nhập hàm theo cú pháp B3 = IF(C3=””;””;SUBTOTAL(3;$C$3:C3))
Bước 2: Thực hiện lọc dữ liệu bằng Filter và xem sự thay đổi khi sử dụng hàm Subtotal.
Trên đây là hướng dẫn 3 cách đánh số thứ tự tự động hóa trong Excel siêu nhanh, đơn thuần trên máy tính giúp bạn thuận tiện trong việc thống kê số liệu. Nếu cảm thấy bài viết hữu dụng, hãy san sẻ cho bạn hữu và đừng quên để lại phản hồi phía dưới nhé !
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
