Mục lục bài viết
Hiện nay, máy scan là loại máy khá thông dụng được trang bị trong các văn phòng công ty, tiệm Photocopy,… Bài viết dưới đây sẽ cho bạn biết một số công dụng của máy scan và cách scan giấy tờ đơn giản nhé.
1. Máy Scan là gì?
Máy Scan (máy quét) là một thiết bị chụp và chuyển hình ảnh từ các giấy tờ văn bản, tài liệu, áp phích, các trang tạp chí, hình ảnh,… thành tệp dữ liệu hình ảnh sau đó được hiển thị và chỉnh sửa trên máy tính.
Nói đơn giản là biến tài liệu cứng thành tệp tin phần mềm (nhiều người hay gọi là chuyển file cứng thành file mềm).
Các máy Scan thường được trang bị các phần mềm đi kèm, chẳng hạn như Photoshop của hãng Adobe để bạn có thể chỉnh sửa kích thước của file ảnh.
Nguyên lý hoạt động của máy scan tương tự như máy sao chụp (Photocopy): Một thiết bị tích điện kép (Charge-Coupled Device -CCD) sẽ thu lấy hình ảnh trên trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ theo dạng thông tin số rồi thành các file để lưu trữ trên điện thoại hoặc máy tính.
2. Công dụng của máy Scan
– Tiết kiệm không gian văn phòng
Công dụng được nhắc đến đầu tiên là chiếc máy scan vô cùng tiện ích này có kích thước nhỏ gọn chỉ chiếm một góc bàn nhỏ, không làm hạn chế không gian văn phòng.
Ngoài ra, có một số máy in có chức năng Scan, copy giúp chúng ta chỉ cần sở hữu 1 thiết bị cho nhiều công việc.
[external_link offset=1]– Lưu trữ tài liệu quan trọng
Phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống thường xảy ra vấn đề thất lạc, đặc biệt là những tài liệu lâu năm. Thông qua máy scan các tài liệu đều được số hóa và lưu trữ dễ dàng trên máy.
– Độ bảo mật thông tin an toàn, tuyệt đối
Sau khi lưu trữ thông tin cần scan lên máy (dạng file PDF) bạn có thể cài đặt mã truy cập giúp tài liệu được bảo mật an toàn. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể đọc được tài liệu.
– Dễ dàng tìm kiếm tài liệu
Việc chuyển tài liệu giấy sang những file lưu trữ trên máy sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp theo từng phân loại khác nhau, dựa vào công cụ lọc để có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản.
Tài liệu sau khi scan có thể chia sẻ qua mail, đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba điều đó giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu từ xa ở bất cứ nơi nào.
– Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên
Với phương pháp lưu trữ truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, máy scan giúp tài liệu được lưu trữ linh hoạt hơn. Công việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có thể xử lý những công việc khác.
– Khôi phục tài liệu bị mất
Trong những trường hợp bất cập khiến tài liệu của bạn bị mất, việc scan tài liệu và cẩn thận lưu trên những ứng dụng lưu trữ (đám mây, Google Drive,…) giúp bạn khôi phục lại những dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.
3. Các bước scan giấy tờ bằng máy scan
– Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan
Sau khi kết nối máy tính vào máy scan, bạn hãy úp tài liệu cần scan vào mặt kính ngay ngắn theo đúng vị trí đánh dấu trên máy.
– Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Bạn hãy mở phần mềm scan để điều chỉnh scan tài liệu theo mong muốn (trắng đen hoặc màu, kích thước bản scan,…). Sau đó, bạn nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan.
Sau khi tài liệu được scan xong trên phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như điều chỉnh xoay ảnh. Khi lưu bạn có thể lưu theo định dạng file mình mong muốn hoặc mặc định.
– Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi tài liệu được scan xong, bạn có thể sử dụng một số chương trình chỉnh sửa (Adobe Acrobat) để chuyển đổi file dưới dạng PDF hoặc sắp xếp nhiều tài liệu khác nhau thành một file tổng.
Ngoài ra, bạn cũng có thể khắc phục hình ảnh như độ sáng, độ nhòe, rõ nét,…
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về công dụng của máy scan và cách scan tài liệu nhanh chóng. Chúc các bạn thành công! [external_footer]
