Mục lục bài viết
1. Phân loại những văn bản cần tàng trữ
– Văn bản nội bộ : Đây là những sách vở, tài liệu, hồ sơ được sử dụng trong khoanh vùng phạm vi trong một công ty, doanh nghiệp, cơ quan. Thường thấy là những thông tin, quyết định hành động, lao lý, kế hoạch việc làm, tổng kết báo cáo giải trình thường kỳ, … được chuyển giao từ cấp trên xuống tới cấp dưới hoặc tới từng phòng ban. Các văn bản này chỉ có giá trị nội bộ, những thông tin sẽ được vận dụng trong khoanh vùng phạm vi doanh nghiệp. 
Văn bản sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp Các văn bản nội bộ này sẽ là cơ sở để những nhân viên cấp dưới trong công ty thực thi việc làm trong thời hạn tới, là địa thế căn cứ để những nhà quản lý để trấn áp nhân viên cấp dưới triển khai theo đúng lao lý.
– Văn bản đến: Là các văn bản được gửi tới từ ngoài doanh nghiệp, có thể là thông báo từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, các văn bản điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp từ các cơ quan chính quyền, hoặc từ các đối tượng liên quan như báo chí, khách hàng hay cộng đồng.
– Văn bản đi : Là những văn bản do những doanh nghiệp, tổ chức triển khai, cơ quan gửi cho những đối tượng người dùng bên ngoài. Cho tới thời gian hiện tại, việc quản lý những văn bản trên sách vở không còn được vận dụng nhiều như trước. Bởi nó có điểm yếu kém vô cùng lớn : tốn khoảng trống tàng trữ, dễ bị ảnh hưởng tác động bởi những tác nhân khách quan ( nhiệt độ, thời hạn quá lâu, động vật hoang dã gặm nhấm, … ). Thêm vào đó, khi muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó, người thực thi tàng trữ văn thư lại cần rất nhiều thời hạn để hoàn toàn có thể tìm kiếm được văn bản. 
Sử dụng excel trong quản lý văn bản Do đó, việc lập những file quản lý văn bản bằng excel sẽ xử lý được mọi yếu tố trong công tác làm việc tàng trữ văn thư cũ. Việc tìm kiếm những văn bản trên excel vô cùng thuận tiện, cũng không hề tốn diện tích quy hoạnh, lại còn hoàn toàn có thể thuận tiện san sẻ cho những cá thể thiết yếu.
2. Lập file quản lý văn bản bằng Excel như thế nào cho hiệu suất cao ?
2.1. Tạo tiến trình quản lý văn bản
Ví dụ về trường hợp công văn đến : – Khi có một văn bản được gửi tới doanh nghiệp, bộ phận văn thư cần phải thêm văn bản vào thư mục văn bản đến. Văn bản ở trạng thái chưa giải quyết và xử lý. Các nội dung của văn bản gồm có : thời hạn nhận, phân loại của văn bản, số lượng văn bản, ngày ký văn bản, người ( nơi ) gửi, người ký văn bản, nội dung văn bản và ai là người triển khai giải quyết và xử lý văn bản. 
Xây dựng quy trình quản lý văn bản – Khi đó, người triển khai công tác làm việc văn thư cần phải giao văn bản đó cho bộ phận thực thi giải quyết và xử lý văn bản. Trong quy trình đó, nhân viên cấp dưới văn thư cần phải theo dõi về quá trình giải quyết và xử lý của những bộ phận có nghĩa vụ và trách nhiệm. – Tiếp theo, bộ phận giải quyết và xử lý sẽ gửi tác dụng về cho người quản lý văn thư để thực thi tàng trữ theo lao lý. Văn bản ở trạng thái đã giải quyết và xử lý.
2.2. Phân loại văn bản
Để văn bản được tàng trữ một cách khoa học, thuận tiện tìm kiếm trong tương lai thì người triển khai công tác làm việc văn thư cần phải thống kê và phân loại văn bản và sắp xếp vào những hạng mục khác nhau. Trong quy trình thực thi thống kê và phân loại cần bảo vệ được những yếu tố sau : không được bỏ sót bất kể văn bản nào, tên những hạng mục là tổng quát nội dung của những văn bản nhưng cần phải phân biệt rõ ràng được những hạng mục. Đồng thời, những hạng mục đó cần phải dễ hiểu, để bất kể nhân viên cấp dưới nào xem cũng hoàn toàn có thể hiểu và tìm kiếm thuận tiện. 
Phân loại văn bản để tạo danh mục Có 3 cách phân loại nổi bật như sau : – Phân loại theo loại văn bản : báo cáo giải trình, thông tin, quyết định hành động, công văn, nghị quyết, … – Phân loại theo phòng ban : phòng marketing, phòng hành chính, phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng tăng trưởng, … – Phân loại theo trạng thái văn bản : đã giải quyết và xử lý, chưa giải quyết và xử lý, đang chờ giải quyết và xử lý, tàng trữ. Ngoài ra, còn nhiều cách phân loại khác như phân loại theo thời hạn ( theo tháng, theo tuần hay theo quý ). Tuy nhiên, nhìn chung, việc phân theo loại văn bản hoặc theo phòng ban là 2 cách dễ sử dụng và dễ tìm kiếm nhất.
2.3. Tạo file quản lý văn bản
Mỗi một hạng mục trong phân loại, người quản lý văn thư sẽ cần triển khai tạo những sheet khác nhau trong một file excel để tiện trong quy trình quản lý. Khi có một yếu tố phát sinh như thêm văn bản, biến hóa trạng thái văn bản thì người quản lý hoàn toàn có thể chỉnh sửa theo đúng sheet quản lý đó. 
Tạo file quản lý văn bản Cách thức triển khai : Chọn data – data validation để tạo tài liệu ( loại văn bản, trạng thái, cá thể hay bộ phận giải quyết và xử lý, ngày tháng nhận, …. ). Thông qua tính năng này, những bạn sẽ hạn chế được những sai sót trong quy trình nhập tài liệu thủ công bằng tay, kéo theo việc quản lý và tìm kiếm văn bản bị sai.
Chọn home – conditional formatting để theo dõi trạng thái văn thư. Nó sẽ thông báo cho người dùng những văn thư đang chờ xử lý để người quản lý văn thư có thể thực hiện được việc đốc thúc các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm xử lý nhanh chóng.
2.4. Tạo mã cho từng loại văn bản
Hiểu đơn thuần về việc tạo mã cho từng loại văn bản là bạn đặt cho mỗi văn bản đó một “ biệt danh ”. Ví dụ như thông tin về việc kiểm soát và điều chỉnh thời hạn thao tác, thông tin đổi khác nhân sự trong công ty. Mỗi một bản thông tin, những bạn sẽ đặt một tên khác nhau nhưng vẫn cần bảo vệ theo một công thức chung. Công thức này sẽ được thiết kế xây dựng tùy theo phương pháp phân loại văn thư được thực thi ở phần ( 2.1 ). Ví dụ, doanh nghiệp phân loại văn bản theo phòng ban thì hoàn toàn có thể đặt mã dạng AABBCC-DD Trong đó : AA là loại văn bản ( NĐ là nghị định, TB là thông tin, QD là quyết định hành động ) BB là tháng ( văn bản được triển khai trong thời hạn nào ) CC là số thứ tự DD là phòng ban thực thi Nếu văn bản đó là một thông tin, được triển khai vào tháng 10, là thông tin thứ 1 trong tháng của phòng chỉnh sửa và biên tập thì mã văn bản sẽ là TB1001-BT. Người quản lý văn thư hoàn toàn có thể sử dụng những hàm trong excel để tương hỗ cho việc thiết kế xây dựng công thức tự động hóa trong việc tạo mã cho mỗi văn bản : Hàm countif : đếm số lượng văn bản trong một sheet Hàm Vlookup : tra cứu văn bản Và một số ít những hàm excel khác để định dạng mã. 
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản Để giảm tải được áp lực đè nén việc làm cho đội ngũ nhân viên cấp dưới văn thư tàng trữ, nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng, lúc bấy giờ những doanh nghiệp đã sử dụng những ứng dụng quản lý văn bản để thay thế sửa chữa cho việc quản lý văn bản trên sách vở hay excel. Với hình thức này, những văn bản sẽ được tàng trữ theo từng loại giúp cho tất cả chúng ta hoàn toàn có thể dễ tìm kiếm được thông tin thiết yếu một cách nhanh gọn. Nếu bạn đang thao tác ở vị trí nhân viên cấp dưới văn thư hay nhân viên cấp dưới hành chính, những bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm về những ứng dụng này để hoàn toàn có thể tương hỗ tốt nhất cho việc làm của mình, giảm thời hạn thực thi việc làm. Sử dụng tốt những ứng dụng này cũng giúp những bạn có thêm thời cơ khi xin việc làm. Trên đây là hàng loạt thông tin về file quản lý văn bản bằng excel. Mong rằng, bài viết đã giúp những bạn tìm kiếm được những thông tin có ích cho bản thân .
Quy trình quản lý văn bản
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp thông tin về quá trình quản lý văn bản đến, đi trong một doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức triển khai. Tham khảo ngay bằng cách click vào link .
Quy trình quản lý văn bản
Chia sẻ:
Từ khóa tương quan
Chuyên mục
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
