SOP là gì? Hệ thống quy trình của SOP trong các lĩnh vực

Sop là gì? Sop dùng trong lĩnh vực gì?  Mục đích thường gặp khi sử dụng Quy trình thao tác chuẩn? Những yêu cầu chung khi áp dụng thực hiện SOP? SOP là gì trong sản xuất? Sop trong khách sạn là gì? SOP là gì trong nhà thuốc? SOP là gì trong logistics? 

Dưới đây là bài viết giải đáp những thắc mắc được nêu ra ở trên. Nếu bạn đang tìm hiểu về SOP là gì thì đừng nên bỏ qua bài viết này nhé!

[external_link_head]

Sop là gì? Sop dùng trong lĩnh vực gì?

Sop là gì?

Sop là một từ được viết tắt của tên tiếng Anh Standard operating procedure – Quy trình thao tác chuẩn. Đây là một thuật ngữ dùng để nói về một hệ thống quy trình nào đó được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc nhằm tránh khỏi các sơ sót xảy ra. Và nếu làm theo đúng các bước trong quy trình sẽ giúp con người nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc cũng như thu được kết quả tốt hơn.

Sop dùng trong lĩnh vực gì?

Sop áp dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm mục đích giúp cho quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo chất lượng. Ví dụ SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như y tế, khách sạn, nhà hàng, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp, …  và cả quân sự.

Tìm hiểu thêm: Bảng giá gửi hàng đi mỹ tại Vi Minh Express

[external_link offset=1]

Mục đích thường gặp khi sử dụng Quy trình thao tác chuẩn về SOP

• Giúp người mới nhanh chóng tiếp thu được công việc và làm việc hiệu quả
• Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
• Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên
• Ổn định chất lượng, năng suất làm việc: công việc thực hiện theo SOP lần nào cũng được hoàn thành và hoàn thành theo cách giống nhau.

Những yêu cầu chung khi áp dụng thực hiện SOP

• Đảm bảo chất lượng ổn định và hiệu quả hoàn thành công việc tốt với những cách thức giống nhau giữa các lần.
• Góp phần hạn chế, khắc phục được tình trạng lãng phí tài nguyên.
• Tiết kiệm thời gian mà năng suất vẫn được nâng cao.

SOP là gì trong sản xuất?

Định nghĩa SOP trong ngành sản xuất

SOP viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure là quy trình thao tác chuẩn. Và hẹp hơn ta có thể hiểu SOP chủ yếu là đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ cho khách hàng được diễn ra theo quy trình chuẩn mực, đảm bảo chất lượng cao và hạn chế những sai sót xảy ra nếu có. Mặt khác, người lao động sẽ dần làm việc theo quy chuẩn chung và năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể.

Lợi ích của việc sử dụng SOP trong sản xuất bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
• Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên
• Được giới thiệu thêm nguồn khách hàng mới.
• Duy trì hoặc cải thiện vị thế của bạn trên thị trường.
• Cải thiện độ an toàn.
• Giảm rủi ro nợ.
• Góp phần xây dựng thương hiệu tích cực cho sản phẩm của bạn.

Sop trong khách sạn là gì?

Định nghĩa SOP trong ngành khách sạn

SOP trong ngành khách sạn được hiểu là việc các nhà quản lý ứng dụng SOP để tạo ra quy trình chuẩn riêng cho mỗi bộ phận trong khách sạn như: lễ tân, nhà hàng, buồng phòng,… để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc và duy trì chất lượng công việc với hiệu quả cao nhất. Đồng thời sẽ giúp khách sạn tiết kiệm được tài nguyên của mình.

Quy trình chuẩn SOP khách sạn tại mỗi vị trí, mỗi khách sạn là khác nhau. Phải căn cứ vào từng điều kiện, từng vị trí để đưa ra quy trình cho phù hợp, khoa học. 

Phân loại SOP trong khách sạn

Các nhân viên sẽ được hướng dẫn làm việc theo mẫu SOP đã thiết lập sẵn như những quy trình thao tác chuẩn. Tùy theo từng bộ phận sẽ có SOP khác nhau. Nhưng về cơ bản, các quy trình phải đảm bảo những nội dung sau: khối lượng công việc, đặc điểm của từng công đoạn, thời gian cần thiết để thực hiện công việc, yêu cầu về kỹ năng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công việc,…

Những lợi ích sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về SOP của ngành khách sạn

• SOP chính là bí kíp giúp nhân viên hiểu rõ hơn vị trí công việc của mình trong khách sạn.
• Tiết kiệm khá nhiều thời gian mà còn tăng hiệu suất làm việc.
• SOP chính là mấu chốt để đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên. Giúp nhân viên tự giác và phấn đấu hơn trong công việc.
• Góp cho những người làm quản lý có thể theo dõi được chi tiết các công việc trong khách sạn.
• Vừa là nơi thu thập các ý kiến đóng góp để đưa ra các chính sách phúc lợi hợp lý cho nhân viên.
• Sop có thể giúp quản lý nhìn ra được điểm mạnh yếu của từng nhân viên và đưa ra giải pháp đào tạo phù hợp.
• SOP khách sạn là cơ sở để hướng dẫn, đào tạo nhân viên và đặc biệt là nhân viên mới.

SOP là gì trong nhà thuốc?

Định nghĩa về SOP trong nhà thuốc

SOP trong nhà thuốc là quy trình thao tác chuẩn được thể hiện dưới dạng văn bản trình bày rõ ràng các trình tự, thao tác hoạt động bất kì trong nhà thuốc để kiểm soát chặt chẽ quá trình mua, bán dược phẩm, chất lượng thuốc,…hiệu quả nhất. Những quy trình chuẩn này phải được thông qua tất cả các nhân viên, lấy ý kiến của họ để tạo thành SOP hoàn thiện và chuẩn nhất. Sau đó phải được Dược sĩ chủ nhà thuốc phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực. Quyết định ban hành phải ghi rõ ngày tháng năm.

Đây là việc vô cùng quan trọng vì SOP được xem như một tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng nhà thuốc, đúng quy trình đồng thời tạo sự tin tưởng cho người tiêu dùng khi mua các dược phẩm thuốc.

[external_link offset=2]

Vai trò của hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc như sau:

• Định hướng, hướng dẫn công việc: Giúp cho mọi nhân viên y tế đều có các thao tác đạt chuẩn đảm bảo chất lượng dược phẩm tốt nhất.
• Đây là tiêu chuẩn, cơ sở đánh giá trình độ, năng lực của nhân viên thông qua mức độ hoàn thành công việc.
• Hệ thống quy trình thao tác chuẩn có vai trò là công cụ đối chiếu giúp mọi nhân viên nhớ được các thao tác một cách dễ dàng, quá trình đào tạo nhân viên mới sẽ tiết kiệm tối đa thời gian.
• Căn cứ, cơ sở để kiểm tra các thông tin về chất lượng dược phẩm hoặc thẩm định hệ thống nhà thuốc.
• Hồ sơ hiệu năng: Tạo nền tảng để sửa đổi, bổ sung hoặc có các cải tiến điều kiện kinh doanh hay quy trình;
• Tài liệu kinh doanh: Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu khi quá trình phân phối, nhập thuốc có vấn đề như khiếu nại, thu hồi sản phẩm không đảm bảo chất lượng.

Quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Liệt kê các công việc cần phải làm.
• Thực hiện đầy đủ những gì đã viết, liệt kê.
• Ghi chép lại toàn bộ quá trình những gì đã thực hiện.
• Định kỳ soát xét lại hệ thống SOP.
• Quá trình soạn thảo quy trình thao tác chuẩn cần sử dụng ngữ như sau:
• Theo mệnh lệnh cách.
• Văn phong ngắn gọn, dễ hiểu.
• Tránh sử dụng từ: Đa nghĩa, khó hiểu, trừu tượng, từ địa phương.

SOP là gì trong logistics?

Định nghĩa về SOP Logistics

Logistics thuộc chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể những công việc liên quan đến hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho tới khi hàng được giao đến người tiêu thụ cuối cùng. Logistics cũng là một trong những điểm mạnh, giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

SOP trong Logistics là việc vô cùng quan trọng và cần thiết bởi vì phải xây dựng được một chiến lược – quy trình thao tác chuẩn SOP thì sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc hiệu quả.

Quy trình thao tác chuẩn SOP trong Logistics bao gồm:

• Dịch vụ khách hàng.
• Dự báo nhu cầu.
• Thông tin trong phân phối.
• Kiểm soát lưu kho.
• Vận chuyển nguyên vật liệu.
• Quản lý quá trình đặt hàng.
• Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho.
• Thu gom hàng hóa.
• Đóng gói, xếp dỡ hàng.
• Phân loại hàng hóa.

Kết luận

Với những gì chia sẻ bên trên, mọi người chắc cũng đã hiểu rõ hơn về ý nghĩa của từ SOP là gì, cũng như cách sử dụng quy trình SOP trong sản xuất, khách sạn, nhà hàng, trong nhà thuốc và trong Logistics. Việc xây dựng quy trình thao tác chuẩn thực sự là công cụ hữu ích giúp cho các ngành nghề hoạt động hiệu quả và khoa học hơn. Và nếu còn bất kì thắc mắc nào liên quan đến SOP là gì thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp một cách tận tình nhất nhé!

Chúc bạn thành công!