Trong phần lớn lịch sử lâu đời của mình, Microsoft Word sử dụng một định dạng độc quyền cho các file đã lưu của nó, DOC. Bắt đầu từ năm 2007 với phiên bản cập nhật của Word (và Microsoft Office), định dạng lưu mặc định đã được thay đổi thành DOCX.
Đây không chỉ đơn giản là một phiên bản định dạng “muộn màng” của những năm 1990 – chữ X bổ sung đó là viết tắt của tiêu chuẩn Office Open XML. Vậy sự khác biệt là gì và bạn nên sử dụng cái nào?
[external_link_head]Mục lục bài viết
Sơ lược về lịch sử định dạng DOC
Microsoft Word bắt đầu sử dụng định dạng DOC và phần mở rộng file này cách đây hơn 30 năm trong bản phát hành đầu tiên của Word cho MS-DOS. Là một phần mở rộng rõ ràng dành cho trình xử lý tài liệu độc quyền của Microsoft, định dạng này cũng độc quyền. Word là chương trình duy nhất chính thức hỗ trợ file DOC cho đến khi Microsoft mở thông số kỹ thuật vào năm 2006.
Trong thời điểm cuối những năm 90 và đầu những năm 2000, nhiều sản phẩm cạnh tranh khác có thể hoạt động với file DOC, mặc dù một số tùy chọn và định dạng kỳ lạ hơn của Word không được hỗ trợ đầy đủ trong các trình xử lý văn bản khác. Vì Office và Word lần lượt là tiêu chuẩn thực tế cho các bộ ứng dụng Office và công cụ xử lý văn bản, nên tính chất khép kín của định dạng file chắc chắn đã giúp Microsoft duy trì sự thống trị của mình đối với các sản phẩm như WordPerfect của Corel.
Kể từ năm 2008, Microsoft đã phát hành và cập nhật thông số cho định dạng DOC nhiều lần để sử dụng trong các chương trình khác, mặc dù không phải tất cả những chức năng nâng cao của Word đều được tài liệu mở hỗ trợ.
Sau năm 2008, định dạng DOC đã được tích hợp vào các chương trình xử lý văn bản trả phí và miễn phí của nhiều nhà cung cấp. Điều này giúp cho quá trình làm việc với các định dạng của trình xử lý văn bản cũ dễ dàng hơn đáng kể và nhiều người dùng vẫn thích lưu trong tiêu chuẩn DOC cũ hơn, vì có khả năng là bạn bè hoặc khách hàng sử dụng phiên bản Microsoft Office cũ cần mở nó.
Giới thiệu về Office Open XML (DOCX)
Dưới áp lực của sự cạnh tranh ngày càng tăng từ Open Office mã nguồn mở miễn phí và Open Document Format (ODF), Microsoft đã thúc đẩy việc áp dụng một tiêu chuẩn thậm chí còn mở rộng hơn vào đầu những năm 2000. Điều này đã dẫn đến việc phát triển định dạng file DOCX, cùng với các định dạng đồng hành của nó như XLSX cho bảng tính và PPTX cho thuyết trình.
Các tiêu chuẩn được trình bày dưới tên “Office Open XML” (không liên quan đến chương trình Open Office) vì những định dạng này dựa trên Extensible Markup Language thay vì nhị phân cũ và kém hiệu quả hơn. Ngôn ngữ này mang đến một số lợi ích, đáng chú ý nhất là dung lượng file nhỏ hơn, ít khả năng bị hỏng hơn và hình ảnh nén đẹp hơn.
Định dạng DOCX dựa trên XML đã trở thành tùy chọn lưu mặc định cho Word trong phiên bản 2007 của phần mềm. Vào thời điểm đó, nhiều người dùng cho rằng định dạng DOCX mới và các sản phẩm cùng thời với Microsoft Office chỉ là phương tiện để Microsoft loại bỏ những phiên bản phần mềm cũ và bán các bản sao mới, vì các bản Word và Office cũ không thể đọc được file XML mới.
Điều này không hoàn toàn đúng. Word 2003 có thể đọc các định dạng file Word XML đặc biệt và những bản cập nhật tương thích sau đó đã được áp dụng cho các phiên bản khác. Nhưng trong mọi trường hợp, một số người dùng có thể lưu thủ công các file trong tiêu chuẩn DOC cũ thay vì DOCX để đảm bảo tương thích… Nhưng hơi trớ trêu, vì nó chỉ tương thích hơn với các phiên bản Word cũ, chứ không phải với những công cụ đa nền tảng khác như Open Office Writer. Các trình xử lý văn bản hiện đại hỗ trợ cả định dạng DOC và DOCX, trong số rất nhiều những định dạng khác.
[external_link offset=1]
10 năm sau, DOCX đã trở thành tiêu chuẩn thực tế mới, mặc dù nó không hoàn toàn phổ biến như định dạng file DOC cũ do các đối thủ cạnh tranh như ODF và việc sử dụng trình xử lý văn bản truyền thống đã giảm.
Làm thế nào để mở file DOCX?
DOCX là định dạng file tài liệu nhỏ hơn DOC, thuận tiện cho việc gửi qua email và lưu trữ trên ổ cứng. DOCX là một file nén, nghĩa là nó được thu nhỏ kích thước để giảm tác động đến dung lượng lưu trữ. DOCX được mở bằng Microsoft Word hoặc các chương trình thay thế của bên thứ ba.
Đây là một trong những loại file tài liệu phổ biến nhất, rất tiện lợi khi chia sẻ với người khác. Trên thực tế, hầu hết người dùng đều có Microsoft Word, do đó có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa loại file này. Trong thiết lập nhóm, DOCX là lựa chọn lý tưởng do khả năng chỉnh sửa của nó. Các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ và chỉnh sửa DOCX với nhau, làm cho nó trở nên hoàn hảo cho những dự án và chiến dịch.
Trên thực tế, bạn thậm chí không cần mở file DOCX bằng Word vì Microsoft có chương trình Word Viewer miễn phí cho phép bạn mở tài liệu Word như file DOCX mà không cần cài đặt MS Office.
Hơn nữa, bạn thậm chí không cần bất kỳ chương trình nào liên quan đến Microsoft Office trên máy tính của mình để mở loại file này, vì có một số chương trình xử lý văn bản hoàn toàn miễn phí có thể mở và chỉnh sửa file DOCX. WPS, OpenOffice Writer và ONLYOFFICE là một vài công cụ mà Quantrimang.com thường đề xuất cho bạn đọc.
Công cụ Google Docs miễn phí là một trình xử lý văn bản trực tuyến cũng có thể mở và chỉnh sửa các file DOCX. Là một công cụ dựa trên web, Google Docs không yêu cầu bất kỳ tải xuống phần mềm nào. Tất nhiên, điều này cũng có nghĩa là bất kỳ file DOCX nào bạn muốn sử dụng với Google Docs đều phải được upload lên công cụ trước khi chúng có thể được xem và chỉnh sửa.
Microsoft Word Online là một cách khác để xem và chỉnh sửa file DOCX trực tuyến. Dịch vụ đó là của Microsoft, vì vậy nó trông hơi giống phiên bản Microsoft Word dành cho desktop, nhưng hoàn toàn miễn phí.
Google cũng có một tiện ích mở rộng Chrome miễn phí cho phép bạn xem và chỉnh sửa các file DOCX ngay trong trình duyệt của mình, mang tên Office Editing for Docs, Sheets & Slides. Tiện ích hỗ trợ kéo các file DOCX cục bộ vào trình duyệt Chrome cũng như mở file DOCX trực tiếp từ Internet mà không cần phải tải xuống trước.
Microsoft Works hiện không còn tồn tại cũng mở các file DOCX. Mặc dù không miễn phí nhưng Corel WordPerfect Office là một lựa chọn khác mà bạn có thể mua tại Amazon.
Khi nào cần sử dụng một loại file khác thay cho DOCX?
Các bài báo, bản tin và quảng cáo được tạo tốt nhất bằng DOCX. DOCX được sử dụng để tạo sơ yếu lý lịch và thư xin việc, mặc dù nó không phải là lựa chọn lý tưởng vì file DOCX dễ bị chỉnh sửa. Trong những trường hợp này, hãy xem xét một định dạng file khác, đặc biệt đối với các tài liệu chuyên nghiệp như thư xin việc hoặc sơ yếu lý lịch. Trong trường hợp này, định dạng chẳng hạn như file tài liệu PDF sẽ tốt hơn vì việc vô tình chỉnh sửa hoặc thay đổi sẽ khó xảy ra hơn.
Để chuyển đổi file DOCX:
1. Mở file trong Microsoft Word.
2. Nhấp vào File.
3. Nhấp vào Save As.
4. Từ menu drop-down, chọn loại file bạn muốn lưu (PDF, v.v…)
[external_link offset=2]
Ngoài ra, nếu bạn muốn để một chương trình chuyển đổi xử lý quá trình này, thì cố rất nhiều lựa chọn để xem xét. Hệ thống dựa trên trình duyệt của Zamzar có giao diện dễ sử dụng và không yêu cầu cài đặt chương trình. Hãy thử nếu bạn có nhiều file cần chuyển đổi, vì nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Cách chuyển đổi file DOCX
Hầu hết mọi người quan tâm đến việc chuyển đổi file DOCX sang PDF hoặc DOC, nhưng các chương trình và dịch vụ bên dưới cũng hỗ trợ một số định dạng file bổ sung.
Cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả nhất để chuyển đổi file DOCX là chỉ cần mở file đó bằng một trong các chương trình xử lý văn bản được đề cập ở trên, sau đó lưu file vào máy tính ở định dạng mong muốn. Thực hiện việc này thông qua menu File > Save As hoặc cách nào đó tương tự.
Nếu điều đó dường như không hiệu quả với bạn, bạn có thể sử dụng công cụ chuyển đổi chuyên dụng từ danh sách các chương trình phần mềm chuyển đổi file miễn phí và dịch vụ trực tuyến của Quantrimang.com, như Zamzar hoặc FileZigZag. Đây là những ví dụ tuyệt vời về trình chuyển đổi DOCX trực tuyến có thể lưu file không chỉ thành các định dạng tài liệu như DOC, PDF, ODT và TXT mà còn cả các định dạng sách điện tử và định dạng hình ảnh như MOBI, LIT, JPG và PNG.
Để chuyển đổi file DOCX của bạn sang định dạng Google Docs để chỉnh sửa file ở đó, tất cả những gì bạn phải làm là upload file lên tài khoản của mình. Điều này có thể được thực hiện từ menu New > File của Google Drive hoặc trực tiếp từ Google Docs thông qua biểu tượng công cụ chọn file.
Calibre là một chương trình miễn phí rất phổ biến giúp chuyển đổi DOCX sang các định dạng sách điện tử, như EPUB, MOBI, AZW3, PDB, PDF và một số định dạng khác. Bài viết khuyên bạn nên đọc hướng dẫn của họ về cách chuyển đổi tài liệu Word để được trợ giúp tạo sách điện tử từ file DOCX tại:
https://manual.calibre-ebook.com/conversion.html#convert-microsoft-word-documentsBạn nên sử dụng định dạng nào?
Tài liệu ở định dạng DOCX chỉ có dung lượng bằng một nửa so với định dạng DOC cũ. DOCX là lựa chọn tốt hơn cho mọi tình huống. Định dạng này tạo ra các file nhỏ, nhẹ, dễ đọc và truyền hơn. Bản chất mở của tiêu chuẩn Office Open XML có nghĩa là nó có thể được đọc bởi bất kỳ trình xử lý văn bản đầy đủ tính năng nào, kể cả các công cụ trực tuyến như Google Documents.
Lý do duy nhất để sử dụng định dạng file DOC cũ ở thời điểm hiện tại là nhằm khôi phục một số file cũ hơn 10 năm hoặc để hoạt động với một trình xử lý văn bản đã lỗi thời. Trong cả hai trường hợp, tốt nhất là lưu lại file trong DOCX hoặc một số tiêu chuẩn hiện đại khác như ODF, để dễ dàng chuyển đổi.
Chúc các bạn vui vẻ!
Xem thêm:
- 10 tính năng trong Word 2013 giúp làm việc nhanh, dễ dàng hơn
- 3 cách để chèn văn bản ngoài lề trang trong Word
- Xem nhanh tổng số trang của file Word như thế nào?
