Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Bài viết này điều tra và nghiên cứu tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán tại những doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhằm mục đích chỉ ra sự độc lạ trong việc tổ chức triển khai công tác làm việc kế toán khi ứng dụng công nghệ thông tin ở những mức độ khác nhau. Đồng thời, đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu suất cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức triển khai công tác làm việc kế toán của doanh nghiệp .

Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Vận dụng mẫu chứng từ kế toán. Hiện tại, hầu hết doanh nghiệp nhỏ và vừa ( DNNVV ) đều sử dụng những mẫu chứng từ được phong cách thiết kế cố định và thắt chặt trên ứng dụng kế toán, vì thế, không ít Doanh Nghiệp gặp khó khăn vất vả khi phát sinh nội dung với chứng từ có sẵn .
Ngoài ra, chưa có Doanh Nghiệp nào triển khai xác lập tính hợp lệ của chứng từ in từ máy tính tại thời gian chưa ký ( không hợp lệ ) và đã ký ( hợp lệ ) khi ứng dụng ứng dụng kế toán, mỗi Doanh Nghiệp phong cách thiết kế chứng từ hướng dẫn riêng, không linh động trong việc bổ trợ, thêm bớt những yếu tố cho từng trách nhiệm đơn cử .
Lập, giải quyết và xử lý luân chuyển chứng từ kế toán. Trong lập chứng từ kế toán, hầu hết những Doanh Nghiệp đều tuân thủ đúng lao lý của chính sách kế toán và tương thích với nhu yếu của nhà quản trị và đối tượng người tiêu dùng bên ngoài. Trong bước giải quyết và xử lý, luân chuyển chứng từ, những DNNVV đều không thiết kế xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ. Do đó, chứng từ sau khi lập được luân chuyển đến phòng ban nào là tùy thuộc vào thói quen của kế toán .
Bên cạnh đó, những Doanh Nghiệp lại chú trọng đến việc lập chứng từ triển khai làm địa thế căn cứ để ghi sổ kế toán mà bỏ lỡ vai trò quan trọng của chứng từ mệnh lệnh và những chứng từ tự lập thiết yếu khác để thực thi và trấn áp nhiệm vụ. Do đó, việc kiểm tra, trấn áp nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bộ phận chưa rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau, làm giảm vai trò của công tác làm việc kế toán trong quản trị .
Những tài liệu từ chứng từ kế toán vào máy tính. Độ đúng mực của quy trình nhập liệu phụ thuộc vào rất nhiều vào chủ quan của nhân viên cấp dưới kế toán, sự sai sót trong quy trình nhập tài liệu là không hề tránh khỏi, hầu hết Doanh Nghiệp không tổ chức triển khai so sánh giữa chứng từ gốc và chứng từ trên máy tính .

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Đối với mạng lưới hệ thống thông tin tài khoản kế toán, những DNNVV đều thực thi theo chính sách, bên cạnh việc sử dụng những thông tin tài khoản tổng hợp theo pháp luật thì những thông tin tài khoản chi tiết cụ thể được những Doanh Nghiệp tự tạo theo đặc thù và nhu yếu quản trị của DN. Tuy nhiên, 1 số ít Doanh Nghiệp tạo mạng lưới hệ thống những thông tin tài khoản quá cụ thể, thậm chí còn tạo đến thông tin tài khoản cụ thể cấp 4, cấp 5 dẫn đến việc quản trị những nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh trở nên phức tạp, chồng chéo lẫn nhau, không linh động trong việc so sánh, xử lý số liệu thực tiễn .

Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán

Hiện nay, những DNNVV đều sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên việc mô phỏng một hình thức sổ kế toán bằng tay thủ công, nhằm mục đích tạo ra một bộ sổ kế toán theo lao lý của hình thức sổ kế toán đã chọn. Theo hiệu quả khảo sát, bộ sổ kế toán được lựa chọn phổ cập nhất trong những DNNVV là bộ sổ của hình thức sổ nhật ký chung ( khoảng chừng 80 % ), đồng thời 93,4 % số Doanh Nghiệp xác lập hình thức sổ kế toán nhật ký chung phân phối được nhu yếu quản trị của Doanh Nghiệp .
Một số ít Doanh Nghiệp sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ ( khoảng chừng 2 % ), khuynh hướng chung là hình thức này từ từ ít được lựa chọn, vì việc phong cách thiết kế ứng dụng khá phức tạp và khó khăn vất vả, không tương thích với nguyên tắc số ít cột, nhiều dòng trong chương trình kế toán máy .
Đối với công tác làm việc tổ chức triển khai in và tàng trữ tài liệu kế toán. Qua khảo sát, những chứng từ được lập trên giấy, sau khi phân loại nhập vào ứng dụng kế toán phần nhiều không được tàng trữ, dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng. Những chứng từ được lập trên máy tính, in ra giấy, thường chỉ được lập thành một liên để giao cho người mua, kế toán chỉ triển khai tàng trữ nội dung chứng từ trên máy tính chứ không tàng trữ chứng từ in và ký duyệt theo trình tự .
Kết quả khảo sát cho thấy, chỉ có 32,1 % Doanh Nghiệp triển khai tàng trữ chứng từ điện tử. Có nhiều Doanh Nghiệp in và tàng trữ những sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cụ thể, còn có những Doanh Nghiệp chỉ in và tàng trữ Sổ cái thông tin tài khoản ( Sổ kế toán tổng hợp ) vì cho rằng chỉ hầu hết chăm sóc đến báo cáo giải trình kinh tế tài chính .
Đối với việc thay thế sửa chữa sổ kế toán, khi phát hiện tài liệu sai thì sửa lại chứng từ trên máy tính mà không biểu lộ bút toán chữa sổ, việc chỉnh sửa số liệu những chứng từ thường được sửa chữa thay thế trực tiếp và không lập chứng từ sửa sai .

Tổ chức báo cáo tài chính

Các báo cáo giải trình kinh tế tài chính ( BCTC ) được lập tuân thủ theo đúng nguyên mẫu, nội dung của chính sách kế toán hiện hành. Tuy nhiên, những báo cáo giải trình đều sử dụng những mẫu sẵn có trên ứng dụng, thế cho nên, mẫu thuyết minh BCTC cũng được chạy tự động hóa trên ứng dụng kế toán, điều này dẫn đến sẽ có một số ít nội dung nhiệm vụ thiết yếu được trình diễn trong thuyết minh nhưng ứng dụng không phản ánh được .
Bên cạnh đó, so với báo cáo giải trình lưu chuyển tiền tệ vì đặc thù không bắt buộc nên một số ít DNNVV không lập. Các Doanh Nghiệp chỉ lập BCTC ( chiếm 61,8 % ), hoặc lập BCTC và một số ít báo cáo giải trình quản trị thiết yếu ( chiếm 34,1 % ), số Doanh Nghiệp lập không thiếu BCTC và báo cáo giải trình quản trị chỉ chiếm 4,1 % .

Bộ máy tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Các DNNVV lúc bấy giờ đã và đang dần chuyển sang sử dụng ứng dụng kế toán chuyên sử dụng, tuy nhiên, số Doanh Nghiệp còn sử dụng những ứng dụng ứng dụng tin học văn phòng cơ bản ( MS Office ) còn khá cao. Mặt khác, hầu hết tại những DNNVV trình độ cán bộ kế toán còn yếu. Theo số liệu khảo sát sinh viên tốt nghiệp của những trường đai học uy tín, có khoảng chừng 2/3 cho biết họ chưa thể chớp lấy được việc làm kế toán ngay khi được giao mà phải được đào tạo và giảng dạy, hướng dẫn lại .

Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán

Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

DN cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động của DN việc tổ chức lập chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Đối với các trường hợp sai sót, cho dù là làm trên máy nhưng kế toán nên tuân thủ theo quy định của pháp luật lập các chứng từ sửa đổi, bổ sung.

Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Trong quy trình tổ chức triển khai công tác làm việc kế toán nói chung, kế toán trên máy nói riêng, ngoài việc sử dụng những thông tin tài khoản cấp 1, cấp 2 theo đúng nội dung, giải pháp ghi chép đã được lao lý trong chính sách kế toán hiện hành, những Doanh Nghiệp địa thế căn cứ vào nhu yếu quản trị để thiết kế xây dựng những mạng lưới hệ thống thông tin tài khoản chi tiết cụ thể thiết yếu và tinh gọn. Hệ thống thông tin tài khoản kế toán phải được tổ chức triển khai mã hóa gồm có cả thông tin tài khoản kế toán kinh tế tài chính và thông tin tài khoản kế toán quản trị. Đây là việc làm quan trọng trong nội dung mã hóa những đối tượng người tiêu dùng quản trị – điều kiện kèm theo không hề thiếu trong tổ chức triển khai kế toán máy .

Về lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán

Doanh Nghiệp cần linh động trong việc vận dụng những hình thức kế toán, nhất là những Doanh Nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký – chứng từ vì khi thực hành thực tế kế toán trên máy tính thì hình thức này trở nên rườm rà, phức tạp dẫn đến số liệu kế toán không đáng đáng tin cậy. Để bảo vệ thông tin được bảo mật thông tin, Doanh Nghiệp nên tạo một mạng lưới hệ thống bảo mật thông tin cho máy tính, kiểm tra mạng lưới hệ thống máy tính định kỳ và triển khai in những sổ chi tiết cụ thể và sổ tổng hợp cũng như những báo cáo giải trình để tàng trữ tài liệu của Doanh Nghiệp mình .

Về tổ chức báo cáo tài chính

Trong yếu tố lập những báo báo tình hình kinh tế tài chính, nổi bật là thuyết minh BCTC, những Doanh Nghiệp cần có sự tích hợp giữa số liệu tự động từ ứng dụng và làm thủ công bằng tay để những thông tin trên bản thuyết minh được rõ ràng, thông tin đáng đáng tin cậy hơn. Doanh Nghiệp cũng chú trọng đến những báo cáo giải trình quản trị, những báo cáo giải trình này hoàn toàn có thể làm cơ sở để những nhà quản trị nghiên cứu và phân tích và đưa ra những quyết định hành động .

Về tổ chức công tác kế toán

Việc quan trọng trong ứng dụng công nghệ thông tin ( CNTT ) vào công tác làm việc kế toán là xác lập mạng lưới hệ thống những đối tượng người dùng kế toán và mã hóa những đối tượng người dùng cần quản trị. Để mã hóa những đối tượng người dùng cần quản trị, nên dựa vào đặc thù của đối tượng người tiêu dùng đó chia thành 2 mức độ : mức độ đơn thuần, mức độ phức tạp ( phối hợp ) có tính mạng lưới hệ thống và sử dụng những giải pháp mã hóa logic, có tính bền vững và kiên cố, tăng trưởng .
Việc trấn áp quy trình giải quyết và xử lý và thông tin đầu ra phải tích hợp với nhu yếu sử dụng thông tin, bảo vệ bảo đảm an toàn những tài liệu kết xuất và thông tin nhạy cảm, số tổng trấn áp nằm trong vùng số lượng giới hạn và tăng cường bảo đảm an toàn mạng lưới hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên mạng lưới hệ thống mạng máy tính .

Về công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin

Hoàn thiện công tác làm việc quản trị người dùng gồm 3 nghành : Phân chia nghĩa vụ và trách nhiệm, truy vấn cơ sở tài liệu, xác lập quyền sở hữu dữ liệu. Kế toán trưởng lao lý chính sách mật khẩu và quyền truy vấn tài liệu cho từng kế toán viên thích hợp với công dụng của mỗi cá thể trong mạng lưới hệ thống. Các quyền này gồm có quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xóa những tệp tin dữ liệu hay những vùng trên những tệp tin dữ liệu .
Phần mềm kế toán cần tự động hóa ghi nhận những hành vi truy vấn mạng lưới hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tệp tin riêng, tệp tin này phải được bảo mật thông tin tối đa, không được xem, xoá hay sửa. Các tài liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này gồm có : Ngày, giờ, phân hệ được truy vấn, người truy vấn, số chứng từ, tài liệu gốc, tài liệu sau khi chỉnh sửa …

Hoàn thiện hệ thống lưu trữ thông tin dữ liệu kế toán

Ngoài việc kết xuất và in ấn những tệp theo hình thức báo cáo giải trình, sổ sách và chứng từ tàng trữ như lao lý thì những Doanh Nghiệp nên sử dụng những thiết bị tàng trữ song song tránh mất tài liệu khi có sự cố xảy ra. Các hệ cơ sở tài liệu cần triển khai sao lưu, thanh lọc những thông tin thiết yếu theo định kỳ được lao lý trước. Thiết lập mạng lưới hệ thống phòng chống virus toàn mạng, thiết lập ứng dụng, tường lửa và đặt chính sách kiểm tra toàn bộ những tệp được gắn trong email, website hay trong toàn bộ thiết bị máy tính của mạng lưới hệ thống khi sử dụng .

Bảo mật thông tin trong các phần mềm kế toán

Doanh Nghiệp phát hành thống nhất quy định bảo mật thông tin tài liệu, pháp luật rõ những tiêu chuẩn của nhu yếu bảo mật thông tin tài liệu trên máy tính ; Quy định đơn cử tính năng quyền hạn của người sử dụng so với tài liệu trong mạng lưới hệ thống, như chỉ với công dụng quyền hạn nào mới được phép chuyển tài liệu những mạng cục bộ và từ mạng lưới hệ thống ra bên ngoài …

Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin

Xây dựng chính sách, chủ trương khuyễn mãi thêm, lôi cuốn nguồn nhân lực CNTT, tăng cường hợp tác với những trường ĐH, cao đẳng trong tăng trưởng nguồn nhân lực CNTT ; tạo điều kiện kèm theo cho những chuyên viên về CNTT, cán bộ chỉ huy, quản trị có điều kiện kèm theo điều tra và nghiên cứu, học tập, trao đổi kinh nghiệm tay nghề. Đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT ở những cơ quan nhà nước những cấp để cung ứng nhu yếu trách nhiệm …

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Đăng Huy ( 2017 ), Tổ chức công tác làm việc kế toán tại những Doanh Nghiệp trong điều kiện kèm theo ứng dụng công nghệ thông tin, Tạp chí kế toán, ( 1 ), tr. 24-29 ;

2. Chúc Anh Tú (2019), Thông tin kế toán hữu ích trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, Tạp chí Tài chính;

3. Mai Thị Sen ( 2020 ), Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến mạng lưới hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập, Tạp chí Công Thương .

(*) ThS. Vũ Thị Tuyền, Trường Cao đẳng Kinh tế – Kế hoạch Đà Nẵng.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 5/2021.

Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay