Khóa luận: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.11 MB, 88 trang )

MỤC LỤC

MỤC LỤC…………………………………………………………………………………………..1
PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………………………………….1
1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………………………..1
2.Lịch sử nghiên cứu………………………………………………………………………2
3. Mục tiêu nghiên cứu……………………………………………………………………3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………………….3
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu…………………………………………………….4
6. Giả thuyết nghiên cứu…………………………………………………………………4
7. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………..4
9. Bố cục của Khóa luận………………………………………………………………….5
Chương 1…………………………………………………………………………………………….7
GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH………………………………..7
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình……………………………………………………………………………………..7
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình…..7
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ
tỉnh Ninh Bình……………………………………………………………………………….7
1.1.2.1. Vị trí, chức năng…………………………………………………………………7
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn…………………………………………………………..8
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………………………9
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình………………………………………………………..10
1.2.1. Loại hình tài liệu………………………………………………………………….10
1.2.2. Thể loại và nội dung tài liệu………………………………………………….11
1.2.2.1. Về tổ chức bộ máy…………………………………………………………….11
1.2.2.2. Về công tác quản lý công chức – viên chức………………………….12
1.2.2.3. Về cải cách hành chính………………………………………………………12

1.2.2.4. Về đào tạo, bồi dưỡng……………………………………………………….13
1.2.2.5. Về xây dựng chính quyền…………………………………………………..13
1.2.2.6. Về công tác thanh niên………………………………………………………14
1.2.2.7. Về công tác văn thư – lưu trữ……………………………………………..15
1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại Sở
Nội vụ tỉnh Ninh Bình…………………………………………………………………..16
Chương 2…………………………………………………………………………………………..18
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH……………..18
2.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình……………..18
2.1.1 Hoạt động quản lý………………………………………………………………..18
2.1.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư………………………………………18
2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ………………………………………20
2.1.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng,
thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư………………………………….20
2.1.1.4. Tổ chức bộ phận/nhân sự làm công tác văn thư…………………….22
2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ……………………………………………………………23
2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản………………………………23
2.1.2.2. Quản lý văn bản………………………………………………………………..26
2.1.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan………………….30
2.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu……………………………………………….33
2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ
tỉnh Ninh Bình……………………………………………………………………………..35
2.2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư……………………………..35
2.2.2. Giới thiệu về Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành VNPT – iOffice…………………………………………………………………….37

2.2.2.1. Giao diện đăng nhập và sử dụng phần mềm………………………….37
2.2.2.2. Các mục trong hệ thống……………………………………………………..38
2.2.3. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.. .38
2.2.3.1. Soạn thảo văn bản……………………………………………………………..38
2.2.3.2. Quản lý văn bản………………………………………………………………..39
2.2.3.3. Quản lý hồ sơ công việc…………………………………………………….47
2.2.3.4. Thống kê văn bản……………………………………………………………..50
Chương 3:………………………………………………………………………………………….55
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH
NINH BÌNH………………………………………………………………………………………55
3.1. Nhận xét, đánh giá về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình…………………………………………55
3.1.1. Ưu điểm……………………………………………………………………………..55
3.1.1.1. Đối với hoạt động quản lý………………………………………………….55
3.1.1.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ………………………………………………56
3.1.1.3. Đáp ứng các yêu cầu khác về công nghệ thông tin………………..58
3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân………………………………………………………59
3.1.3. Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình…………………………………61
3.1.4.1. Thuận lợi………………………………………………………………………….61
3.1.4.2. Khó khăn…………………………………………………………………………62
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình…………………………62
3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý…………………………………….63
3.2.1.1. Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư
nói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này tại
Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói riêng………………………………………………..63

3.2.1.2. Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện chương trình ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư……………………………………………..64
3.2.2. Nhóm giải pháp về con người……………………………………………….65
3.2.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất………………………………………….66
3.2.3.1. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng
dụng phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan……………………………………66
3.2.3.2. Nâng cấp hệ thống máy chủ và chương trình ứng dụng trong
thông tin điều hành của Sở…………………………………………………………….67
3.2.3.3. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư…………………………………………………………………..68
KẾT LUẬN……………………………………………………………………………………….69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………..71
PHỤ LỤC………………………………………………………………………………………….74

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang giữ vai trò quan trọng tại các
quốc gia trên thế giới, đặc biệt tại Việt Nam, công nghệ thông tin được coi là nền
tảng vững chắc phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến một
trong những quốc gia có nền kinh tế, an ninh, chính trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn
định, tốt nhất Đông Nam Á và thế giới. Hơn nữa, việc ứng dụng và phát triển công
nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa
các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, nâng cao
chất lượng cuộc sống nhân dân … và tạo khả năng đi tắt để đón đầu để thực hiện
thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Đây là vấn đề đang
được các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nhà nước quan tâm sâu sắc, đặc
biệt là trong việc quản lý hành chính.
Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng là một yêu cầu mang tính tất
yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Đối với công tác văn

thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi
vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý. Do đó, công tác văn thư hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của
mình đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, và việc đưa công nghệ thông tin
vào công tác lưu trữ sẽ tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động của các
khâu nghiệp vụ, và là tiền đề để công tác lưu trữ phát triển.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin
(CNTT), Đảng và Nhà nước ta đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật như:
Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ
thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Đảng ta đã xác định:
“Công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát
triển” [5;1]; và đặc biệt trong Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII đã nhấn mạnh:
“Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước là
ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính
cũng đã được xác minh là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ

1

thông tin”. Thêm vào đó là một số văn bản của Chính phủ về việc ứng dụng công
nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội thông qua ngày 29 tháng
11 năm 2005; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính
phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước…
Trước tình hình thực tế đó, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình – cơ quan thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, là một trong những cơ quan nhà nước ứng
dụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản lý hành chính. Đặc biệt, Sở đã và đang
áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, việc áp dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư nó góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc và phục vụ
đắc lực cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung và Sở nói riêng.
Xuất phát từ lý do nêu trên, tôi chọn: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình” đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2.Lịch sử nghiên cứu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một trong những đề
tài mới, hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như:
– Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Tuấn Hùng với đề tài “Ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông
tin quản lý của Bộ Khoa học – Công nghệ”. Với nôi dung khẳng định ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống
thông tin quản lý. Đồng thời xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêu
cầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản…
– Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT trong
công tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo,
tương tự với chủ đề đó tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường,
hay UBND tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đã
trình bày và mô tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụng
công nghệ thông tin tại cơ quan.
– Ngoài ra, còn có các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò của
việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố Hà
Nội, tiêu biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan Bộ

2

Khoa học và Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh.
– Tạp chí ngành, và các đề tài viết của tác giả Kiều Mai như “Vài nét về Ứng
dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” và “Đề án 112 với
việc quản lý văn bản và quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” đã đề cập
đến một phần nội dung của Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
– Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ” của TS.
Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 1994 đã đề cập

đến các vấn đề như vai trò của CNTT trong công tác văn thư và một số hoạt động
quản lý văn bản.
Nhìn chung, các đề tài trên đều khảo sát, mô tả lại các bước của quy trình
Ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như Soạn thảo văn bản,
quản lý văn bản… tại một cơ quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể.
Với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở
Nội vụ tỉnh Ninh Bình” cũng là một đề tài về việc ứng dụng công nghệ thông tin
nhưng có kế thừa các công trình trước đó. Bởi vì công nghệ thông tin luôn luôn thay
đổi và tiến bộ hơn, và mỗi cơ quan lại áp dụng một phần mềm quản lý khác nhau.
Vì vậy, với đề tài này sẽ góp phần vào việc làm phát triển của công nghệ thông tin
trong quản lý hành chính, cụ thể là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài của chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tình
hình công tác văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình;
Hai là từ cơ sở đánh giá thực trạng công tác văn thư và thực trạng ứng dụng
công nghệ thông tin tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình của để đề xuất, kiến nghị những
giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện hơn việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại đây.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải quyết

3

những nhiệm vụ sau:
– Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình, tình hình công tác văn thư tại Sở;

– Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
– Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
5.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của khóa luận là nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, bao gồm ứng dụng công
nghệ thông tin trong tất cả các khâu nghiệp vụ từ soạn thảovà ban hành văn bản,
quản lý văn bản đi – đến, tra tìm văn bản đến quản lý hồ sơ công việc…
Với chuyên đề này, trong thời gian thực tập chuyên môn kết hợp khảo sát
chuyên đề từ 10/01 đến 10/3/2017 nên tôi chỉ tập trung nghiên cứu tình hình và các
giải pháp mang tính khái quát chung cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, bước đầu tham mưu của Văn phòng cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Ninh
Bình, từ đó nâng cao nhận thức về công tác văn thư tại đây.)
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
được thực hiện một cách khoa học, chuẩn xác, hiệu quả thì sẽ góp phần quyết định
chất lượng làm việc của bộ phận văn thư nói riêng và của toàn bộ Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình nói chung.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tôi đã thực hiện các phương pháp sau:
– Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp quan sát
công việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc

4

của các cán bộ tại Sở.
– Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tôi sử
dụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm quản lý
văn bản trong quá trình giải quyết công việc của các phòng, ban của cơ quan.
– Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các phòng, ban của
Sở. Việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá
trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của Sở.
– Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa,
phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại cơ quan
– Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực tế ứng
dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứng
dụng công nghệ thông tin của các cơ quan khác
9. Bố cục của Khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài bao
gồm 03 chương chính sau đây:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Nội dung chương này giới thiệu khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình và
thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở cũng như
vai trò, vị trí của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại đây.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Nội dung chương này bao gồm tình hình công tác văn thư và việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Nội dung chương này bao gồm những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải
pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở
Nội vụ tỉnh Ninh Bình.

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ

5

hết sức tận tình củaSở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã cung cấp thông tin, số liệu thực
tiễn phản ánh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở.
Qua đây, tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư Lưu trữ Trường ĐHNVHN đã truyền thụ kiến thức khoa học về công tác văn thư để
tác giả có kiến thức lý luận chung nhất về côn tác văn thư cũng như việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác này. Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơn
sâu sắc tới Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh là người hướng dẫn khoa học đã giúp tác giả
lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài. Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp
những khó khăn nhất định trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như trình độ nhận
thức và thời gian khảo sát còn hạn chế nên chưa tiếp cận được sâu rộng về việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Với những khó khăn nêu trên khóa luận
không thể tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Vì vậy, tác giả kính mong nhận được sự
chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo để khóa luận hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Phan Thị Hải Ninh

6

Chương 1
GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Từ năm 1975 trở về trước, xuất phát từ tình hình thực tế của chiến trường
trong 2 cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, công tác tổ chức cán bộ của

tỉnh Ninh Bình dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh ủy, Khu ủy đã động viên,
khuyến khích mọi tầng lớp nhân dân tham gia vào lực lượng cách mạng lập nên
nhiều chiến công hiển hách, giải phóng Ninh Bình vào ngày 30/6/1954.
Sau chiến thắng lịch sử 30/4/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, nước
nhà hoàn toàn thống nhất, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ công chức thuộc khu
vực Nhà nước được chuyển giao từng bước từ sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh ủy qua
UBND tỉnh.
Cùng với sự phát triển chung của tỉnh, trước yêu cầu thực tế đòi hỏi về công
tác tổ chức nhà nước ở địa phương và thực hiện hướng dẫn của Ban Tổ chức – Cán
bộ của Chính phủ về công tác tổ chức nhà nước,Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đã
đưa ra Quyết định số 25/QĐ-UBND về việc ban hành quy định, chức năng,nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. Quyết định đó được căn
cứ bởi Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Nghị
định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư
số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; và xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
(Phụ lục 1: Quyết định số 25/QĐ-UBND về việc ban hành quy định, chức
năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình).
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
1.1.2.1. Vị trí, chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng

7

tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội
vụ, gồm: Tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;

cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ
chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà nước về thanh niên; tôn
giáo; thi đua, khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.
Sở Nội vụ chịu sự quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ
đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ,
Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện. Những nhiệm vụ cụ thể về:
Thứ nhất, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh.
Thứ hai, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng
dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
nhà nước được giao.
Thứ ba, các vấn đề như về tổ chức bộ máy; về quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp; về tổ chức chính quyền; về công tác địa giới hành chính và
phân loại đơn vị hành chính; về cán bộ, công chức, viên chức; về cải cách hành
chính; về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ; về công tác văn thư, lưu
trữ; về công tác thanh niên; về công tác tôn giáo; về công tác thi đua, khen thưởng.
Đặc biệt, trong công tác văn thư, lưu trữ, nhiệm vụ bao gồm:
– Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và doanh
nghiệp nhà nước trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư,
lưu trữ;
– Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn và Trung

8

tâm Lưu trữ tỉnh;
– Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “Danh mục
nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”; thẩm
tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan thuộc
Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.
Thứ ba, thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được
giao theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Thứ tư, thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết
khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và
xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dân tỉnh
giao theo quy định của pháp luật.
Thứ năm, Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh
vực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh,
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức
năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức của
các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND tỉnh bổ
nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật. Giám đốc là người đứng đầu Sở,
chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ Nội vụ và trước pháp luật
về toàn bộ hoạt động của Sở về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được
giao. Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt công tác và chịu
trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc uỷ nhiệm điều hành
các hoạt động của Sở.
Cơ cấu tổ chức của Sở gồm:
a. Các phòng chuyên môn thuộc Sở:
– Văn phòng Sở;

– Thanh tra Sở;
– Phòng Tổ chức biên chế và tổ chức phi chính phủ;

9

– Phòng Quản lý công chức, viên chức;
– Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
– Phòng Cải cách hành chính và Đào tạo;
b. Các Ban, Chi cục thuộc Sở:
– Ban Thi đua, khen thưởng;
– Ban Tôn giáo.
– Chi cục văn thư, lưu trữ
(Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình)
Căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình Uỷ
ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập các tổ chức sự nghiệp thuộc Sở theo
quy định của pháp luật.
Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cụ thể công tác quản lý
ngành, lĩnh vực, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết
định biên chế của Sở Nội vụ.
Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức của Sở phải căn cứ vào vị trí việc
làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức nhà nước theo
quy định.
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Như trên đã đề cập, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình có chức năng tham mưu, giúp
Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội vụ, gồm: Tổ
chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính

phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà nước về thanh niên; tôn giáo; thi đua,
khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. Trong quá trình hoạt động và phát triển,
Sở Nội vụ tỉnh đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn với thành phần, nội
dung hết sức đa dạng và phong phú. Cụ thể như sau:
1.2.1. Loại hình tài liệu
Trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ đã hình thành tài liệu giấy và tài

10

liệu nghe nhìn (băng từ, phim, ảnh) tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử. Trong
giới hạn của bài khóa luận này, tác giả tập trung vào khối tài liệu hành chính đây là
khối tài liệu chủ yếu hình thành và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của Sở.
1.2.2. Thể loại và nội dung tài liệu
1.2.2.1. Về tổ chức bộ máy
Để thực hiện tốt việc tổ chức bộ máy, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã ban hành
nhiều văn bản liên quan, có thể kể đến như:
– Xây dựng đề án vị trí việc làm trong các cơ quan, địa phương đơn vị:
Ngày 02/6/2015 Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số 622/SNV-TCBM gửi các
Sở, ngành thuộc UBND tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các đơn vị sự
nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh; các hội đặc thù được giao biên chế hàng năm về
việc xây dựng đề án vị trí việc làm trong các cơ quan, địa phương, đơn vị. Trang
thông tin điện tử Sở Nội vụ đã đăng tải toàn bộ văn bản trên đến các cơ quan, đơn
vị có liên quan.
– Xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sự nghiệp và lao động :
Ngày 12 tháng 5 năm 2014. Phòng Tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đã ban hành
văn bản số 363/SNV-TCBM về việc xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sự
nghiệp và lao động năm 2015 gửi các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND
các huyện, thành phố, thị xã. Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ đã đăng tải toàn
bộ nội dung Công văn số 363/SNV-TCBM đến các tổ chức, cá nhân và các đơn

vị có liên quan.
– Báo cáo về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, số lượng người làm việc
trong đơn vị sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
hàng năm như:
Ngày 21/4/2014 phòng Tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đã có công văn số
298/SNV-TCBM về việc báo cáo về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, số
lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức gửi các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; các đơn vị sự nghiệp
thuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã; các Hội và các tổ chức được
giao chỉ tiêu biên chế.

11

1.2.2.2. Về công tác quản lý công chức – viên chức
Trong những năm gần đây, công tác quản lý công chức – viên chức đang
được Sở Nội vụ tỉnh thực hiện một cách nghiêm túc bằng các văn bản như:
– Ngày 17 tháng 2 năm 2017 UBND tỉnh Ninh Bình đã ban hành văn bản số
52/UBND-VP7 về việc hợp đồng chuyên môn nghiệp vụ tại các cơ quan, đơn vị;
– Ngày 24/11/2015 Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số: 1315/SNV-QLCCVC
về việc đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức;
– Ngày 16/10/2015 phòng Quản lý công chức viên chức, Sở Nội vụ đã ban
hành văn bản số 1177/SNV-QLCCVC Về việc chuyển xếp lương cho giáo viên
mầm non theo Thông tư liên tịch số 09/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC;
– Ngày 21 tháng 9 năm 2016, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số
967/SNV-CCVC về việc rà soát và báo cáo số lượng cấp phó trong cơ quan, tổ
chức đến các Sở, Ban, Ngành; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh;
UBND huyện, thành phố.
1.2.2.3. Về cải cách hành chính
Để tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính trong giai đoạn mới theo tinh thần

Đại hội XI của Đảng, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã thực
hiện bằng một số văn bản cụ thể sau:
– Công văn số 18/SNV-CCHC&ĐT về việc Hướng dẫn thực hiện tự
đánh giá, chấm điểm để xác định chỉ số cải cách hành chính của Sở, Ban,
Ngành năm 2016;
– Công văn số 15/SNV-CCHC&ĐT về việc Hướng dẫn thực hiện tự đánh giá,
chấm điểm để xác định chỉ số cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân cấp huyện
năm 2016;
– Dự thảo Kế hoạch cải cách hành chính năm 2017;
– Thực hiện Quyết định số 1423/QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ ban
nhân dân tỉnh ban hành Chỉ số cải cách hành chính của các sở, ban, ngành, Uỷ ban
nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, Sở Nội
vụ đã xây dựng dự thảo hướng dẫn báo cáo tự đánh giá, chấm điểm để xác định Chỉ
số cải cách hành chính năm 2016 của các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp

12

huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên cơ sở bám sát Bộ chỉ số cải cách hành chính
Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành, các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh về cải
cách hành chính và tình hình triển khai các nhiệm vụ thực tế trong năm 2016;
– Hướng dẫn số 06/HD-SNV ngày 02/10/2015 của Sở Nội vụ về việc thực hiện
cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Ninh Bình;
– Thực hiện Quyết định số 1423/QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ ban
nhân dân tỉnh ban hành Chỉ số cải cách hành chính của các sở, ban, ngành, Uỷ ban
nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, Kế
hoạch số 98/KH-UBND ngày 28/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về
cải cách hành chính năm 2016, Sở Nội vụ ban hành kế hoạch điều tra xã hội học
phục vụ đánh giá, chấm điểm chỉ số cải cách hành chính năm 2016 của các sở, ban,
ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện;

1.2.2.4. Về đào tạo, bồi dưỡng
Để xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo
đức tốt, có bản lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phục
vụ nhân dân, bên cạnh các khía cạnh khác nhau của công tác tổ chức cán bộ còn cần
phải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, hiệu quả. Trước tình hình đó,
trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh đã ban hành một số văn bản sau:
– Ngày 30 tháng 9 năm 2014, Sở Nội vụ tỉnh ban hành văn bản số 203/TBSNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Kinh tế hệ vừa làm vừa học năm 2014;
– Ngày 18 tháng 02 năm 2014, Sở Nội vụ tỉnh ban hành văn bản số 33/TBSNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Luật hệ vừa làm vừa học năm 2014;
– Thực hiện Công văn số 269-CV/BTCTU ngày 11/5/2016 của Ban Tổ chức
Tỉnh uỷ về việc báo cáo kết quả công tác đào tạo, bồi dưỡng, Sở Nội vụ đề nghị các
sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố xây dựng báo cáo kết quả đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý giai đoạn 2011-2015
1.2.2.5. Về xây dựng chính quyền
Chính quyền cơ sở là nơi trực tiếp triển khai, tổ chức thực hiện các đường
lối, chủ trương, chính sách và pháp luật của Đảng và Nhà nước, là cầu nối giữa Nhà
nước với nhân dân.Vì thế, yêu cầu đặt ra đối với chính quyền cơ sở vừa phải thực

13

hiện đầy đủ quyền lực trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, đồng thời phải mềm
dẻo, linh hoạt trong tiếp xúc, làm việc với nhân dân. Xây dựng bộ máy chính quyền
cơ sở vững mạnh, đủ năng lực tổ chức thực hiện các nhiệm vụ là cơ sở để phát triển
kinh tế – xã hội, thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội XVI Đảng bộ tỉnh.Trong
những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã ban hành một số văn bản sau:
– Ngày 12 tháng 1 năm 2017 Ban chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ đề nghị
công nhận xã An toàn khu, vùng an toàn khu đã ban hành Hướng dẫn số 05/HDBCĐ về việc lập hồ sơ khoa học đề nghị công nhận xã An toàn khu, vùng An toàn
khu trên địa bàn tỉnh Ninh Bình;
– Ngày 04 tháng 11 năm 2014, phòng Xây dựng chính quyền thuộc Sở Nội
vụ tỉnh đã ban hành văn bản số 1167/SNV-XDCQ về việc báo cáo kết quả thực hiện

công tác xây dựng chính quyền năm 2014;
– Hướng dẫn số 06/HD-SNV về thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên đối với
trưởng công an xã.
1.2.2.6. Về công tác thanh niên
Trong quá trình lãnh đạo đất nước, Đảng ta luôn đề cao vai trò, vị trí của
thanh niên, xác định thanh niên là lực lượng xung kích cách mạng. Trước yêu cầu
của thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, quá trình hội nhập
quốc tế ngày càng sâu rộng và sự biến đổi nhanh chóng của tình hình thanh niên,
đòi hỏi phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác thanh niên nhằm
chăm lo, bồi dưỡng và phát huy cao nhất vai trò, sức mạnh của thanh niên trong
công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Điều này cũng
được Sở Nội vụ tỉnh tiếp thu và ban hành một số văn bản về công tác thanh niên
trong những năm gần đây như sau:
– Báo cáo sơ kết chương trình phát triển thanh niên tỉnh Ninh Bình năm 2014;
– Báo cáo sơ kết triển khai thực hiện Nghị quyết số 45/NQ-CP của Chính phủ;
– Công văn số 1019/SNV-CTTN ngày 24 tháng 9 năm 2014 của Sở Nội vụ về
việc góp ý dự thảo Đề án chỉ số đánh giá phát triển của thanh niên và Đề án cơ sở
dữ liệu quốc gia về thanh niên;
– Thông báo số 188/TB-HDTC ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Hội đồng

14

tuyển chọn Sở Nội vụ thông báo kết quả tuyển chọn Đội viên trí thức trẻ tình
nguyện về các xã tham gia phát triển nông thôn, miền núi giai đoạn 2013-2020;
– Ngày 07/4/2014 Phòng Công tác thanh niên Sở Nội vụ đã có công văn số
245/SNV-CTTN gửi các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; Tỉnh đoàn Ninh Bình;
UBND các huyện, thành phố, thị xã về việc xây dựng báo cáo kết quả thực hiện các
nhiệm vụ trọng tâm thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về thanh niên;
– Công văn số 31/SNV-CNTT về việc phối hợp thực hiện dự thảo báo cáo

UBND tỉnh về kết quả thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về thanh niên năm
2012 và lập danh sách tổ chức và cá nhân được phân công thực hiện quản lý nhà
nước về thanh niên.
1.2.2.7. Về công tác văn thư – lưu trữ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với
tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là
Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình cũng đã nhận thức được tầm quan
trọng của công tác văn thư, lưu trữ bằng cách ban hành một số văn bản sau:
– Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số
636/QĐ-SNV ngày 15/10/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của Sở Nội vụ);
– Công văn số 861/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc quy định đơn giá
tiền lương; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong quy
trình chỉnh lý tài liệu giấy;
– Quyết định số 01/QĐ-CCVTLT ngày 04/01/2017 về việc ban hành Danh
mục hồ sơ năm 2017;
– Công văn số 152/SNV-CCVTLT về việc báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn
đọng, tích đống.
– Kế hoạch số 08/KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 về việc kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017.
Tóm lại, trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình đã sản sinh một khối lượng lớn với nhiều loại văn bản khác nhau để phục

15

vụ công tác tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về nội vụ. Tài liệu của Sở Nội vụ phong phú về mặt nội dung, đa dạng về
thành phần, chiếm khối lượng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt đối với đất nước cũng

như đối với tỉnh Ninh Bình. Vì vậy, khối tài liệu đó cần được lập hồ sơ, bảo quản an
toàn và đặc biệt là đưa ra khai thác sử dụng có hiệu quả, phục vụ hoạt động quản lý,
điều hành của Sở và các yêu cầu khác nhau của xã hội. Như vậy mới có thể thấy
rằng khối tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của Sở có vai trò vô cùng quan
trọng để phục vụ các nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của Nhà nước, cơ quan,
tổ chức và công dân.
1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình
Công tác Văn thư – lưu trữ là một trong những lĩnh vực quan trọng và không
thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị – xã hội. Vì muốn thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên
hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc
biệt, đối với văn phòng các cơ quan nhà nước như Sở Nội vụ thì công tác văn thư –
lưu trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Có thể nói, vị trí và ý nghĩa của văn bản trong hoạt động quản lý của Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình chiếm một vị trí quan trọng và là một mắt xích không thể thiếu.
Cùng với các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước nói chung và các đơn vị
trong ngành nói riêng, Sở Nội vụ tỉnh đã và đang làm tốt công tác Văn thư – Lưu
trữ. Những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ
song song với hệ thống văn bản điện tử để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là
những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý
rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng đóng vài trò vô cùng quan trọng.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, mật thiết với nhau.
Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành,
quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.

16

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là
nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho
người soạn thảo văn bản.
Trong quá trình hoạt động, Sở không thể rút ngắn thời gian ban hành các
quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có
đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Hoạt động quản lý, điều hành của Sở
được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có
làm tốt hay không, việc quản lý hồ sơ, tài liệu khoa học hay không. Như vậy, thực
hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác lưu trữ.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập
hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập
khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu
trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue
McKemmish – Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục
vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”[25;58].
Có thể thấy rằng, công tác văn thư, công tác lưu trữ là một bộ phận không
thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Để đưa công tác này đi vào
nề nếp và phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
cần phải có sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Sở và tập thể, cán bộ nhân viên
trong toàn cơ quan.

17

Chương 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG

TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH
2.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
2.1.1 Hoạt động quản lý
Để thực hiện hoạt động quản lý trong công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh
Bình đã triển khai thực hiện một số biện pháp như: Tổ chức triển khai thực hiện các
văn bản QPPL và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư; các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ; việc quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống
kê, sơ kết, tổng kết; tổ chức bộ phận/nhân sự làm công tác văn thư. Cụ thể như sau:
2.1.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn
việc thực hiện công tác văn thư
a. Ban hành Quy chế văn thư – lưu trữ
Để quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã ban hành
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐSNV ngày 15/10/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Nội vụ).
Quy chế này quy định về công tác văn thư – lưu trữ, áp dụng đối với Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình. Quy chế bao gồm 03 chương cụ thể như sau:
Chương 1: Quy định chung; Chương 2: Công tác văn thư; Chương 3: Công tác lưu
trữ. Trong đó, công tác văn thư quy định trong Quy chế này bao gồm các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của Sở Nội vụ; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. Công tác lưu trữ quy định trong Quy chế
này bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở.
(Phụ lục 3: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình)
Nhìn chung, Quy chế văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình ban
hành đã đầy đủ các vấn đề liên quan và phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan.

18

b. Ban hành văn bản chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư
Song song cùng với việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ thì
hàng năm Sở Nội vụ đã ban hành văn bản chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ. Đây là một trong những khâu quan trọng trong việc thực hiện
chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu
trữ. Văn bản chỉ đạo, kiểm tra về việc thực hiện công tác văn thư trong những năm
gần đây của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình có thể kể đến như: Kế hoạch số 08/KHSNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu
trữ tài liệu lưu trữ năm 2017 với các nội dung chủ yếu sau:
– Tình hình phổ biến, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn của Trung
ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ;
– Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ;
– Việc ban hành, sửa đổi các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức: Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Văn bản chỉ đạo lập hồ
sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Kiểm tra, hướng dẫn công
tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
– Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư: Quản lý văn bản đi, đến; quản lý
và sử dụng con dấu; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; công tác lập hồ sơ
công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
– Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: Công tác thu thập, bảo quản tài liệu
phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu văn thư tại cơ quan, tổ chức; công tác chỉnh lý;
tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
– Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
– Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ.
– Việc bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức,
đơn vị và địa phương.
– Thực trạng tài liệu lưu trữ, việc bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo
quản tài liệu theo quy định.
(Phụ lục số 4: Kế hoạch số 08/KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 của Sở

19

Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2017)
2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh được thực hiện theo các văn bản
của cơ quan cấp trên như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính;…
Ngoài ra, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình còn ban hành văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ như Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 của Sở Nội vụ về
việc lập hồ sơ công việc. Hướng dẫn này bao gồm 04 phần:
Yêu cầu của việc lập hồ sơ; Quy trình lập hồ sơ; Trách nhiệm đối với công tác lập
hồ sơ; Tổ chưc thực hiện.
Trong đó, Yêu cầu của việc lập hồ sơ đó là: phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; đảm bảo mối liên hệ khách quan
giữa các văn bản; các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; phản ánh đúng thể
thức văn bản; hồ sơ cần được biên mục và chính xác; hồ sơ phải thuận lợi cho việc
sử dụng và bảo quản. Quy trình lập hồ sơ bao gồm 03 bước đó là Lập Danh mục
hồ sơ; Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu; Kết thúc hồ sơ; Nộp lưu hồ
sơ vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.
(Phụ lục 5: Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 của Sở Nội vụ về
việc lập hồ sơ công việc)
Nhìn chung, số lượng các văn bản được ban hành nhằm chỉ đạo, kiểm tra
cũng như hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ chiếm số lượng chưa nhiều.
Nhưng văn thư cơ quan đã thực hiện tương đối tốt các khâu nghiệp vụ văn thư, tuy
nhiên, nội dung lập hồ sơ công việc là khâu nghiệp vụ mà cán bộ, công chức của
Sở còn thực hiện chưa tốt nên Sở đã ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về công
tác này.

2.1.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ
kết, tổng kết về công tác văn thư
Về hoạt động nghiên cứu khoa học, Sở Nội vụ tỉnh đã phối hợp với Sở

20

Thông tin và Truyền thông nghiên cứu, dự thảo văn bản hướng dẫn ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ
quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Trước tình hình là trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, các cơ
quan, tổ chức chưa chú trọng thực hiện hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư, lưu trữ, việc đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông
tin phục vụ quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử chưa được quan tâm
đúng mức, Sở Nội vụ đã triển khai một số đề tài, trong đó đề tài “Sử dụng hiệu quả
phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Ninh Bình” đã và đang được tổ chức
Sau 01 năm tổ chức triển khai, Đề tài đã đạt được những kết quả chính sau:
– Áp dụng thành công Phần mềm quản lý văn bản điều hành và quản lý tỉnh
Ninh Bình (Phần mềm giúp xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu tỉnh Ninh
Bình, Phần mềm được xây dựng với mã nguồn mở có thể cải tiến và áp dụng trong
việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan,
đơn vị trên địa bàn tỉnh Ninh Bình).
– Cơ sở dữ liệu tài liệu tỉnh Ninh Bình: Nhập dữ liệu thông tin đầu vào đối
với 1.302 hồ sơ, 2.868 văn bản, 300 toàn văn bản (bản scan file PDF) thuộc các
phông lưu trữ đang được bảo quản tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Về hoạt động đào tạo bồi dưỡng, Sở Nội vụ tỉnh đã ban hành các văn bản
như Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức khối Nhà nước hàng
năm như: Thông báo số 62/TB-SNV ngày 09/03/2016 của Sở Nội vụ về Kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức khối Nhà nước năm 2016.
Về hoạt động thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư được Sở Nội vụ
tỉnh thực hiện bằng các giao cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đôn đốc, hướng

dẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện chế độ báo cáo thống kê về
công tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp số liệu, báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước theo đúng nội dung và thời gian yêu cầu.
Ngoài ra, Chi cục cũng đã thực hiện tốt chế độ báo cáo đột xuất các nội
dung về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước như: Tình hình tổ chức, nhân sự và quản lý tài liệu lưu trữ tại Chi cục; tình
hình quản lý, thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp

21

1.2.2. 4. Về đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng ………………………………………………………. 131.2.2.5. Về thiết kế xây dựng chính quyền sở tại ………………………………………………….. 131.2.2.6. Về công tác người trẻ tuổi ……………………………………………………… 141.2.2.7. Về công tác văn thư – tàng trữ …………………………………………….. 151.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư so với hoạt động giải trí quản trị tại SởNội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ………………………………………………………………….. 16C hương 2 ………………………………………………………………………………………….. 18TH ỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONGCÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH …………….. 182.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình …………….. 182.1.1 Hoạt động quản trị ……………………………………………………………….. 182.1.1.1. Các giải pháp tổ chức triển khai tiến hành triển khai những văn bản QPPL vàhướng dẫn việc triển khai công tác văn thư ……………………………………… 182.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nhiệm vụ ……………………………………… 202.1.1.3. Quản lý hoạt động giải trí nghiên cứu và điều tra khoa học, huấn luyện và đào tạo, tu dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư …………………………………. 202.1.1.4. Tổ chức bộ phận / nhân sự làm công tác văn thư ……………………. 222.1.2. Hoạt động nhiệm vụ …………………………………………………………… 232.1.2.1. Công tác soạn thảo và phát hành văn bản ……………………………… 232.1.2.2. Quản lý văn bản ……………………………………………………………….. 262.1.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào tàng trữ cơ quan …………………. 302.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu ………………………………………………. 332.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụtỉnh Tỉnh Ninh Bình …………………………………………………………………………….. 352.2.1. Văn bản chỉ huy, hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình về ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư …………………………….. 352.2.2. Giới thiệu về Chương trình ứng dụng Quản lý văn bản và điềuhành VNPT – iOffice ……………………………………………………………………. 372.2.2.1. Giao diện đăng nhập và sử dụng ứng dụng …………………………. 372.2.2.2. Các mục trong mạng lưới hệ thống …………………………………………………….. 382.2.3. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. .. 382.2.3.1. Soạn thảo văn bản …………………………………………………………….. 382.2.3.2. Quản lý văn bản ……………………………………………………………….. 392.2.3.3. Quản lý hồ sơ việc làm ……………………………………………………. 472.2.3.4. Thống kê văn bản …………………………………………………………….. 50C hương 3 : …………………………………………………………………………………………. 55GI ẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆTHÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNHNINH BÌNH ……………………………………………………………………………………… 553.1. Nhận xét, nhìn nhận về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ………………………………………… 553.1.1. Ưu điểm …………………………………………………………………………….. 553.1.1.1. Đối với hoạt động giải trí quản trị …………………………………………………. 553.1.1.2. Đối với hoạt động giải trí nhiệm vụ ……………………………………………… 563.1.1.3. Đáp ứng những nhu yếu khác về công nghệ thông tin ……………….. 583.1.2. Hạn chế và nguyên do ……………………………………………………… 593.1.3. Thuận lợi và khó khăn vất vả khi ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ………………………………… 613.1.4.1. Thuận lợi …………………………………………………………………………. 613.1.4.2. Khó khăn ………………………………………………………………………… 623.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu suất cao ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ………………………… 623.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động giải trí quản trị ……………………………………. 633.2.1.1. Hoàn thiện những văn bản hướng dẫn, chỉ huy về công tác văn thưnói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này tạiSở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình nói riêng ……………………………………………….. 633.2.1.2. Xây dựng kế hoạch đơn cử thực thi chương trình ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư …………………………………………….. 643.2.2. Nhóm giải pháp về con người ………………………………………………. 653.2.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất …………………………………………. 663.2.3.1. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất ship hàng cho việc ứngdụng ứng dụng quản trị văn bản tại cơ quan …………………………………… 663.2.3.2. Nâng cấp mạng lưới hệ thống sever và chương trình ứng dụng trongthông tin điều hành quản lý của Sở ……………………………………………………………. 673.2.3.3. Đầu tư kinh phí đầu tư cho hoạt động giải trí ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư ………………………………………………………………….. 68K ẾT LUẬN ………………………………………………………………………………………. 69DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………….. 71PH Ụ LỤC …………………………………………………………………………………………. 74PH ẦN MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiNgày nay, công nghệ thông tin ( CNTT ) đang giữ vai trò quan trọng tại cácquốc gia trên quốc tế, đặc biệt quan trọng tại Nước Ta, công nghệ thông tin được coi là nềntảng vững chãi Giao hàng cho tiến trình tăng trưởng quốc gia vững chắc, hướng đến mộttrong những vương quốc có nền kinh tế tài chính, bảo mật an ninh, chính trị, văn hóa truyền thống, giáo dục, xã hội ổnđịnh, tốt nhất Khu vực Đông Nam Á và quốc tế. Hơn nữa, việc ứng dụng và tăng trưởng côngnghệ thông tin nhằm mục đích thôi thúc công cuộc thay đổi, tăng trưởng nhanh và tân tiến hóacác ngành kinh tế tài chính, tăng cường năng lượng cạnh tranh đối đầu của những doanh nghiệp, nâng caochất lượng đời sống nhân dân … và tạo năng lực đi tắt để đón đầu để thực hiệnthắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, tân tiến hóa quốc gia. Đây là yếu tố đangđược những cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể trong và ngoài nhà nước chăm sóc thâm thúy, đặcbiệt là trong việc quản trị hành chính. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng là một nhu yếu mang tính tấtyếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Đối với công tác vănthư, tàng trữ trách nhiệm đặt ra là phải thay đổi và hợp lý hóa những khâu nhiệm vụ. Bởivì, công tác văn thư có công dụng bảo vệ thông tin bằng văn bản cho hoạt độngquản lý. Do đó, công tác văn thư lúc bấy giờ ngày càng bộc lộ vai trò quan trọng củamình so với hoạt động giải trí chung của mỗi cơ quan, và việc đưa công nghệ thông tinvào công tác tàng trữ sẽ tạo ra một sự nâng cấp cải tiến trong phương pháp hoạt động giải trí của cáckhâu nhiệm vụ, và là tiền đề để công tác tàng trữ tăng trưởng. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin ( CNTT ), Đảng và Nhà nước ta đã phát hành những văn bản quy phạm pháp luật như : Chỉ thị số 58 / CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệthông tin Giao hàng sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Đảng ta đã xác lập : “ Công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự pháttriển ” [ 5 ; 1 ] ; và đặc biệt quan trọng trong Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII đã nhấn mạnh vấn đề : “ Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong nghành nghề dịch vụ quản trị hành chính Nhà nước làưu tiên số 1 và công tác văn thư là một việc làm mang đặc thù hành chínhcũng đã được xác định là một nghành số 1 trong việc ứng dụng công nghệthông tin ”. Thêm vào đó là một số ít văn bản của nhà nước về việc ứng dụng côngnghệ thông tin như : Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội trải qua ngày 29 tháng11 năm 2005 ; Nghị định số 64/2007 / NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chínhphủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giải trí của những cơ quan nhà nước … Trước tình hình thực tiễn đó, Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình – cơ quan thực hiệnchức năng quản trị nhà nước về nội vụ, là một trong những cơ quan nhà nước ứngdụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản trị hành chính. Đặc biệt, Sở đã và đangáp dụng ứng dụng vào công tác văn thư, việc vận dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư nó góp thêm phần nâng cao hiệu suất và hiệu suất cao việc làm và phục vụđắc lực cho hoạt động giải trí quản trị của những cơ quan, tổ chức triển khai nói chung và Sở nói riêng. Xuất phát từ nguyên do nêu trên, tôi chọn : “ Ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ” đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứuỨng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một trong những đềtài mới, lúc bấy giờ và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, hoàn toàn có thể kể đến như : – Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Tuấn Hùng với đề tài “ Ứng dụng côngnghệ thông tin trong quản trị văn bản – một giải pháp để triển khai xong mạng lưới hệ thống thôngtin quản trị của Bộ Khoa học – Công nghệ ”. Với nôi dung chứng minh và khẳng định ứng dụngCNTT trong quản trị văn bản là một giải pháp quan trọng để triển khai xong hệ thốngthông tin quản trị. Đồng thời xác lập rõ tiềm năng của việc ứng dụng CNTT và yêucầu về những tính năng của ứng dụng ứng dụng trong công tác quản trị văn bản … – Khóa luận tốt nghiệp có những đề tài tương quan như : “ Ứng dụng CNTT trongcông tác văn thư tại Ủy Ban Nhân Dân thành phố TP. Hà Nội ” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo, tương tự như với chủ đề đó tại Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường, hay Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh, … Các đề tài này đãtrình bày và diễn đạt được nội dung về những thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụngcông nghệ thông tin tại cơ quan. – Ngoài ra, còn có những Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò củaviệc ứng dụng ứng dụng quản trị văn bản của 1 số ít Bộ trên địa phận thành phố HàNội, tiêu biểu vượt trội là “ Ứng dụng khai thác ứng dụng quản trị văn bản tại cơ quan BộKhoa học và Công nghệ ” của sinh viên Lê Thị Minh. – Tạp chí ngành, và những đề tài viết của tác giả Kiều Mai như “ Vài nét về Ứngdụng CNTT vào quản trị hồ sơ vấn đề ở Văn phòng nhà nước ” và “ Đề án 112 vớiviệc quản trị văn bản và quản trị hồ sơ vấn đề ở Văn phòng nhà nước ” đã đề cậpđến một phần nội dung của Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. – Cuốn sách “ Tin học và thay đổi quản trị công tác văn thư – tàng trữ ” của TS.Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia TP.HN, năm 1994 đã đề cậpđến những yếu tố như vai trò của CNTT trong công tác văn thư và một số ít hoạt độngquản lý văn bản. Nhìn chung, những đề tài trên đều khảo sát, diễn đạt lại những bước của quy trìnhỨng dụng CNTT vào những khâu nhiệm vụ công tác văn thư như Soạn thảo văn bản, quản trị văn bản … tại một cơ quan, và đề ra một số ít giải pháp tại một cơ quan đơn cử. Với đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại SởNội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ” cũng là một đề tài về việc ứng dụng công nghệ thông tinnhưng có thừa kế những khu công trình trước đó. Bởi vì công nghệ thông tin luôn luôn thayđổi và văn minh hơn, và mỗi cơ quan lại vận dụng một ứng dụng quản trị khác nhau. Vì vậy, với đề tài này sẽ góp thêm phần vào việc làm tăng trưởng của công nghệ thông tintrong quản trị hành chính, đơn cử là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn thư của Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. 3. Mục tiêu nghiên cứuĐề tài của chúng tôi hướng đến những tiềm năng cơ bản sau : Một là, qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để nhìn nhận tìnhhình công tác văn thư cũng như tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ; Hai là từ cơ sở nhìn nhận tình hình công tác văn thư và tình hình ứng dụngcông nghệ thông tin tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình của để yêu cầu, đề xuất kiến nghị nhữnggiải pháp nhằm mục đích kiến thiết xây dựng và triển khai xong hơn việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư tại đây. 4. Nhiệm vụ nghiên cứuĐể triển khai được những tiềm năng đề ra, khóa luận sẽ tập trung chuyên sâu giải quyếtnhững trách nhiệm sau : – Nghiên cứu tính năng trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Sở Nộivụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình, tình hình công tác văn thư tại Sở ; – Khảo sát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưtại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. – Đánh giá và đề xuất kiến nghị những giải pháp nâng cao hiệu suất cao ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. 5. Đối tượng, khoanh vùng phạm vi nghiên cứu5. 1. Đối tượng nghiên cứuĐối tượng điều tra và nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. 5.2. Phạm vi nghiên cứuPhạm vi điều tra và nghiên cứu của khóa luận là nghiên cứu ứng dụng công nghệ thôngtin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình, gồm có ứng dụng côngnghệ thông tin trong tổng thể những khâu nhiệm vụ từ soạn thảovà phát hành văn bản, quản trị văn bản đi – đến, tra tìm văn bản đến quản trị hồ sơ việc làm … Với chuyên đề này, trong thời hạn thực tập trình độ phối hợp khảo sátchuyên đề từ 10/01 đến 10/3/2017 nên tôi chỉ tập trung chuyên sâu điều tra và nghiên cứu tình hình và cácgiải pháp mang tính khái quát chung cho ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư, trong bước đầu tham mưu của Văn phòng cho chỉ huy Sở Nội vụ tỉnh NinhBình, từ đó nâng cao nhận thức về công tác văn thư tại đây. ) 6. Giả thuyết nghiên cứuNếu việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưđược thực thi một cách khoa học, chuẩn xác, hiệu suất cao thì sẽ góp thêm phần quyết địnhchất lượng thao tác của bộ phận văn thư nói riêng và của hàng loạt Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình nói chung. 7. Phương pháp nghiên cứuĐể thực thi đề tài, tôi đã thực thi những chiêu thức sau : – Phương pháp quan sát : Sử dụng chiêu thức này, tôi đã trực tiếp quan sátcông việc, thực tiễn ứng dụng, khai thác ứng dụng quản trị văn bản trong công việccủa những cán bộ tại Sở. – Phương pháp khảo sát thực tiễn : Căn cứ vào tình hình trong thực tiễn của cơ quan, tôi sửdụng giải pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác ứng dụng quản lývăn bản trong quy trình xử lý việc làm của những phòng, ban của cơ quan. – Phương pháp phỏng vấn, được triển khai so với hầu hết những phòng, ban củaSở. Việc phỏng vấn tạo điều kiện kèm theo chớp lấy, trao đổi đơn cử từng yếu tố trong quátrình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của Sở. – Phương pháp nghiên cứu và phân tích tổng hợp nhằm mục đích tìm ra những ưu điểm để thừa kế, tăng trưởng ; hạn chế và nguyên do hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư tại cơ quan – Phương pháp mạng lưới hệ thống, thống kê, so sánh : Căn cứ vào tình hình trong thực tiễn ứngdụng, khai thác ứng dụng quản trị văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứngdụng công nghệ thông tin của những cơ quan khác9. Bố cục của Khóa luậnNgoài phần mở màn, Kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài baogồm 03 chương chính sau đây : Chương 1 : Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Ninh BìnhNội dung chương này ra mắt khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình vàthành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của Sở cũng nhưvai trò, vị trí của công tác văn thư so với hoạt động giải trí quản trị tại đây. Chương 2 : Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănthư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh BìnhNội dung chương này gồm có tình hình công tác văn thư và việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. Chương 3 : Giải pháp nâng cao hiệu suất cao ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh BìnhNội dung chương này gồm có những nhận xét, nhìn nhận và yêu cầu giảipháp nâng cao hiệu suất cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại SởNội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. Trong quy trình thực thi đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự giúp đỡhết sức tận tình củaSở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình đã cung ứng thông tin, số liệu thựctiễn phản ánh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở. Qua đây, tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn những thầy cô giáo trong Khoa Văn thư Lưu trữ Trường ĐHNVHN đã truyền thụ kỹ năng và kiến thức khoa học về công tác văn thư đểtác giả có kiến thức và kỹ năng lý luận chung nhất về côn tác văn thư cũng như việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác này. Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơnsâu sắc tới Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh là người hướng dẫn khoa học đã giúp tác giảlựa chọn và tổ chức triển khai thực thi đề tài. Bên cạnh những thuận tiện, tác giả đã gặpnhững khó khăn vất vả nhất định trong quy trình khảo sát, tích lũy thông tin như trình độ nhậnthức và thời hạn khảo sát còn hạn chế nên chưa tiếp cận được sâu rộng về việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn thư. Với những khó khăn vất vả nêu trên khóa luậnkhông thể tránh khỏi 1 số ít thiếu sót nhất định. Vì vậy, tác giả kính mong nhận được sựchỉ bảo, góp ý của những thầy, cô giáo để khóa luận triển khai xong hơn. TP. Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017S inh viênPhan Thị Hải NinhChương 1GI ỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH1. 1. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình1. 1.1. Lịch sử hình thành và tăng trưởng của Sở Nội vụ tỉnh Ninh BìnhTừ năm 1975 quay trở lại trước, xuất phát từ tình hình trong thực tiễn của chiến trườngtrong 2 cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, công tác tổ chức triển khai cán bộ củatỉnh Tỉnh Ninh Bình dưới sự chỉ huy trực tiếp của Tỉnh ủy, Khu ủy đã động viên, khuyến khích mọi những tầng lớp nhân dân tham gia vào lực lượng cách mạng lập nênnhiều chiến công hiển hách, giải phóng Tỉnh Ninh Bình vào ngày 30/6/1954. Sau thắng lợi lịch sử vẻ vang 30/4/1975, miền Nam trọn vẹn giải phóng, nướcnhà trọn vẹn thống nhất, công tác tổ chức triển khai cỗ máy, cán bộ công chức thuộc khuvực Nhà nước được chuyển giao từng bước từ sự chỉ huy trực tiếp của Tỉnh ủy quaUBND tỉnh. Cùng với sự tăng trưởng chung của tỉnh, trước nhu yếu trong thực tiễn yên cầu về côngtác tổ chức triển khai nhà nước ở địa phương và triển khai hướng dẫn của Ban Tổ chức – Cánbộ của nhà nước về công tác tổ chức triển khai nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh Tỉnh Ninh Bình đãđưa ra Quyết định số 25 / QĐ-UBND về việc phát hành pháp luật, công dụng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. Quyết định đó được căncứ bởi Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 ; Nghịđịnh số 24/2014 / NĐ-CP ngày 04/4/2014 của nhà nước pháp luật tổ chức triển khai những cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thường trực Trung ương ; Thông tưsố 15/2014 / TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chứcnăng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dântỉnh, thành phố thường trực Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Q., thị xã, thành phố thuộc tỉnh ; và xét ý kiến đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ. ( Phụ lục 1 : Quyết định số 25 / QĐ-UBND về việc phát hành pháp luật, chứcnăng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ). 1.1.2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình1. 1.2.1. Vị trí, chức năngSở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năngtham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực thi công dụng quản trị Nhà nước về nộivụ, gồm : Tổ chức cỗ máy ; biên chế những cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước ; cải cách hành chính ; chính quyền sở tại địa phương ; địa giới hành chính ; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị xã ; tổ chức triển khai hội, tổchức phi nhà nước ; văn thư, tàng trữ nhà nước ; quản trị nhà nước về người trẻ tuổi ; tôngiáo ; thi đua, khen thưởng trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình. Sở Nội vụ chịu sự quản trị của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn về trình độ, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ. 1.1.2. 2. Nhiệm vụ, quyền hạnThông tư số 04/2008 / TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụhướng dẫn tính năng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy Ban Nhân Dân cấp tỉnh, cấp huyện. Những trách nhiệm đơn cử về : Thứ nhất, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo những quyết định hành động, thông tư ; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm và những đề án, dự án Bất Động Sản ; chương trình thuộcphạm vi quản trị nhà nước của Sở trên địa phận tỉnh. Thứ hai, tổ chức triển khai triển khai những văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, đề án, dự án Bất Động Sản, chương trình đã được phê duyệt ; thông tin, tuyên truyền, hướngdẫn, kiểm tra, thông dụng, giáo dục pháp lý về những nghành thuộc khoanh vùng phạm vi quản lýnhà nước được giao. Thứ ba, những yếu tố như về tổ chức triển khai cỗ máy ; về quản trị, sử dụng biên chếhành chính, sự nghiệp ; về tổ chức triển khai chính quyền sở tại ; về công tác địa giới hành chính vàphân loại đơn vị chức năng hành chính ; về cán bộ, công chức, viên chức ; về cải cách hànhchính ; về công tác tổ chức triển khai hội và tổ chức triển khai phi nhà nước ; về công tác văn thư, lưutrữ ; về công tác người trẻ tuổi ; về công tác tôn giáo ; về công tác thi đua, khen thưởng. Đặc biệt, trong công tác văn thư, tàng trữ, trách nhiệm gồm có : – Hướng dẫn, kiểm tra những cơ quan hành chính, tổ chức triển khai sự nghiệp và doanhnghiệp nhà nước trên địa phận chấp hành những chính sách, pháp luật pháp lý về văn thư, tàng trữ ; – Hướng dẫn, kiểm tra trình độ, nhiệm vụ về tích lũy, bảo vệ, bảo quảnvà tổ chức triển khai sử dụng tài liệu tàng trữ so với những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận và Trungtâm Lưu trữ tỉnh ; – Thẩm định, trình quản trị Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “ Danh mụcnguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh ” ; thẩmtra “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và những cơ quan thuộcDanh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện. Thứ ba, triển khai công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và những nghành nghề dịch vụ đượcgiao theo lao lý của pháp lý và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Thứ tư, triển khai công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ ; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, xấu đi, tiết kiệm ngân sách và chi phí, chống tiêu tốn lãng phí vàxử lý những vi phạm pháp lý trên những nghành nghề dịch vụ công tác được Uỷ ban nhân dân tỉnhgiao theo pháp luật của pháp lý. Thứ năm, Hướng dẫn trình độ nhiệm vụ về công tác nội vụ và những lĩnhvực khác được giao so với những cơ quan hành chính, đơn vị chức năng sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực thi chứcnăng quản trị nhà nước theo những nghành nghề dịch vụ công tác được giao so với những tổ chức triển khai củacác Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa phận tỉnh. 1.1.2. 3. Cơ cấu tổ chứcSở Nội vụ có Giám đốc và những Phó Giám đốc do quản trị Ủy Ban Nhân Dân tỉnh bổnhiệm, không bổ nhiệm theo lao lý của pháp lý. Giám đốc là người đứng đầu Sở, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Ủy Ban Nhân Dân, quản trị Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, Bộ Nội vụ và trước pháp luậtvề hàng loạt hoạt động giải trí của Sở về triển khai tính năng, trách nhiệm, quyền hạn đượcgiao. Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc Sở chỉ huy một số ít mặt công tác và chịutrách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp lý về trách nhiệm được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc uỷ nhiệm điều hànhcác hoạt động giải trí của Sở. Cơ cấu tổ chức triển khai của Sở gồm : a. Các phòng trình độ thuộc Sở : – Văn phòng Sở ; – Thanh tra Sở ; – Phòng Tổ chức biên chế và tổ chức triển khai phi chính phủ ; – Phòng Quản lý công chức, viên chức ; – Phòng Xây dựng chính quyền sở tại và công tác người trẻ tuổi ; – Phòng Cải cách hành chính và Đào tạo ; b. Các Ban, Chi cục thuộc Sở : – Ban Thi đua, khen thưởng ; – Ban Tôn giáo. – Chi cục văn thư, tàng trữ ( Phụ lục 2 : Sơ đồ tổ chức triển khai cỗ máy Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình ) Căn cứ vào tình hình trong thực tiễn của địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình Uỷban nhân dân tỉnh quyết định hành động việc xây dựng những tổ chức triển khai sự nghiệp thuộc Sở theoquy định của pháp lý. Căn cứ vào khối lượng việc làm, đặc thù, đặc thù đơn cử công tác quản lýngành, nghành nghề dịch vụ, Giám đốc Sở Nội vụ trình quản trị Uỷ ban nhân dân tỉnh quyếtđịnh biên chế của Sở Nội vụ. Việc sắp xếp cán bộ, công chức, viên chức của Sở phải địa thế căn cứ vào vị trí việclàm, chức vụ, tiêu chuẩn, cơ cấu tổ chức ngạch công chức, viên chức nhà nước theoquy định. 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí củaSở Nội vụ tỉnh Ninh BìnhNhư trên đã đề cập, Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình có công dụng tham mưu, giúpUỷ ban nhân dân tỉnh thực thi công dụng quản trị Nhà nước về nội vụ, gồm : Tổchức cỗ máy ; biên chế những cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước ; cải cách hànhchính ; chính quyền sở tại địa phương ; địa giới hành chính ; cán bộ, công chức, viên chứcnhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị xã ; tổ chức triển khai hội, tổ chức triển khai phi Chínhphủ ; văn thư, tàng trữ nhà nước ; quản trị nhà nước về người trẻ tuổi ; tôn giáo ; thi đua, khen thưởng trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình. Trong quy trình hoạt động giải trí và tăng trưởng, Sở Nội vụ tỉnh đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn với thành phần, nộidung rất là phong phú và nhiều mẫu mã. Cụ thể như sau : 1.2.1. Loại hình tài liệuTrong quy trình hoạt động giải trí của Sở Nội vụ đã hình thành tài liệu giấy và tài10liệu nghe nhìn ( băng từ, phim, ảnh ) tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử. Tronggiới hạn của bài khóa luận này, tác giả tập trung chuyên sâu vào khối tài liệu hành chính đây làkhối tài liệu hầu hết hình thành và phản ánh khá đầy đủ quy trình hoạt động giải trí của Sở. 1.2.2. Thể loại và nội dung tài liệu1. 2.2.1. Về tổ chức triển khai bộ máyĐể thực thi tốt việc tổ chức triển khai cỗ máy, Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình đã ban hànhnhiều văn bản tương quan, hoàn toàn có thể kể đến như : – Xây dựng đề án vị trí việc làm trong những cơ quan, địa phương đơn vị chức năng : Ngày 02/6/2015 Sở Nội vụ đã phát hành văn bản số 622 / SNV-TCBM gửi cácSở, ngành thuộc Ủy Ban Nhân Dân tỉnh ; Ủy ban nhân dân những huyện, thành phố ; những đơn vị chức năng sựnghiệp công lập thuộc Ủy Ban Nhân Dân tỉnh ; những hội đặc trưng được giao biên chế hàng năm vềviệc kiến thiết xây dựng đề án vị trí việc làm trong những cơ quan, địa phương, đơn vị chức năng. Trangthông tin điện tử Sở Nội vụ đã đăng tải hàng loạt văn bản trên đến những cơ quan, đơnvị có tương quan. – Xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sự nghiệp và lao động : Ngày 12 tháng 5 năm năm trước. Phòng Tổ chức cỗ máy Sở Nội vụ đã ban hànhvăn bản số 363 / SNV-TCBM về việc thiết kế xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sựnghiệp và lao động năm năm ngoái gửi những Sở, ban, ngành thuộc Ủy Ban Nhân Dân tỉnh ; UBNDcác huyện, thành phố, thị xã. Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ đã đăng tải toànbộ nội dung Công văn số 363 / SNV-TCBM đến những tổ chức triển khai, cá thể và những đơnvị có tương quan. – Báo cáo về tổ chức triển khai cỗ máy, biên chế công chức, số lượng người làm việctrong đơn vị chức năng sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chứchàng năm như : Ngày 21/4/2014 phòng Tổ chức cỗ máy Sở Nội vụ đã có công văn số298 / SNV-TCBM về việc báo cáo giải trình về tổ chức triển khai cỗ máy, biên chế công chức, sốlượng người thao tác trong đơn vị chức năng sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cánbộ, công chức, viên chức gửi những Sở, ban, ngành thuộc tỉnh ; những đơn vị chức năng sự nghiệpthuộc tỉnh ; Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thành phố, thị xã ; những Hội và những tổ chức triển khai đượcgiao chỉ tiêu biên chế. 111.2.2.2. Về công tác quản trị công chức – viên chứcTrong những năm gần đây, công tác quản trị công chức – viên chức đangđược Sở Nội vụ tỉnh thực thi một cách trang nghiêm bằng những văn bản như : – Ngày 17 tháng 2 năm 2017 Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Tỉnh Ninh Bình đã phát hành văn bản số52 / UBND-VP7 về việc hợp đồng trình độ nhiệm vụ tại những cơ quan, đơn vị chức năng ; – Ngày 24/11/2015 Sở Nội vụ đã phát hành văn bản số : 1315 / SNV-QLCCVCvề việc nhìn nhận xếp loại cán bộ, công chức, viên chức ; – Ngày 16/10/2015 phòng Quản lý công chức viên chức, Sở Nội vụ đã banhành văn bản số 1177 / SNV-QLCCVC Về việc chuyển xếp lương cho giáo viênmầm non theo Thông tư liên tịch số 09 / TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ; – Ngày 21 tháng 9 năm năm nay, Sở Nội vụ đã phát hành Công văn số967 / SNV-CCVC về việc thanh tra rà soát và báo cáo giải trình số lượng cấp phó trong cơ quan, tổchức đến những Sở, Ban, Ngành ; những đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực Ủy Ban Nhân Dân tỉnh ; Ủy Ban Nhân Dân huyện, thành phố. 1.2.2. 3. Về cải cách hành chínhĐể liên tục tăng cường cải cách hành chính trong tiến trình mới theo tinh thầnĐại hội XI của Đảng, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình đã thựchiện bằng một số ít văn bản đơn cử sau : – Công văn số 18 / SNV-CCHC và ĐT về việc Hướng dẫn triển khai tựđánh giá, chấm điểm để xác lập chỉ số cải cách hành chính của Sở, Ban, Ngành năm năm nay ; – Công văn số 15 / SNV-CCHC và ĐT về việc Hướng dẫn thực thi tự nhìn nhận, chấm điểm để xác lập chỉ số cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân cấp huyệnnăm năm nay ; – Dự thảo Kế hoạch cải cách hành chính năm 2017 ; – Thực hiện Quyết định số 1423 / QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ bannhân dân tỉnh phát hành Chỉ số cải cách hành chính của những sở, ban, ngành, Uỷ bannhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình, Sở Nộivụ đã thiết kế xây dựng dự thảo hướng dẫn báo cáo giải trình tự nhìn nhận, chấm điểm để xác lập Chỉsố cải cách hành chính năm năm nay của những sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp12huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên cơ sở bám sát Bộ chỉ số cải cách hành chínhUỷ ban nhân dân tỉnh phát hành, những văn bản chỉ huy của Trung ương, của tỉnh về cảicách hành chính và tình hình tiến hành những trách nhiệm trong thực tiễn trong năm năm nay ; – Hướng dẫn số 06 / HD-SNV ngày 02/10/2015 của Sở Nội vụ về việc thực hiệncơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, tổ chức triển khai trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình ; – Thực hiện Quyết định số 1423 / QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ bannhân dân tỉnh phát hành Chỉ số cải cách hành chính của những sở, ban, ngành, Uỷ bannhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình, Kếhoạch số 98 / KH-UBND ngày 28/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Tỉnh Ninh Bình vềcải cách hành chính năm năm nay, Sở Nội vụ phát hành kế hoạch tìm hiểu xã hội họcphục vụ nhìn nhận, chấm điểm chỉ số cải cách hành chính năm năm nay của những sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện ; 1.2.2. 4. Về giảng dạy, bồi dưỡngĐể thiết kế xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạođức tốt, có bản lĩnh chính trị, có năng lượng, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phụcvụ nhân dân, bên cạnh những góc nhìn khác nhau của công tác tổ chức triển khai cán bộ còn cầnphải có những hình thức đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng tương thích, hiệu suất cao. Trước tình hình đó, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh đã phát hành một số ít văn bản sau : – Ngày 30 tháng 9 năm năm trước, Sở Nội vụ tỉnh phát hành văn bản số 203 / TBSNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Kinh tế hệ vừa làm vừa học năm năm trước ; – Ngày 18 tháng 02 năm năm trước, Sở Nội vụ tỉnh phát hành văn bản số 33 / TBSNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Luật hệ vừa làm vừa học năm năm trước ; – Thực hiện Công văn số 269 – CV / BTCTU ngày 11/5/2016 của Ban Tổ chứcTỉnh uỷ về việc báo cáo giải trình tác dụng công tác huấn luyện và đào tạo, tu dưỡng, Sở Nội vụ ý kiến đề nghị cácsở, ban, ngành, Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thành phố kiến thiết xây dựng báo cáo giải trình tác dụng huấn luyện và đào tạo, bồidưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị tiến trình 2011 – 20151.2.2.5. Về kiến thiết xây dựng chính quyềnChính quyền cơ sở là nơi trực tiếp tiến hành, tổ chức triển khai triển khai những đườnglối, chủ trương, chủ trương và pháp lý của Đảng và Nhà nước, là cầu nối giữa Nhànước với nhân dân. Vì thế, nhu yếu đặt ra so với chính quyền sở tại cơ sở vừa phải thực13hiện không thiếu quyền lực tối cao trong thực thi tính năng, trách nhiệm, đồng thời phải mềmdẻo, linh động trong tiếp xúc, thao tác với nhân dân. Xây dựng cỗ máy chính quyềncơ sở vững mạnh, đủ năng lượng tổ chức triển khai triển khai những trách nhiệm là cơ sở để phát triểnkinh tế – xã hội, triển khai thắng lợi Nghị quyết Đại hội XVI Đảng bộ tỉnh. Trongnhững năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình đã phát hành 1 số ít văn bản sau : – Ngày 12 tháng 1 năm 2017 Ban chỉ huy thực thi việc lập hồ sơ đề nghịcông nhận xã An toàn khu, vùng bảo đảm an toàn khu đã phát hành Hướng dẫn số 05 / HDBCĐ về việc lập hồ sơ khoa học ý kiến đề nghị công nhận xã An toàn khu, vùng An toànkhu trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình ; – Ngày 04 tháng 11 năm năm trước, phòng Xây dựng chính quyền sở tại thuộc Sở Nộivụ tỉnh đã phát hành văn bản số 1167 / SNV-XDCQ về việc báo cáo giải trình kết quả thực hiệncông tác kiến thiết xây dựng chính quyền sở tại năm năm trước ; – Hướng dẫn số 06 / HD-SNV về thực thi chính sách phụ cấp thâm niên đối vớitrưởng công an xã. 1.2.2. 6. Về công tác thanh niênTrong quy trình chỉ huy quốc gia, Đảng ta luôn tôn vinh vai trò, vị trí củathanh niên, xác lập người trẻ tuổi là lực lượng xung kích cách mạng. Trước yêu cầucủa thời kỳ tăng cường công nghiệp hoá, hiện đại hoá quốc gia, quy trình hội nhậpquốc tế ngày càng sâu rộng và sự biến hóa nhanh gọn của tình hình người trẻ tuổi, yên cầu phải tăng cường sự chỉ huy của Đảng so với công tác người trẻ tuổi nhằmchăm lo, tu dưỡng và phát huy cao nhất vai trò, sức mạnh của người trẻ tuổi trongcông cuộc kiến thiết xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Điều này cũngđược Sở Nội vụ tỉnh tiếp thu và phát hành 1 số ít văn bản về công tác thanh niêntrong những năm gần đây như sau : – Báo cáo sơ kết chương trình tăng trưởng người trẻ tuổi tỉnh Tỉnh Ninh Bình năm năm trước ; – Báo cáo sơ kết tiến hành thực thi Nghị quyết số 45 / NQ-CP của nhà nước ; – Công văn số 1019 / SNV-CTTN ngày 24 tháng 9 năm năm trước của Sở Nội vụ vềviệc góp ý dự thảo Đề án chỉ số nhìn nhận tăng trưởng của người trẻ tuổi và Đề án cơ sởdữ liệu vương quốc về người trẻ tuổi ; – Thông báo số 188 / TB-HDTC ngày 29 tháng 8 năm năm trước của Hội đồng14tuyển chọn Sở Nội vụ thông tin tác dụng tuyển chọn Đội viên tri thức trẻ tìnhnguyện về những xã tham gia tăng trưởng nông thôn, miền núi quá trình 2013 – 2020 ; – Ngày 07/4/2014 Phòng Công tác người trẻ tuổi Sở Nội vụ đã có công văn số245 / SNV-CTTN gửi những Sở, ban, ngành thuộc Ủy Ban Nhân Dân tỉnh ; Tỉnh đoàn Tỉnh Ninh Bình ; Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thành phố, thị xã về việc kiến thiết xây dựng báo cáo giải trình hiệu quả triển khai cácnhiệm vụ trọng tâm thuộc nghành quản trị nhà nước về người trẻ tuổi ; – Công văn số 31 / SNV-CNTT về việc phối hợp thực thi dự thảo báo cáoUBND tỉnh về hiệu quả thực thi trách nhiệm quản trị nhà nước về người trẻ tuổi năm2012 và lập list tổ chức triển khai và cá thể được phân công triển khai quản trị nhànước về người trẻ tuổi. 1.2.2. 7. Về công tác văn thư – lưu trữCó thể chứng minh và khẳng định, công tác văn thư, tàng trữ có vai trò rất quan trọng đối vớitất cả những nghành nghề dịch vụ của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt quan trọng làChủ tịch Hồ Chí Minh luôn nhìn nhận cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưutrữ và tài liệu tàng trữ. Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình cũng đã nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư, tàng trữ bằng cách phát hành một số ít văn bản sau : – Quy chế về công tác văn thư, tàng trữ ( Ban hành kèm theo Quyết định số636 / QĐ-SNV ngày 15/10/2013 về việc phát hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữcủa Sở Nội vụ ) ; – Công văn số 861 / SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc pháp luật đơn giátiền lương ; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong quytrình chỉnh lý tài liệu giấy ; – Quyết định số 01 / QĐ-CCVTLT ngày 04/01/2017 về việc phát hành Danhmục hồ sơ năm 2017 ; – Công văn số 152 / SNV-CCVTLT về việc báo cáo giải trình tình hình xử lý tài liệu tồnđọng, tích đống. – Kế hoạch số 08 / KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 về việc kiểm tracông tác văn thư, tàng trữ và tài liệu tàng trữ năm 2017. Tóm lại, trong quy trình hoạt động giải trí và tăng trưởng của mình, Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình đã sản sinh một khối lượng lớn với nhiều loại văn bản khác nhau để phục15vụ công tác tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh triển khai tính năng quản trị Nhànước về nội vụ. Tài liệu của Sở Nội vụ đa dạng và phong phú về mặt nội dung, phong phú vềthành phần, chiếm khối lượng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt so với quốc gia cũngnhư so với tỉnh Tỉnh Ninh Bình. Vì vậy, khối tài liệu đó cần được lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ antoàn và đặc biệt quan trọng là đưa ra khai thác sử dụng có hiệu suất cao, Giao hàng hoạt động giải trí quản trị, quản lý của Sở và những nhu yếu khác nhau của xã hội. Như vậy mới hoàn toàn có thể thấyrằng khối tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí quản trị của Sở có vai trò vô cùng quantrọng để Giao hàng những nhu yếu khai thác và sử dụng tài liệu của Nhà nước, cơ quan, tổ chức triển khai và công dân. 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư so với hoạt động giải trí quản trị tại Sở Nộivụ tỉnh Ninh BìnhCông tác Văn thư – tàng trữ là một trong những nghành quan trọng và khôngthể thiếu trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai chính trị – xã hội. Vì muốn thựchiện tốt công dụng, trách nhiệm của đơn vị chức năng mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu đểphổ biến những chủ trương, chủ trương, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liênhệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, xảy ra trong hoạt động giải trí hàng ngày. Đặcbiệt, so với văn phòng những cơ quan nhà nước như Sở Nội vụ thì công tác văn thư – tàng trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng điểm trong công tác văn phòng. Có thể nói, vị trí và ý nghĩa của văn bản trong hoạt động giải trí quản trị của Sở Nộivụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình chiếm một vị trí quan trọng và là một mắt xích không hề thiếu. Cùng với những cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước nói chung và những đơn vịtrong ngành nói riêng, Sở Nội vụ tỉnh đã và đang làm tốt công tác Văn thư – Lưutrữ. Những sách vở tương quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữsong tuy nhiên với mạng lưới hệ thống văn bản điện tử để tra cứu, sử dụng khi thiết yếu. Bởi đây lànhững bản gốc, bản chính, là địa thế căn cứ xác nhận vấn đề đã xảy ra và có giá trị pháp lýrất cao. Việc soạn thảo, phát hành văn bản đã quan trọng, việc tàng trữ, dữ gìn và bảo vệ antoàn và phát huy giá trị của tài liệu tàng trữ cũng đóng vài trò vô cùng quan trọng. Giữa công tác văn thư và tàng trữ có mối quan hệ ngặt nghèo, mật thiết với nhau. Mối quan hệ này biểu lộ qua sự liên tục trong quy trình từ soạn thảo, phát hành, quản trị văn bản đến tàng trữ hiện hành và đưa vào tàng trữ lịch sử vẻ vang. 16K hi soạn thảo văn bản, việc khám phá những thông tin, những tài liệu đã giải quyết và xử lý trướcđó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được tàng trữ tốt sẽ lànguồn phân phối những thông tin có giá trị pháp lý, đúng mực và kịp thời nhất chongười soạn thảo văn bản. Trong quy trình hoạt động giải trí, Sở không hề rút ngắn thời hạn phát hành cácquyết định, xử lý kịp thời, đúng đắn những nhu yếu của công dân nếu không cóđầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu tàng trữ. Hoạt động quản trị, quản lý của Sởđược thực thi nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, sách vở cólàm tốt hay không, việc quản trị hồ sơ, tài liệu khoa học hay không. Như vậy, thựchiện tốt công tác văn thư sẽ góp thêm phần thôi thúc thực thi tốt công tác tàng trữ. Ngược lại, thực thi tốt công tác văn thư cũng sẽ góp thêm phần triển khai tốtcông tác tàng trữ. Cụ thể là việc quản trị văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnhhưởng quan trọng đến việc thực thi tốt công tác tàng trữ. Có thể xem công tác lậphồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác tàng trữ. Nếu hồ sơ được lậpkhoa học sẽ tiết kiệm chi phí thời hạn, công sức của con người và tạo điều kiện kèm theo thuận tiện để công tác lưutrữ tăng trưởng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu tàng trữ. Theo giáo sư SueMcKemmish – Lưu trữ Quốc gia Úc : “ Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phụcvụ tốt hơn cho cả mục tiêu hiện hành cũng như mục tiêu trong tương lai ” [ 25 ; 58 ]. Có thể thấy rằng, công tác văn thư, công tác tàng trữ là một bộ phận khôngthể thiếu trong hoạt động giải trí của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai. Để đưa công tác này đi vàonề nếp và Giao hàng đắc lực cho công tác quản trị của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bìnhcần phải có sự chăm sóc, chỉ huy của chỉ huy Sở và tập thể, cán bộ nhân viêntrong toàn cơ quan. 17C hương 2TH ỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNGTÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH2. 1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình2. 1.1 Hoạt động quản lýĐể triển khai hoạt động giải trí quản trị trong công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh NinhBình đã tiến hành thực thi 1 số ít giải pháp như : Tổ chức tiến hành triển khai cácvăn bản QPPL và hướng dẫn triển khai công tác văn thư ; những văn bản hướng dẫnnghiệp vụ ; việc quản trị hoạt động giải trí điều tra và nghiên cứu khoa học, đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng, thốngkê, sơ kết, tổng kết ; tổ chức triển khai bộ phận / nhân sự làm công tác văn thư. Cụ thể như sau : 2.1.1. 1. Các giải pháp tổ chức triển khai tiến hành triển khai những văn bản QPPL và hướng dẫnviệc triển khai công tác văn thưa. Ban hành Quy chế văn thư – lưu trữĐể quản trị công tác văn thư, tàng trữ, Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình đã ban hànhQuy chế về công tác văn thư, tàng trữ ( Ban hành kèm theo Quyết định số 636 / QĐSNV ngày 15/10/2013 về việc phát hành Quy chế công tác văn thư, tàng trữ của SởNội vụ ). Quy chế này lao lý về công tác văn thư – tàng trữ, vận dụng so với Sở Nộivụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình. Quy chế gồm có 03 chương đơn cử như sau : Chương 1 : Quy định chung ; Chương 2 : Công tác văn thư ; Chương 3 : Công tác lưutrữ. Trong đó, công tác văn thư pháp luật trong Quy chế này gồm có những công việcvề soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động giải trí của Sở Nội vụ ; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ cơ quan ; quản trị và sử dụng con dấu. Công tác tàng trữ pháp luật trong Quy chếnày gồm có những việc làm về tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị, dữ gìn và bảo vệ, thốngkê và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của Sở. ( Phụ lục 3 : Quy chế về công tác văn thư, tàng trữ của Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình ) Nhìn chung, Quy chế văn thư, tàng trữ của Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình banhành đã vừa đủ những yếu tố tương quan và tương thích với tình hình thực tiễn tại cơ quan. 18 b. Ban hành văn bản chỉ huy, kiểm tra việc triển khai công tác văn thưSong tuy nhiên cùng với việc phát hành Quy chế về công tác văn thư, tàng trữ thìhàng năm Sở Nội vụ đã phát hành văn bản chỉ huy, kiểm tra việc triển khai công tácvăn thư, tàng trữ. Đây là một trong những khâu quan trọng trong việc thực hiệnchức năng quản trị nhà nước của mỗi cơ quan, trong đó có nghành văn thư, lưutrữ. Văn bản chỉ huy, kiểm tra về việc triển khai công tác văn thư trong những nămgần đây của Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình hoàn toàn có thể kể đến như : Kế hoạch số 08 / KHSNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưutrữ tài liệu tàng trữ năm 2017 với những nội dung hầu hết sau : – Tình hình phổ cập, không cho những văn bản pháp luật, hướng dẫn của Trungương, của tỉnh về công tác văn thư, tàng trữ ; – Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư, tàng trữ ; – Việc phát hành, sửa đổi những văn bản chỉ huy, quản trị, hướng dẫn thực hiệncông tác văn thư, tàng trữ tại những cơ quan, tổ chức triển khai : Quy chế công tác văn thư, lưutrữ ; Kế hoạch công tác văn thư, tàng trữ ; Danh mục hồ sơ ; Văn bản chỉ huy lập hồsơ việc làm và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ; Kiểm tra, hướng dẫn côngtác văn thư, tàng trữ so với những đơn vị chức năng thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị. – Hoạt động nhiệm vụ công tác văn thư : Quản lý văn bản đi, đến ; quản lývà sử dụng con dấu ; thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; công tác lập hồ sơcông việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. – Hoạt động nhiệm vụ công tác tàng trữ : Công tác tích lũy, dữ gìn và bảo vệ tài liệuphục vụ khai thác, sử dụng tài liệu văn thư tại cơ quan, tổ chức triển khai ; công tác chỉnh lý ; tiêu hủy tài liệu hết giá trị. – Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, tàng trữ. – Thực hiện chính sách báo cáo giải trình, thống kê cơ sở công tác văn thư, tàng trữ. – Việc sắp xếp kinh phí đầu tư cho hoạt động giải trí văn thư, tàng trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và địa phương. – Thực trạng tài liệu tàng trữ, việc sắp xếp kho tàng trữ và những trang thiết bị bảoquản tài liệu theo pháp luật. ( Phụ lục số 4 : Kế hoạch số 08 / KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 của Sở19Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, tàng trữ tài liệu tàng trữ năm 2017 ) 2.1.1. 2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụCông tác văn thư, tàng trữ tại Sở Nội vụ tỉnh được triển khai theo những văn bảncủa cơ quan cấp trên như : Luật Lưu trữ 2011 ; Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày08 tháng 4 năm 2004 của nhà nước về công tác văn thư ; Thông tư số 01/2011 / TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính ; … Ngoài ra, Sở Nội vụ tỉnh Tỉnh Ninh Bình còn phát hành văn bản chỉ huy, hướngdẫn nhiệm vụ như Hướng dẫn số 04 / HD-SNV ngày 27/4/2016 của Sở Nội vụ vềviệc lập hồ sơ việc làm. Hướng dẫn này gồm có 04 phần : Yêu cầu của việc lập hồ sơ ; Quy trình lập hồ sơ ; Trách nhiệm so với công tác lậphồ sơ ; Tổ chưc thực thi. Trong đó, Yêu cầu của việc lập hồ sơ đó là : phản ánh đúng công dụng, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị chức năng hình thành hồ sơ ; bảo vệ mối liên hệ khách quangiữa những văn bản ; những văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị ; phản ánh đúng thểthức văn bản ; hồ sơ cần được biên mục và đúng mực ; hồ sơ phải thuận tiện cho việcsử dụng và dữ gìn và bảo vệ. Quy trình lập hồ sơ gồm có 03 bước đó là Lập Danh mụchồ sơ ; Mở hồ sơ ; Thu thập, update văn bản, tài liệu ; Kết thúc hồ sơ ; Nộp lưu hồsơ vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị chức năng. ( Phụ lục 5 : Hướng dẫn số 04 / HD-SNV ngày 27/4/2016 của Sở Nội vụ vềviệc lập hồ sơ việc làm ) Nhìn chung, số lượng những văn bản được phát hành nhằm mục đích chỉ huy, kiểm tracũng như hướng dẫn về công tác văn thư, tàng trữ chiếm số lượng chưa nhiều. Nhưng văn thư cơ quan đã thực thi tương đối tốt những khâu nhiệm vụ văn thư, tuynhiên, nội dung lập hồ sơ việc làm là khâu nhiệm vụ mà cán bộ, công chức củaSở còn triển khai chưa tốt nên Sở đã phát hành văn bản hướng dẫn đơn cử về côngtác này. 2.1.1. 3. Quản lý hoạt động giải trí nghiên cứu và điều tra khoa học, giảng dạy, tu dưỡng, thống kê, sơkết, tổng kết về công tác văn thưVề hoạt động giải trí điều tra và nghiên cứu khoa học, Sở Nội vụ tỉnh đã phối hợp với Sở20Thông tin và Truyền thông nghiên cứu và điều tra, dự thảo văn bản hướng dẫn ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư, tàng trữ và quản lý tài liệu tàng trữ điện tử tại những cơquan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh. Trước tình hình là trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình, những cơquan, tổ chức triển khai chưa chú trọng thực thi hoạt động giải trí ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác văn thư, tàng trữ, việc góp vốn đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thôngtin Giao hàng quản trị và phát huy giá trị tài liệu tàng trữ lịch sử dân tộc chưa được quan tâmđúng mức, Sở Nội vụ đã tiến hành 1 số ít đề tài, trong đó đề tài “ Sử dụng hiệu quảphần mềm quản trị văn bản và quản lý và điều hành tỉnh Tỉnh Ninh Bình ” đã và đang được tổ chứcSau 01 năm tổ chức triển khai tiến hành, Đề tài đã đạt được những hiệu quả chính sau : – Áp dụng thành công xuất sắc Phần mềm quản trị văn bản quản lý và quản trị tỉnhNinh Bình ( Phần mềm giúp thiết kế xây dựng và quản trị mạng lưới hệ thống cơ sở tài liệu tỉnh NinhBình, Phần mềm được thiết kế xây dựng với mã nguồn mở hoàn toàn có thể nâng cấp cải tiến và vận dụng trongviệc thiết kế xây dựng, quản trị cơ sở tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí của những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh Tỉnh Ninh Bình ). – Cơ sở tài liệu tài liệu tỉnh Tỉnh Ninh Bình : Nhập dữ liệu thông tin nguồn vào đốivới 1.302 hồ sơ, 2.868 văn bản, 300 toàn văn bản ( bản scan file PDF ) thuộc cácphông tàng trữ đang được dữ gìn và bảo vệ tại những cơ quan nhà nước trên địa phận tỉnh. Về hoạt động giải trí huấn luyện và đào tạo tu dưỡng, Sở Nội vụ tỉnh đã phát hành những văn bảnnhư Kế hoạch huấn luyện và đào tạo, tu dưỡng cán bộ, công chức, viên chức khối Nhà nước hàngnăm như : Thông báo số 62 / TB-SNV ngày 09/03/2016 của Sở Nội vụ về Kế hoạchđào tạo, tu dưỡng cán bộ, công chức, viên chức khối Nhà nước năm năm nay. Về hoạt động giải trí thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư được Sở Nội vụtỉnh triển khai bằng những giao cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đôn đốc, hướngdẫn những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh thực thi chính sách báo cáo giải trình thống kê vềcông tác văn thư, tàng trữ và tổng hợp số liệu, báo cáo giải trình Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước theo đúng nội dung và thời hạn nhu yếu. Ngoài ra, Chi cục cũng đã triển khai tốt chính sách báo cáo giải trình đột xuất những nộidung về công tác văn thư, tàng trữ theo nhu yếu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước như : Tình hình tổ chức triển khai, nhân sự và quản lý tài liệu tàng trữ tại Chi cục ; tìnhhình quản trị, tích lũy tài liệu từ những cơ quan, tổ chức triển khai cấp huyện thuộc nguồn nộp21

Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay