Việc gọi tên một người tưởng chừng đơn giản, nhưng trong thực tế giao tiếp đối ngoại lại là một việc đòi hỏi rất cẩn trọng.
Xưng hô là vấn đề khá hệ trọng trong công tác ngoại giao. Gọi đúng tên một quốc gia, một tổ chức hay đúng tên, chức vụ, tước hiệu một người hay dùng câu xưng hô một cách lịch sự, chuẩn xác phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp, phù hợp với địa vị của mình và của đối tượng giao tiếp là một yêu cầu quan trọng trong ngoại giao.
[external_link_head]Trong các văn kiện hay thư tín ngoại giao, trong lời phát biểu tại các hoạt động ngoại giao chính thức, tên một quốc gia, tổ chức, cá nhân cùng với chức vụ cần được gọi đúng và đầy đủ, chuẩn xác.
Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Đặc mệnh toàn toàn quyền nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Còn trong giao tiếp trực tiếp, những cuộc giao tiếp xúc không chính thức, đặc biệt là giữa những người ngang cấp, có xu hướng gọi nhau ngắn gọn và xưng hô với nhau một cách thân mật. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Việt Nam.
Một quốc gia, một tổ chức có tên gọi chính thức đầy đủ của quốc gia hay tổ chức đó. Đối với quốc gia tên gọi chính thức đầy đủ chính là quốc hiệu của quốc gia. Chính vì vậy, trong quan hệ quốc tế, khi gọi tên một quốc gia, một tổ chức cần chính xác. Khó có thể chấp nhận được khi người ta gọi tên một quốc gia hay một tổ chức theo cảm tính, thêm vào những từ không phù hợp.
[external_link offset=1]Trong thực tế không phải chỉ có những người hiểu biết về quan hệ quốc tế gọi tên một quốc gia hay một tổ chức sai mà có lúc có cả những cán bộ có kinh nghiệm hay trên phương tiện thông tin chính thống cũng gọi chưa đúng. Có thể kể ra đây rất nhiều ví dụ như Liên bang Nga được thêm từ Cộng hòa thành Cộng hòa Liên bang Nga, gọi các nền kinh tế thành viên APEC thành các quốc gia hay các nước thành viên APEC hay Hội nghị các quốc gia và vùng lãnh thổ có sử dụng tiếng Pháp thành Hội nghị các quốc gia hay các nước nói tiếng Pháp.
Mỗi dân tộc có truyền thống trong cách gọi tên riêng một người, có nước yêu cầu gọi tên đầy đủ kể cả họ, tên và cả tên đệm hoặc cả tên thánh, có dân tộc khi gọi tắt và thân mật thì gọi bằng họ, cũng có nước trong trường hợp gọi tắt và thân mật thì gọi bằng tên, cũng có nước bên cạnh tên khai sinh còn có tên gọi thân mật hoặc bí danh thường dùng.
Việc gọi tên một người tưởng chừng đơn giản, nhưng trong thực tế giao tiếp đối ngoại lại là một việc đòi hỏi rất cẩn trọng, một mặt yêu cầu phải phát âm đúng, mặt khác tùy hoàn cảnh giao tiếp, tùy mối quan hệ cá nhân mà cách gọi tên có khác nhau. Việc gọi tên một cá nhân không đúng có thể gây ra những hiều nhầm đáng tiếc, nhẹ thì có thể bị coi là người thiếu lịch sự, nặng thì có thể bị coi là trịch thượng hay lỗ mãng.
Đối với chức vụ của một cá nhân, trong giao tiếp quốc tế khi xưng hô cũng rất cần lưu ý. Mỗi quốc gia, mỗi tổ chức có hệ thống tổ chức điều hành không hoàn toàn giống với một quốc gia hay một tổ chức khác. Ở quốc gia này có thể trong hệ thống tổ chức có chúc vụ này mà quốc gia không có thậm chí không có một chức vụ tương tự. Và ngay cả khi giữa các quốc gia hay tổ chức các chức vụ tương đương với nhau nhưng cách gọi tên lại không hoàn toàn giống nhau.
Ví dụ: Tên gọi chức vụ Bộ trưởng Ngoại giao ở Anh hay ở Mỹ không giống như tên gọi chức vụ này bằng tiếng Anh ở nhiều nước. Tên gọi Người đứng đầu Chính phủ của Nga không gọi là Thủ tướng Chính phủ mà gọi là Chủ tịch Chính phủ. Chính vì vậy, trong giao tiếp quốc tế khi gọi tên chức vụ chính xác của một người nào đó, đặc biệt là khi dùng bằng ngôn ngữ của quốc gia đó hay bằng ngoại ngữ khác, cần được tìm hiểu kỹ, tránh trường hợp dịch ngược một cách máy móc.
Trong quan hệ quốc tế, một số chức vụ lãnh đạo cao cấp của một quốc gia có những danh từ chung để gọi, khi dùng những danh từ này cần phân biệt chính xác. Danh từ “Nguyên thủ Quốc gia” để gọi Người đứng đầu Nhà nước của các quốc gia, tùy theo hình thức tổ chức nhà nước của quốc gia, đó có thể là Tổng thống, Chủ tịch nước, Vua, Nữ hoàng, Quốc vương, Hoàng đế hay Sultan… Đối với các vị Lãnh đạo của quốc gia có chức vụ là Thủ tướng, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Chính phủ hay Chính phủ của mỗi quốc gia, được gọi chung là “Người đứng đầu Cơ quan hành pháp hay người đứng đầu Chính phủ”. Chính vì có sự nhầm lẫn cách gọi này mà có lúc, ở chỗ này hay chỗ kia đã gọi tên hay xưng hô không chính xác.
Có người đã nói trong thời gian diễn ra Hội nghị APEC tại Việt Nam năm 2006, có 5 Nguyên thủ Quốc gia nước ngoài thăm song phương Việt Nam. Thực tế không phải như vậy, trong 5 chuyến thăm song phương có 4 vị Nguyên thủ Quốc gia là Tổng thống Hoa Kỳ, Chủ tịch Trung Quốc, Tổng thống Nga và Tổng thống Chile còn một chuyến thăm của Người đứng đầu Chính phủ, đó là Thủ tướng Nhật Bản.
Bên cạnh chức vụ, ở một số nước đặc biệt là những nước theo chế độ quân chủ, nhiều người còn có tước hiệu hoặc được phong tặng tước hiệu quý tộc. Đối với các tước hiệu này, ở mỗi quốc gia cũng có những quy định khác nhau. Có nước có tập quán khi gọi tên một người luôn luôn đi liền với tước hiệu mà người đó có, cũng có nước tập quán quy định chỉ trong những nghi lễ chính thức thì mới cần gọi với đầy đủ tước hiệu còn trong những giao tiếp thông thường thì có thể không cần.
[external_link offset=2]Ngoài việc gọi tên, chức vụ, tước hiệu đối với một cá nhân trong giao tiếp quốc tế còn có những quy tắc lịch thiệp trong thưa gửi và xưng hô. Khi thưa gửi và xưng hô với một người cần lưu ý thưa gửi và xưng hô phải phù hợp với chức vụ và tước hiệu của người đó, tuân thủ những quy tắc chung theo tập quán quốc tế và các quy định hay thông lệ của quốc gia hay tổ chức của người đó.
Ví dụ: Với Vua: Kính gửi: His Majesty hoặc Her Majesty hoặc Their Majesties, xưng hô: Your Majesty hoặc Your Majesties; đối với Sultan: Kính gửi: His Highness hoặc Their Highness, xưng hô: Your Highness; với những Người đứng đầu Nhà nước hay Chính phủ khác hoặc với các quan chức cấp cao quốc gia, Đại sứ thông thường là: Kính gửi: His hoặc Her Excellency, xưng hô: Your Excellency…
Trong tiếng Việt các đại từ danh xưng khi thưa gửi và xưng hô trong giao tiếp quốc tế được sử dụng là Ngài, ông/bà/cô. Dùng từ Ngài, đại từ danh xưng có mức độ kính trọng cao nhất trong tiếng Việt cho đối tượng nào, đây là vấn đề còn có nhiều cách hiểu khác nhau khi giao tiếp với người nước ngoài ở Việt Nam. Có người cứ thấy người châu Âu gọi là Ngài, có người gọi ngài không chỉ đối với một vị Đại sứ nước ngoài mà với bất kỳ một cán bộ nhân viên nào của Đại sứ quán nước ngoài.
Việc gọi ai là Ngài nhiều nước có quy định khá chặt chẽ và cụ thể. Có nước quy định từ cấp Bộ trưởng và tương đương trở lên và Đại sứ mới được gọi Ngài. Việt Nam chưa có quy định này vì vậy việc gọi Ngài ở nước ta tương đối tùy tiện. Vậy thì đối tượng người nước ngoài nào khi giao tiếp nên gọi là Ngài, có lẽ chỉ nên gọi Ngài đối với những người có chức vụ lãnh đạo từ cấp Bộ và tương đương trở lên và Đại sứ.
