Thủ thuật làm excel trong nghề kế toán. Excel nói riêng hay tin học văn phòng là kỹ năng cần thiết của người làm kế toán. Đặc biệt là excel sẽ giúp công việc kế toán dễ dàng và khoa học hơn
Dưới đây là một số thủ thuật trong excel và tin học văn phòng rất hữu ích kế toán viên có thể tham khảo:
Hiển thị đối số của các hàm
Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A.
Bạn đang đọc: Thủ thuật làm excel trong nghề kế toán
Ví dụ, nếu bạn gõ = RATE và nhấn Ctrl – Shift – A, bạn hoàn toàn có thể nhìn thấy toàn bộ những đối số cho hàm này ( ví dụ = RATE ( nper, pmt, pv, fv, type, guess ) ) .Nếu bạn muốn biết chi tiết cụ thể hơn, gõ theo : = RATEVà nhấn Ctrl + A để hiển thị theo Function Wizard .
Tham chiếu các hàm
Để tham chiếu những hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tổng thể những hàm ứng dụng và hướng dẫn những cú pháp đơn cử cho từng hàm khi bạn chuyển dời con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ hàng loạt cú pháp. những điều này rất quan trọng cho người học kế toán
Dùng F9 để tính tạm thời
Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không hề biết ngay hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9 .Lập tức, tác dụng của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình hiển thị .Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc như đinh bạn phải ấn phím ESC.Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổng hợp phím Ctrl – Z để hồi sinh lại những đổi khác. nếu bạn là một kế toán thuế viên, bạn nên hiểu rõ tầm quan trọng của phím F9 này
Liên kết text box tới dữ liệu trong ô
Bạn hoàn toàn có thể link một text box tới tài liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và link công thức trả lại tác dụng của ô đó tới text box .1. Nhắp vào hình tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box .2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho hiệu quả tới ô cần link vào text box. ( Ví du : trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ = A1 ). Và ấn Enter .3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã link ( ví dụ A1 ) sẽ Open trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2 .Bạn hoàn toàn có thể chuyển dời text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn .
Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Bạn hoàn toàn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để thuận tiện nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng chiêu thức này để in những ô trong một trang .Khi những ô link biến hóa thì những định dạng này cũng được vận dụng cho những ô được link. Để tạo một hình ảnh được link, bạn theo những bước :1. Chọn những ô có chứa tài liệu gốc .2. Nhắp vào Copy trên menu Edit .3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn Open .4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh gọn .
Sử dụng Advanced Filter
Nếu bạn tạo một list Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại tài liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để khởi đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo những hướng dẫn .
Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter
Giả sử bạn tạo một list tài liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tổng thể những giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200 .Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây := SUM ( IF ( A1 : A10 > = 50, IF ( A1 : A10 < = 200, A1 : A10, 0 ), 0 ) )Để chắc như đinh bạn nhập công thức như thể một dãy, bạn hãy ấn Ctrl - Shift - Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc { } trong công thức .Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức .Sử dụng hàm Sum + If để đếm tài liệu
Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:
= SUM ( IF ( A1 : A10 > = 50, IF ( A1 : A10 < = 200, 1,0 ), 0 ) )
Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau
Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm Open con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi tài liệu giống hệt ô gốc trong những ô tiếp theo của cột .Ví dụ, nếu bạn gõ tài liệu trong những ô A1 : A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền tài liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20 .
Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc
Để sắp xếp một list đã được lọc, chọn Data Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển và tinh chỉnh Sort by. Đặc biệt bạn cần chú ý quan tâm là sắp xếp theo thứ tự tăng dần ( Ascending ) và giảm dần ( Descending ) và nhắp vào OK .
Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành
Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc những bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị những record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tổng thể những bản ghi của bạn một lần nữa .Để nhận được những bản ghi đó, đơn thuần bạn chọn All từ list thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt tính năng AutoFilter, chọn Data Filter và xoá chọn trong AutoFilter .
Làm vừa dữ liệu trong một trang
Excel đã rất “ nỗ lực ” để đưa thật nhiều tài liệu cho vừa một trang, nhưng bạn hoàn toàn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho những tài liệu bảng tính của bạn bằng cách biến hóa lựa chọn Adjust To % Normal Size .Hay bạn hoàn toàn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén tài liệu cho đầy số trang riêng không liên quan gì đến nhau. Đơn giản, bạn chọn File Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách đổi khác những thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem tác dụng .
Hiển thị các ô hay dùng
Để tìm ra bất kỳ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar .Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents ( nút tiên phong trên thanh công cụ Auditing ), và đưa mũi tên tới những ô mà bạn đã sử dụng để thống kê giám sát những giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ Open có link từ những ô tài liệu tới ô tác dụng .Để xoá những mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows .
Tìm nhanh các ô có chứa công thức
Để tìm ra nơi những ô chứa công thức một cách nhanh gọn trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại Open, chọn Special Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn .Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức .
Bổ sung Shift nền web vào bảng tính
Để bổ trợ tài liệu “ sống ” từ những bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn : mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy những ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link .
Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức
Để sử dụng những tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu ( và ) ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng tài liệu là “ 25 Departments ”, gõ ( = A1 và “ Departments ” ), trong đó A1 chứa số 25 .
Chia sẻ hàm thống kê thường dùng trong kế toán
Thực hành kế toán trên Excel sẽ giúp người làm kế toán hiểu rõ và thuần thục hơn, do đó kiến thức và kỹ năng sử dụng excel hay tin học văn phòng là nhu yếu cơ bản số 1 so với việc làm kế toán .
Hàm thống kê thường dùng trong kế toán
Kế toán excel vẫn là công cụ quan trọng trong công việc kế toán thực tế.
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng kế toán văn minh được sử dụng nhưng kế toán trên excel vẫn được ưu thích và không hề thiếu trong doanh nghiệp .
Dưới đây là danh sách các hàm thống kê trong excel kế toán viên sử dụng nhiều trong công việc
A. Nhóm hàm tính tổng
1. Hàm SUM
– Cộng toàn bộ những số trong một vùng tài liệu được chọn .– Cú pháp : SUM ( Number1, Number2 … )– Các tham số : Number1, Number2 … là những số cần tính tổng .
2. Hàm SUMIF
– Tính tổng của những ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào .– Cú pháp : SUMIF ( Range, Criteria, Sum_range )– Các tham số : Range : Là dãy mà bạn muốn xác lập .– Criteria : những tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này hoàn toàn có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi .– Sum_range : Là những ô thực sự cần tính tổng .– Ví dụ : = SUMIF ( B3 : B8, ” < = 10 ″ )– Tính tổng của những giá trị trong vùng từ B2 đến B5 với điều kiện kèm theo là những giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10 .
B. Nhóm hàm tính giá trị trung bình
1. Hàm AVERAGE
– Trả về gi trị trung bình của những đối số .– Cú pháp : AVERAGE ( Number1, Number2 … )– Các tham số : Number1, Number2 … là những số cần tính giá trị trung bình .
2. Hàm SUMPRODUCT
– Lấy tích của những dãy đưa vào, sau đó tính tổng của những tích đó .– Cú pháp : SUMPRODUCT ( Array1, Array2, Array3 … )– Các tham số : Array1, Array2, Array3 … là những dãy ô mà bạn muốn nhân sau đó tính tổng những tích .
– Chú ý:
– Các đối số trong những dãy phải cùng chiều. Nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi # VALUE .– C. Nhóm hàm tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất
1. Hàm MAX
– Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập .– Cú pháp : MAX ( Number1, Number2 … )– Các tham số : Number1, Number2 … là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó .
2. Hàm LAGRE
– Tìm số lớn thứ k trong một dãy được nhập .– Cú pháp : LARGE ( Array, k )– Các tham số : Array : Là một mảng hoặc một vùng tài liệu .– k : Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy .
3. Hàm MIN
– Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào .– Cú pháp : MIN ( Number1, Number2 … )– Các tham số : Number1, Number2 … là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó .
4. Hàm SMALL
– Tìm số nhỏ thứ k trong một dãy được nhập vào .– Cú pháp : SMALL ( Array, k )– Các tham số : Array : Là một mảng hoặc một vùng của tài liệu .– k : Là thứ hạng của số mà bạn muốn tìm kể từ số nhỏ nhất trong dãy .
D. Nhóm hàm đếm dữ liệu
1. Hàm COUNT
– Hàm COUNT đếm những ô chứa tài liệu kiểu số trong dãy .– Cú pháp : COUNT ( Value1, Value2, … )– Các tham số : Value1, Value2 … là mảng hay dãy tài liệu .
2. Hàm COUNTA
– Đếm toàn bộ những ô chứa tài liệu .– Cú pháp : COUNTA ( Value1, Value2, … )– Các tham số : Value1, Value2 … là mảng hay dãy tài liệu .
3. Hàm COUNTIF
– Hàm COUNTIF đếm những ô chứa giá trị số theo một điều kiện kèm theo cho trước .– Cú pháp : COUNTIF ( Range, Criteria )– Các tham số : Range : Dãy tài liệu mà bạn muốn đếm .– Criteria : Là tiêu chuẩn cho những ô được đếm .– Ví dụ : = COUNTIF ( B3 : B11, ” > 100 ″ ) : ( Đếm toàn bộ những ô trong dãy B3 : B11 có chứa số lớn hơn 100 )
Thực hành kế toán trên Excel sẽ giúp người làm kế toán hiểu rõ và thuần thục hơn, do đó kỹ năng sử dụng excel hay tin học văn phòng là yêu cầu cơ bản hàng đầu đối với công việc kế toán.
Muốn trở thành môt kế toán viên giỏi ngay từ giờ đây bạn hãy trang bị và rèn luyện thành thạo những kỹ năng và kiến thức sử dụng hàm trong excel, hiểu được việc làm kế toán thực hành thực tế trên excel để có hướng vận dụng và ghi nhớ hiệu suất cao .
** Các bạn xem thêm: Tổng hợp các hàm Excel hay dùng trong kế toán (click vô xem nhé)
Thủ thuật làm excel trong nghề kế toán
Source: https://bem2.vn
Category: Ứng dụng hay
