Mục lục bài viết
1. Tại sao có thao tác chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel ?
Nếu bạn làm nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng chắc rằng điều này đã không còn quá lạ lẫm với bạn nữa. Thế nhưng, với những bạn mới thao tác tương quan đến sách vở, hay những bạn lần đầu tìm hiểu và khám phá về excel chắc như đinh vẫn còn kinh ngạc về yếu tố này. Các bạn chắc như đinh sẽ bật ra trong đầu một câu hỏi to đùng khi nhìn thấy tiêu đề bài viết này : “ Tại sao tôi lại phải chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel ? ” 
Tại sao có thao tác chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel? Trong quy trình thao tác lâu dài hơn, các bạn chắc như đinh sẽ tìm ra được câu vấn đáp. Nhưng để các bạn không lo âu nữa thì Hoàng Nga sẽ vấn đáp luôn. Thông thường, khi gõ bất kể một văn bản nào đó, hay một đoạn tin nhắn, ghi chú nào đấy, tất cả chúng ta chỉ cần sử dụng tổng hợp phím “ Caps Lock + vần âm mà bạn muốn viết hoa ”, hoặc tổng hợp phím “ Shift + vần âm ” là hoàn toàn có thể quy đổi qua lại chữ thường sang chữ hoa. Muốn đổi chữ hoa về chữ thường thì chỉ việc xóa chữ hoa đó đi là xong.
Thế nhưng, với một số trường hợp đặc biệt, bạn sẽ phải tải một hoặc nhiều tập tin Excel về máy tính. Trong tập Excel này chứa rất nhiều dữ liệu, có một số vấn đề bị lỗi hoặc viết chưa đúng định dạng và bạn muốn chuyển các chữ hoa sang chữ thường. Nếu như áp dụng cách cơ bản như vừa nêu, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian cho thao tác này. Giả sử, trong file Excel đó có hơn 1000 chữ cái đều viết in hoa toàn bộ tên của sinh viên trong trường học, bạn sẽ phải mất thời gian xóa từng chữ cái ấy và lọ mọ gõ lại cho đúng cách trình bày. Có khi, bạn mất cả 1 ngày công mới làm hết đống việc đơn giản ấy. Thật quá tốn thời gian và công sức! Bạn còn bao nhiêu việc quan trọng khác phải làm. Ngồi gõ như vậy thì đến bao giờ?
Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel để bớt thao tác gõ máy May thay, Excel vẫn cung ứng một số ít thủ pháp để tất cả chúng ta hoàn toàn có thể hạn chế thời hạn ngồi gõ từng vần âm như vậy. Tiếc là không có nhiều bạn phát hiện ra các thủ pháp này nên vẫn thao tác theo cách thủ công bằng tay. Vì thế, bạn đúng là một người suôn sẻ khi đã nhấn vào đọc bài viết này đấy. Biết thêm kỹ năng và kiến thức mới cũng chẳng thừa đúng không nào ? Mà đây còn là một trong số những thủ pháp hay ho của Excel nữa, dân văn phòng thì không được bỏ lỡ Excel rồi.
>> Xem thêm: Cách chèn ảnh vào Excel
2. Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng cách nhập hàm
Đầu tiên, tất cả chúng ta sẽ tìm hiểu và khám phá về cách chuyển chữ hoa sang chữ thường bằng giải pháp nhập hàm ngay trên ứng dụng Microsoft Excel. Chúng ta có : UPPER, LOWER, PROPER – ba hàm cơ bản hay được dùng trong Excel để đổi chữ hoa sang chữ thường. Mỗi hàm đều chứa những tính năng riêng, nhằm mục đích tương hỗ người gõ máy triển khai các việc làm đánh máy nhanh hơn. 
Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng cách nhập hàm Cụ thể : – Hàm UPPER : giúp người đánh máy chuyển tất tần tật các chữ thường thành vần âm in hoa. – Hàm LOWER : giúp người đánh máy chuyển tất tần tật các chữ in hoa thành chữ thường ( ngược lại so với hàm UPPER ). – Hàm PROPER : giúp người đánh máy chuyển tất tần tật các vần âm tiên phong trong mỗi từ được viết thường thành vần âm in hoa. Hàm này hay được nhiều dân văn phòng sử dụng khi chuyển tên. Có thể thuận tiện phát hiện tên người hay bị viết in hoa toàn bộ các vần âm trong file Excel. Lúc đó, trong một từ viết họ và tên đệm, tên chính của người nào đó, các bạn gõ máy sẽ phải giữ nguyên vần âm đầu mỗi từ được in hoa, những chữ in hoa còn lại phải chuyển sang chữ thường. Chẳng hạn : “ HOÀNG NGÂN TRANG ” sẽ được đổi thành “ Hoàng Ngân Trang ”.
2.1. Sử dụng hàm UPPER
Trước khi đi vào khám phá sâu hơn về phương pháp chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel, tất cả chúng ta hãy thử biến hóa ngược lại, chuyển chữ thường sang chữ hoa. Nếu bạn cảm thấy mục này khá mất thời hạn và muốn tiến thẳng đến yếu tố chính như ở tiêu đề đã đề cập, hãy chuyển sang mục 2.2. Nhưng nếu muốn tưởng tượng dễ hơn, hãy đọc bài theo tuần tự. Đề phòng trường hợp các bạn quy đổi nhầm, quy đổi sai thì tất cả chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng hàm UPPER để nhập lại. Các bước triển khai diễn ra theo trình tự thế này : – Bước 1 : Đổi một từ hoặc cụm từ viết chữ thường sang chữ hoa để làm mẫu 
Sử dụng hàm UPPER Khi triển khai các thao tác mới trong Excel, để không bị mất những tài liệu gốc, tất cả chúng ta thường triển khai các thao tác mới ở một cột khác. Tương tự như vậy, với hàm UPPER, việc tiên phong các bạn cần làm là chèn một cột / hàng phụ chứa nội dung mà bạn đang có dự tính quy đổi. Nếu như bảng Excel của bạn vẫn còn thừa khoảng trống, bạn hoàn toàn có thể lấy ngay một cột / hàng trống cạnh đó để đỡ phải chèn. Giả sử cột phụ này là A2, còn cột chứa vần âm thường mà bạn muốn quy đổi là B2. A2 lúc này là ô trống, B2 có chữ “ nga ”. Tiếp theo, tại ô A2, các bạn hãy nhập hàm theo công thức : = UPPER ( B2 ). Sau khi bấm Enter, bạn sẽ nhận được chữ “ NGA ” ở cột A2. – Bước 2 : Sao chép chữ thường sang chữ hoa Khi đã được một hàm nhập công thức mẫu như vậy rồi, tất cả chúng ta sẽ triển khai sao chép với những ô còn lại trong cùng cột A2 đó. Rất đơn thuần, bạn chỉ cần nhấp vào điểm nằm ở phía dưới cùng, góc bên phải của ô trống A2 cho đến khi hiển thị dấu ( + ) màu đen và khung viền ô trống đổi thành màu xanh lá cây. Giữ nguyên ô trống đó và kéo sâu xuống đến ô bạn muốn, thả chuột ra và tất cả chúng ta sẽ được một cột A2 toàn chữ in hoa. Nếu bạn muốn điền hàm này vào toàn bộ những ô còn lại, lê dài đến tận cuối bảng thì bạn chỉ cần lướt chuột đến chữ “ fill handle ”. – Bước 3 : Hoàn chỉnh lại bảng cũ trong file Excel Cuối cùng, bạn hãy sao chép cột A2 vừa qua bằng sự tương hỗ của tổng hợp phím “ Ctrl + C ”. Chọn ô tiên phong trong cột B2 mà bạn muốn sao chép, nhấp chuột phải và chọn hình tượng Values ( V ) ở dưới mục Paste Options. Ấn tiếp Delete và chọn Entire column trong mục Delete. Nhấn xong phím OK, bạn sẽ được một cột B2 toàn những chữ in hoa và chữ thường đã biến mất.
>> Xem thêm: Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong sheet Excel
2.2. Sử dụng hàm LOWER
Sử dụng hàm LOWER Đến cách chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel rồi đây ! Để các bạn dễ tưởng tượng hơn, mình lại lấy ví dụ tiếp nhé. Chẳng hạn, vẫn với cột ở trên, tất cả chúng ta có B2 ghi “ NGA ” viết in hoa hàng loạt vần âm nhé. Hiện tại, ô A2 là ô phụ, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể ghi công thức hàm như sau : = LOWER ( B2 ). Ngay lập tức, ô A2 sẽ hiện ra chữ “ nga ” viết thường. Nếu bạn chẳng may lỡ nhập sai, bạn hoàn toàn có thể sửa lại công thức này bằng cách chuyển chữ “ LOWER ” thành “ UPPER ” là mọi thứ lại chuyển về trạng thái cũ.
2.3. Sử dụng hàm PROPER
Đây là công thức bổ trợ thêm cho các bạn muốn chuyển tên. Khi bạn muốn giữ nguyên vần âm đầu được viết hoa và những vần âm còn lại trong từ hay cụm từ đó viết thường, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể dùng hàm PROPER. Công thức là : = PROPER ( vị trí ô trống ). Ví dụ : = PROPER ( B2 ). Ngay lập tức, ô B2 đang ghi là ” HOÀNG NGA ” sẽ hiện ra ở ô A2 dạng như này ” Hoàng Nga “. Một điều chú ý quan tâm nhỏ mà các bạn cần nhớ là thao tác này chỉ sử dụng cho các vần âm được viết in hoa, không dành cho những chữ viết thường. Vì vần âm viết thường không có định dạng in hoa ngay từ đầu nên không hề giữ vần âm tiên phong in hoa.
3. Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng Microsoft Word
Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng Microsoft Word Nếu bạn cảm thấy công thức trên thật phiền phức và muốn đơn thuần hơn, tránh bị thao tác nhầm thì hãy sử dụng tùy chọn đặc biệt quan trọng của Microsoft Word. Các bước cần làm gồm có : – Chọn cột có các chữ mang định dạng sẵn trong file gốc. Sao chép cột đó bằng thao tác copy. – Mở file Word mới và dán cột mà bạn đã vừa sao chép bằng tổng hợp phím “ Ctrl + V ” hoặc nhấn phím Paste sau khi nhấp chuột bên phải. – Di chuyển chuột sao cho bôi đen đúng các chữ mà bạn muốn quy đổi. – Trong mục HOME, bạn nhấn vào mục Font ở hình tượng “ Aa ” và nhấp vào phần Change Case. Tại đây, bạn sẽ có 5 mục tương ứng để lựa chọn tùy theo mục tiêu của mình. Đó là : Sentence case, lowercase ( chuyển chữ hoa sang chữ thường ), UPPERCASE ( chuyển chữ thường sang chữ hoa ), Capitalize Each Word ( viết hoa mỗi vần âm tiên phong ) và tOGGLE cASE ( vần âm tiên phong viết in thường ). Hoặc để nhanh gọn hơn thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng thêm phím tổng hợp : “ Shift + F3 ”. – Cuối cùng, sao chép bảng đã quy đổi ở Word vào bảng cần quy đổi ở Excel là bạn đã chuyển chữ hoa sang chữ thường xong rồi.
4. Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng Unikey
Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng Unikey Sử dụng Unikey cũng cho ra hiệu quả tương tự như, các bước làm cũng gần giống những thao tác đã thực thi Microsoft Word. Sau khi bôi đen được đoạn chữ mà bạn muốn chuyển, hãy ấn vào “ Copy ”. Nhấn tiếp chuột phải lần thứ hai để vào hình tượng Unikey và chọn Công cụ. Ngay lập tức, giao diện Unikey Toolkit se hiện ra. Cả hai phần “ Nguồn ” và “ Đích ”, các bạn hãy để chính sách “ Unicode ”. Còn phần Lựa chọn thì nhập tùy chọn mà bạn muốn. Các tùy chọn ở đây gồm : Sang chữ hoa, Sang chữ thường, Loại bỏ dấu, Không dùng rich text, Dùng bộ font tối thiểu. Nhớ chọn “ Chuyển mã ” để xác nhận thao tác nhé. Khi lựa chọn xong thao tác thiết yếu, dán lại bảng này vào file Excel.
Tìm việc làm nhanh
Tưởng như yếu tố chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel là một yếu tố đơn thuần nhưng thực ra, không ít người vẫn chưa hiểu rõ về thao tác này. Mong rằng, sau khi các bạn đã đọc bài viết của Hoàng Nga, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về việc làm này. Đối với các bạn thao tác Hành chính văn phòng, biết được càng nhiều thủ pháp trong Excel bao nhiêu thì bạn càng làm việc tốt bấy nhiêu .
Chia sẻ:
Từ khóa tương quan
Chuyên mục
Source: https://bem2.vn
Category: TỔNG HỢP
